Através da régua de cobrança, será possível direcionar notificações para os boletos gerados de forma automática. A administradora poderá determinar o período para direcionamento dos e-mail, de forma que as cobranças possam ser notificadas com base em seu vencimento, seja: Antes, no dia do vencimento ou depois do vencimento.
Para começar a utilizar a opção, acesse: Receitas > Régua de cobrança. Antes de configurar o período para envio das notificações, consulte se a opção esta liberada no condomínio. Caso seja exibido o aviso de 'Desativada' ao lado do campo de configuração, será então necessário que você vá até o final da página e na lista de condomínios habilite o envio de e-mail e carta para o condomínio em questão. Ao habilitar, será solicitado confirmação: "Deseja ativar a notificação automática por E-mail e carta ?", clique em 'Sim' para finalizar o processo:
Com o envio automático habilitado no condomínio, volte ao campo de configuração e clique em 'Editar':
Há a possibilidade de gerar até 4 notificações, onde as 3 primeiras poderão ser ajustadas para que o envio ocorra em qualquer prazo (Antes, no dia do vencimento ou depois do vencimento). Apenas a 4° notificação é restrita apenas ao envio para "Depois do vencimento'. Ao lado de cada opção haverá um campo de seleção que permitirá que você determine se a notificação será utilizada ou não. Veja a seguir um exemplo diferenciado dessa configuração:
A quantidade de dias para envio da notificação pode ser determinada pela administradora, de acordo com a necessidade de cada condomínio. Caso o padrão de envio seja igual em vários condomínios ou em todos, basta após Salvar, clicar em 'Copiar para outros condomínios' que estará localizado no topo da aba de configuração. É importante que nessa etapa, as configurações necessárias já tenham sido previamente aplicadas e salvas e os condomínios que serão equiparados também já estejam previamente habilitados para o envio automático de cobranças.
Por fim, com todos os detalhes ajustados, o sistema passará a processar diariamente, duas vezes ao dia em horários distintos o envio dos e-mails (de madrugada e no período da tarde). O processamento ocorre simultaneamente em todos os condomínios na qual a opção foi habilitada.
O padrão de envio ocorre da seguinte forma: Conforme localizado boletos que se encaixem na regra determinada, por exemplo: Boleto vence em 10/04 e o envio foi programado para 5 dias antes do vencimento). Ao ocorrer o processamento na madrugada do dia 05/04, o sistema irá identificar os boletos que possuem esse vencimento e automaticamente irá notifica-los por e-mail com o padrão 'Seu boleto vencerá daqui a 5 dias'.
COMO EDITAR OS TEXTOS DAS NOTIFICAÇÕES:
Tanto para os boletos enviados manualmente ou de forma automática, será utilizado um modelo padrão para essas notificações, porém será possível editar o texto, caso haja necessidade.
Para editar o modelo, ainda em: Receitas > Régua de cobrança, vá até o painel direito da tela e identifique o modelo nas opções listadas > Clique em 'E-mail' na opção desejada:
- Texto de notificação para boletos antes do vencimento: 1° Notificação
- Texto de notificação para boletos enviados no vencimento: 2° Notificação
- Texto de notificação para boletos depois do vencimento: 3° Notificação
- Texto da última notificação: 4° Notificação
É importante que o texto do modelo não seja preenchido com dados específicos como: Nome de condomínio, Endereço, Nome de condômino, pois os modelos são compartilhados entre os condomínios, então caso queira trazer dados específicos, utilize as variáveis, pois elas irão puxar os dados correspondentes, conforme a unidade/condomínio que irá receber a notificação. (O que são variáveis?)
IMPORTANTE: O sistema efetuará o disparo dessas notificações de acordo com a configuração de disponibilizar segunda via na área do condômino que pode ser encontrada em: Área do condômino > Área do condômino > Editar > 'Disponibilizar segunda via após quantos dias da geração?'. Se a cobrança gerada ainda não estiver disponível para acesso, não será gerada a notificação para ela, portanto atente-se a data de emissão dos boletos e lembre-se de consultar se as cobranças já estarão disponíveis quando ocorrer o processamento da régua de cobrança.
Qualquer dúvida no procedimento, veja o vídeo a seguir:
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