Como criar uma assembleia virtual?

Passo 1 : Criando uma assembleia

Já na tela principal, você terá disponível a opção de criar sua primeira assembleia. Clique em “Nova assembleia”. 

Preencha os campos solicitados:

• Tipo (ordinária, extraordinária ou reunião informal);

• Data (dd/mm/aaaa);

• Horário de término da votação (HH:MM);

• Local.
  

Passo 2: Criação de pautas que serão votadas

Antes de criar a assembleia, você precisará criar as pautas que serão votadas. Ao lado dos campos preenchidos, clique em +Adicionar item na pauta e preencha os seguintes campos.

• Título: o que será votado conforme edital de convocação;

• Descrição: descrição justificando a votação de determinado assunto;

• Opções de voto: as opções que os condôminos poderão votar

Anexe imagens ou disponibilize link à pauta

Para grande parte dos assuntos pode ser necessário o auxílio de recursos visuais, como fotos dos candidatos a síndico ou demais cargos para acompanhar suas apresentações, caso seja necessário é possível  inserir link direcionado para página web.

 Observação: Este recurso não aceita determinados tipos de documento, como PDFs. O indicado é convertê-los em .JPG ou .JPEG e anexá-lo ao corpo do texto como os demais.

Passo 3: Como vincular pauta bloqueada a Assembleia 

Caso seja necessário liberar as pautas  somente no horário agendado conforme edital, essas pautas ficam bloqueada em “Outras votações” aguardando para ser vinculada posteriormente a assembleia criada.

Passo 4 : Adicionando novas pauta para votação

Se necessário, novas pautas podem ser adicionadas. Para fazer isso clique em “Outras votações” → “Criar votação +” → Preencha todos os os campos, como anteriormente → Clique na seta no canto superior direito da votação criada e selecione “Tornar pauta” → Selecione a assembleia a qual você quer adicionar e clique no botão “Tornar pauta”.

Passo 5 : Enviando a convocação

Com todos os dados preenchidos, você só precisará selecionar a caixa “Gerar convocação”. Então uma mensagem automática será enviada aos contatos cadastrados nas unidades do condomínio. Este é o modelo da mensagem:

Entretanto, este modelo não substitui o edital de convocação. Este ainda será necessário contendo: a informações explícita que a votação ocorrerá em ambiente virtual, explicação formal dos procedimentos e prazos para a coleta de votos,. Além dessas, quaisquer informações exigidas na convenção também deverão constar no edital.

Você também deverá comunicar os condôminos de diversas formas, certificando-se de que ele foi informado sobre a assembleia. Para fazê-lo, você pode fazer ações amplas e criativas para estimular a participação deles: 

• Espalhe cartazes de conscientização fixados em murais áreas comuns, portarias, elevadores e qualquer outro espaço que tenha fluxo de pessoas;

• Disparos de mensagens, imagens e vídeos de chamada, caso esta seja uma forma de comunicação frequente com os moradores; 

• Criar uma publicação no app “Área do Condômino” (via “Comunicados, Documentos”);

• Enviar e-mails (comunicados, criação de campanhas virtuais através do sistema).

Passo 6 : Recebendo votos 

Até a data da apuração, você poderá receber votos dos condôminos sobre as pautas propostas. Neste processo, os condôminos assinala a opção de voto, preenche os dados e imprime sua cédula para entregar presencialmente.

Passo 7: Registre em cartório

Dado o devido tempo para votação, respeitando o quórum qualificado exigido para determinadas pautas – como a eleição de síndico – chegou o momento de emitir e imprimir os documentos necessários para registrar a assembleia.

Para isso será necessário imprimir os seguintes documentos : Edital de convocação, Lista de presença, Relatório de apuração e a ata da assembleia criada. Todos esses documentos serão entregues juntos no cartório para o cumprimento das exigências legais e dar validade jurídica às decisões.

Para fazê-lo, clique na seta no canto superior direito da assembleia em curso e imprima os documentos necessários.

Para demais dúvidas consulte a FAQ: Perguntas Frequentes - Assembleia Virtual