Assembleia na área do condômino: Como criar, tipos disponíveis e modelos a utilizar

Importante: Para cadastrar a assembleia é necessário fazer login na área do condômino com acesso de responsável legal (Síndico, sub-sindico, presidente, vice-presidente ou administradora). Veja como efetuar o cadastro dos responsáveis legais clicando AQUI.

CRIANDO A ASSEMBLEIA

1. É necessário que você defina data, hora, local e os itens de pauta da assembleia. Ao acessar a Área do Condomínio na versão ‘web’ na tela principal, você terá disponível a opção de criar a assembleia. Clique em “Nova assembleia”:

2. Defina qual será o tipo da assembleia a ser criada. Você poderá escolher entre: Ordinária, Extraordinária, Geral de Instalação, Patrimônio de Afetação ou Reunião informal.

3. Informe qual será o modelo da sua assembleia. No sistema você poderá definir entre dois tipos:

• Assembleia Híbrida: E realizada em dois ambientes, virtual e presencial. O condômino poderá realizar os votos e discussões pelo ambiente digital, mas caso não consiga participar virtualmente, as discussões e votos poderão ser realizados presencialmente. Caso seja selecionada essa opção, você terá que definir também o local da apuração.
  
  
• Assembleia virtual: É realizada apenas no ambiente, ‘web’, onde as pautas são apresentadas e discutidas remotamente com os condôminos. Conforme andamento, as pautas podem ser liberadas para votação.

4. Defina o horário de início e fim de apuração. É obrigatório definir ambos para que você possa prosseguir com a criação da assembleia e configuração das pautas. 

5. Caso seu plano seja Enterprise I e você queira habilitar a funcionalidade de live nessa assembleia, clique em 'Habilitar live'. :

Importante: As transmissões ocorrem via Zoom e o limite de participação simultânea é de 300 pessoas. As assembleias são gravadas automaticamente, ocorrendo sempre que o segundo participante se conecta. Saiba mais sobre as lives clicando AQUI.

6. Clicando em 'Criar assembleia' será habilitado na lateral direita o botão para criar as pautas:

7. Clique em 'Adicionar item da pauta' para dar início ao cadastro dos itens que serão pautados em assembleia. Cada item de pauta deverá ser configurado conforme as opções descritas na próxima etapa.

CADASTRANDO OS ITENS DE PAUTA

1. Defina o Titulo e insira a Descrição para apresentação da pauta. O campo de descrição permitirá que sejam copiados textos de outros editores, porém para que haja compatibilidade com todos os dispositivos, a formatação será removida, sendo mantido apenas o texto original. Informações complementares a descrição ou textos mais elaborados poderão ser adicionadas por meio do campo 'Anexo' que permitirá que sejam adicionados arquivos como: PDF, Imagem ou até mesmo vídeo. Os formatos suportados são: 'MP3', 'WAV', 'PDF', 'DOC', 'DOCX', 'XLS', 'XLSX', 'CSV', 'TXT', 'RTF', 'JPG', 'GIF', 'PNG', 'MOV', 'MP4', 'AVI', 'WMV', '3GP'. 

Você também poderá inserir links no texto caso queria redirecionar o condômino para outra página da web através de uma URL. Veja o exemplo:

2. Defina na pauta quando ocorrerá o Início da votação desse item. Você poderá configurar de 3 formas:

• Iniciar votação manualmente: Conforme data e horário de início da apuração de uma assembleia, será liberado o acesso à descrição das pautas para que os condôminos possam se informar sobre o assunto antes de iniciar a votação, porém o voto poderá ser computado apenas quando o representante legal liberar manualmente a votação na pauta que foi configurada com essa opção. Essa configuração é mais indicada caso você queira realizar uma assembleia híbrida, onde os condôminos participarão efetivamente da discussão das pautas e geralmente são votados um item por vez.
  
  
• Iniciar a votação após a convocação: Ao convocar os condôminos, a pauta será liberada para votação. Essa será a configuração indicada caso queira que o voto já fique liberado assim que enviar a notificação da assembleia.
  
  
• Iniciar votação com agendamento: Permite definir data e hora para início da votação no período de apuração da assembleia. Através dessa opção, o voto nessa pauta será liberado automaticamente dentro do período determinado, podendo ser definido para início posterior a convocação e fechamento com data e horário inferior ao encerramento da assembleia. Essa opção é indicada em casos onde a assembleia é publicada mais cedo para voto de pautas de menos relevância e a pauta principal é liberada apenas no horário definido para que possa ser explanada ao vivo em live, por exemplo.

3. Em 'Mais opções' você poderá definir outros aspectos para a pauta que esta sendo cadastrada como:

• Bloqueio de discussão para todas as unidades ou apenas para unidades inadimplentes;
• Bloqueio de voto para unidades com acordo em andamento;
• Voto secreto em pautas especificas;
• Definir pauta informativa. Nesse cenário a pauta cadastrada servirá apenas para informar o condômino e não terá opções de voto, sendo mais indicada para a primeira pauta de apresentação da assembleia;
• Permitir que o condômino candidate-se através da pauta de modo que os candidatos interessados passarão a ser listados como opção de voto quando der início a votação.

4.  No campo 'Peso do voto' você deve definir como o voto na pauta que esta sendo criada será contabilizado, sendo possível definir de 3 formas:

• Habilitar peso do voto por unidade; Contabiliza os votos de acordo com a quantidade de unidades participantes.
• Habilitar peso do voto por fração; Contabiliza os votos de forma proporcional a fração ideal das unidades participantes.
  
  
• Habilitar peso do voto por indexador; Deve ser utilizado em casos onde o voto será computado com base em valores diferentes da fração ideal, por exemplo, o metro quadrado das unidades. Neste caso é necessário que a opção seja configurada previamente no sistema com os respectivos valores do M² para que os votos possam ser devidamente contabilizados.

5. No campo 'Opções de voto' defina por fim as opções de voto que estarão disponíveis para seleção ao ser liberada a votação. Caso se trate de pauta informativa, o campo não precisará ser configurado.

6. Concluindo o cadastro de todas as pautas, atualize a assembleia e retorne para a tela principal, onde você poderá Convocar e disponibilizar a votação para os condôminos. Nesse processo será enviado o comunicado por e-mail, notificando os condôminos sobre a nova assembleia. 

Em caso de dúvidas remanescentes, veja o passo a passo para criação da assembleia no vídeo a seguir: