Como funciona o CRM de cobrança?

O CRM de cobrança está disponível a partir do plano ENTERPRISE I e é destinado a facilitar o controle da inadimplência dos condomínios.

Através das funcionalidades dessa ferramenta você poderá manter o histórico de contatos com os condôminos, criar novos acordos a partir da inadimplência e agendar um contato futuro.

Para começar a explorar a ferramenta vá até: Receitas > CRM de Cobrança.

Novo Histórico

A função permite que você registre o histórico de contato realizado com o condômino para tratar sobre as cobranças. Para criar o histórico basta selecionar a opção ‘Novo histórico’ e escolher para qual unidade será feito o registro.

Ao selecionar a unidade, serão apresentados os dados cadastrais do proprietário, com a possibilidade de edição desses dados, como CPF/CNPJ (caso não esteja preenchido), Telefone, Celular, E-mail, Forma de entrega.

Ao cadastrar o histórico de cobrança, você deverá informar a data e horário que ocorreu o contato, detalhando por exemplo:

Canal de comunicação: Telefone, E-mail, SMS, Carta ou Outros;
Resultado do contato: Efetivo, Não efetivo, Sem contato;

Ao finalizar o preenchimento dos dados, será possível agendar um novo contato com o cliente, sendo necessário informar a data e horário previsto e quem será o usuário responsável por esse contato:

Na mesma tela de geração do histórico, ao selecionar a unidade, o sistema automaticamente localiza os boletos pendentes e os disponibiliza no painel direito da tela, permitindo que você já crie um acordo no caso do contato para pagamento das pendências ser efetivo. No campo de cobranças pendentes você também podepassar o cursor do mouse sobre a cobrança e direciona-la por e-mail ou realizar a impressão, caso seja solicitado pelo condômino:

  Além disso, acordos e processos judiciais em aberto podem ser consultados na mesma tela. As cobranças em aberto podem ser realizadas de acordo com o status jurídico de cada unidade, como no exemplo. 

Também disponibilizamos uma opção facilitada para emissão dos relatórios de inadimplência. No canto superior direito da tela, ao filtrar uma unidade, haverá um botão amarelo com o símbolo de uma impressora. Ao clicar sobre o relatório desejado, o mesmo será aberto já com a unidade selecionada na tela anterior do cadastro do histórico de cobrança. 

Agendamentos:

Também na tela de CRM de cobrança, você poderá consultar os agendamentos já cadastrados. Através dessa tela é possível validar se há algum contato atrasado, contato para a data atual ou contato para os próximos dias.

Nessa tela você poderá selecionar a opção ‘Fazer contato’ na lista de agendamentos, dessa forma o sistema irá abrir a tela de registro do histórico, possibilitando que você inicie o cadastro das informações desse novo contato que está sendo realizado:

Configurações Adicionais:

Além do agendamento e histórico manual, é possível configurar determinadas ações no sistema, permitindo gerar automaticamente um histórico como, por exemplo, ao emitir uma carta de cobrança, ao enviar e-mail de cobrança ou ao imprimir algum boleto.

Para habilitar esse histórico automático vá em: Receitas > CRM de Cobrança > Configurações. Será possível automatizar a geração de histórico para os seguintes itens:

Cada item possui um modelo para registro individual, que poderá ser editado a qualquer momento selecionando a opção ‘Editar modelo’: