Como funcionam as regras automáticas na conciliação bancária?

São instruções criadas para incluir a conta categoria de forma automatizada em transações, como tarifas de transferência, pagamento de rendimentos, débitos automáticos, etc.

A partir das descrições de transações que, frequentemente, possuem palavras-chave que podem indicar a natureza da transação, você pode criar as regras. Por exemplo, se a descrição contém "TAR/CUSTAS COBRANCA", a transação pode ser automaticamente classificada como uma tarifa de cobrança.

Essas regras automáticas tornam o processo de conciliação bancária mais eficiente e preciso, reduzindo a necessidade de inserção manual de informações e aumentando a precisão na categorização das transações financeiras.
No entanto, é importante que sejam configuradas e monitoradas de forma adequada para garantir que as transações sejam classificadas corretamente e que eventuais exceções sejam tratadas de maneira apropriada.

Contas bancárias

Para configurar suas Regras Automáticas na plataforma, siga o fluxo abaixo:

Acesse Financeiro > Conciliação Bancária > Mais > Regras automáticas

Clique em Nova regra > Escolha o Tipo de Lançamento > insira a palavra-chave (a conta categoria que será adicionada quando a palavra for identificada).

No “Tipo de lançamento” você irá determinar o que será criado a partir daquela regra automática. O uso mais comum, é a criação de movimentações bancárias, porém, existe a possibilidade de ser criada uma despesa originada de alguma movimentação do extrato. Isso é utilizado normalmente para pagamentos em débito automático, onde, mesmo que pago de forma automática, as concessionárias e afins costumam enviar a fatura ou até mesmo o boleto via e-mail. Esses documentos serão capturados pelo Paybox e poderão ser anexados nessas despesas criadas.

Quando selecionada a opção de “Despesa”, você deverá informar qual o fornecedor relativo àquela regra automática, para que a despesa já seja criada vinculada ao mesmo.

Os campos ‘complemento’ e ‘descrição’ são opcionais. O primeiro aparecerá nos relatórios, assim como o complemento preenchido no cadastro de despesas, por exemplo. O segundo é para observações sobre a regra, caso você queira escrever algo importante sobre ela.

As regras criadas ficarão listadas e você poderá editá-las ou excluí-las a qualquer momento. 

Ao excluir ou editar uma regra, as movimentações que já tenham sido classificadas não serão alteradas.

Para que as regras sejam aplicadas, você precisa processá-las depois de já ter as informações disponibilizadas  pelo arquivo de retorno do banco. Para isso, acesse a opção Mais > Processar regras automáticas.

Confirme o processamento e confira a aplicação das regras nas movimentações que aparecerá do lado direito do software, conforme imagem a seguir: 

Conta Digital Superlógica

Assim como nas contas bancárias tradicionais, na Conta Digital Superlógica, você também pode criar e processar regras automáticas acessando Financeiro > Conciliação bancária > Filtrando pela Conta Digital.

Para criar regras para classificação de tarifas, siga o passo a passo abaixo:

Clique em Condomínios > Plano de contas > acesse o plano de contas do condomínio que possui Conta digital > Exibir contas especiais.

Se esse plano de contas ainda não tiver nenhuma conta categoria especial, siga esse passo a passo para configurar.

Clique em ‘Configurar’ na conta especial com o título de:  "Quando você paga a taxa de transferência bancária". Veja a imagem abaixo:

Escolha a conta categoria em que as saídas referentes a tarifas de transparência bancária serão adicionadas. 

Quando salvar, uma regra automática para essa conta categoria será criada nos condomínios que usam esse plano de contas para classificação. 

Além disso, ao configurar a conta categoria especial "Quando você paga a taxa sobre o boleto" (veja como fazer isso aqui) no plano de contas, uma regra automática será criada para as tarifas de liquidação de boleto. Caso já exista essa conta categoria especial, a regra também será criada automaticamente.

Abaixo, deixamos algumas sugestões de palavras-chave para regras automáticas na Conta Digital Superlógica. Fica a seu critério usar dessa forma ou não: 

TARIFA DE DOC/TED - tarifa bancária cobrada quando a transferência é feita via TED.

TARIFA DE LIQUIDACAO -  é a taxa cobrada pela liquidação de boletos emitidos pelo PJBank.

PROVISAO DE PAGAMENTO - é o débito de uma tentativa de pagamento que foi estornado.

ESTORNO DE PAGAMENTO - é o crédito referente ao valor estornado.