O aplicativo de controle de compras é destinado ao controle das compras de materiais efetuadas no condomínio. Com ele é possível solicitar cotações para determinadas compras e envia-las para levantamento de orçamento com os fornecedores. A ferramenta de controle de compras esta disponível a partir do Plano Enterprise I.
O controle das compras só poderá ser efetuado dentro do sistema e o acompanhamento por parte do sindico deverá ser feito mediante solicitação com a administradora responsável.
Para começar a utilizar vá em: Apps > Controle de compras . Antes de criar as suas solicitações de cotação, valide se as configurações precisam de algum ajuste. Indo em 'Mais' você terá as opções Categorias e Configurações:
No campo de 'Categorias' você poderá Cadastrar ou Editar as categorias dos itens que serão cotados.
No campo 'Configurações' você poderá ajustar a quantidade mínima de cotações que devem ser abertas para que a compra possa ser aprovada. Também poderá ser configurado um endereço de e-mail especifico para o departamento de compras:
Para criar um novo controle, clique em 'Nova solicitação':
Informe a Categoria do item que será cotado, Titulo para controle, Condomínio e em 'O que deve ser cotado?' cadastre a lista de materiais que devem sem comprados > Clique em 'Cotar' para finalizar. Veja o exemplo:
Após finalizar o lançamento, clique sobre o controle gerado:
No canto direito da tela você terá opção de Cancelar ou Editar a solicitação gerada:
Na tela exibida você terá disponível os detalhes da solicitarão que criou. Ao final da página, clique em 'Adicionar cotação' para cadastrar um orçamento que já tenha sido efetuado com um de seus fornecedores:
Para lançar a cotação, preencha com o Fornecedor, Valor, Forma de pagamento. Você poderá cadastrar uma cotação parcial, ou seja, para parte dos produtos orçados. Caso seja necessário, clique em 'Parcial' e marque apenas a caixa de seleção dos itens que serão cotados com esse fornecedor:
Abaixo, nessa mesma tela, você terá opção de cadastrar um período limite de validade para essa cotação ou anexar informações adicionais que possam ter sido trocadas no contato com o fornecedor:
As cotações realizadas para essa compra serão exibidas da seguinte maneira:
Cotações cadastradas poderão ser excluídas, passando com o mouse sobre o item e clicando em 'Cancelar cotação':
Após cadastras as cotações, vá o canto superior direito da tela e selecione a opção 'Enviar para aprovação' > Informe o e-mail do responsável pela aprovação > Enviar:
O responsável irá receber um e-mail no seguinte padrão:
Quando o responsável responder com a decisão, você deve acessar o controle que foi criado e passar com o mouse sobre a cotação escolhida por ele > Clique em 'Comprar' para efetivar o registro da compra: > Confirme os dados de previsão para Entrega, Forma de pagamento e Valor > Salvar:
Após registrar a compra dos itens, será habilitado o campo 'COMPRAS EFETUADAS', onde será possível registrar quando a entrega ocorrer:
Você já poderá efetuar o lançamento de uma Despesa para o condomínio, vinculada a essa compra cadastrada. Para isso, passe com o mouse sobre a cotação escolhida e clique em 'Lançar despesa'. O preenchimento dos dados da despesa deve ocorrer conforme o padrão, com dados de categoria e parcelas, se houver:
Para demais dúvidas, consulte o vídeo explicativo:
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