Como utilizar o controle de chaves na gestão financeira

Descrição:
O controle de chaves facilita a conciliação de contas pool ao permitir que cada movimentação financeira seja categorizada com um código específico (chave). Assim, a administradora pode comparar o extrato bancário da conta pool com os relatórios gerados no sistema, identificando rapidamente discrepâncias de saldo ou operações ausentes.

Entenda como funciona:

Geralmente o banco agrupa os valores por tipo de operação, como transferências, liquidações de boletos, ou pagamentos, mas não atribui códigos específicos. É a administradora que define os códigos (chaves) no sistema para categorizar essas operações. Por exemplo:

• Pagamentos a fornecedores no mesmo banco podem receber o código 1001.
• Liquidação de boletos condominiais pode ser identificada pelo código 2001.

Essas chaves personalizadas permitem que a administradora cruze os valores do extrato com as movimentações registradas no sistema, facilitando a conciliação de contas pool e o rastreamento de qualquer discrepância. Veja abaixo um exemplo de como as chaves podem ser organizadas de maneira prática:

Chaves de Liquidação:

• 1001 - Pagamento a fornecedores (mesmo banco): (Representa pagamentos realizados para fornecedores com contas na mesma instituição bancária.)
• 1002 - Pagamento a fornecedores (outros bancos): (Refere-se a pagamentos para fornecedores com contas em bancos diferentes.)
• 1003 - Pagamento com cheque:(Registra pagamentos feitos por meio de cheques emitidos pela administradora.)
• 1004 - Pagamento com DOC/TED: (Identifica transferências eletrônicas como DOC ou TED realizadas para terceiros.)
• 2001 - Liquidação de boleto: (Refere-se a valores recebidos de boletos pagos pelos condôminos.)
• 2002 - Liquidação de boleto (débito automático): (Registra valores recebidos via débito automático de contas condominiais.)
• 3001 - Pagamento de salários: (Agrupa os pagamentos de folha salarial dos colaboradores dos condomínios.)

Chaves de Lançamento:

• 4001 - Receitas ordinárias: (Inclui lançamentos como taxas condominiais e receitas recorrentes.)
• 4002 - Receitas extraordinárias: (Refere-se a receitas não recorrentes, como arrecadações de fundos ou multas.)
• 5001 - Despesas administrativas: (Abrange lançamentos relacionados a custos operacionais, como papelaria e limpeza.)
• 5002 - Despesas de manutenção: (Identifica custos com reparos, manutenções de equipamentos ou áreas comuns.)

Atenção: Os códigos acima são genéricos e servem apenas para exemplificar uma possível classificação utilizando o controle de chaves. A administradora tem total autonomia para configurar suas chaves, seja detalhando operações específicas ou até agrupando categorias de forma genérica. 

Como funciona na prática:

1. A administradora cria e configura essas chaves no sistema para representar cada tipo de operação;
2. Toda movimentação bancária ou lançamento de receita e despesa é vinculado a uma chave de lançamento e liquidação correspondente;
3. As chaves ajudarão a gerenciar valores por meio de relatórios e filtros específicos.
4. No caso de discrepâncias, como um saldo divergente no final do dia, é possível identificar rapidamente a operação vinculada à chave correspondente, evitando o retrabalho de analisar manualmente todo o extrato.

Este modelo de controle, baseado em chaves numéricas, torna o processo mais organizado e eficiente, garantindo maior segurança e transparência na gestão financeira.

Para saber mais sobre a funcionalidade e entender como utilizar, consulte os artigos:

• Como funciona o controle de chaves em despesas?
• Como utilizar o controle de chaves em receitas?
• Como utilizar o controle de chaves em movimentações diretas?
• Perguntas frequentes - Controle de chaves
• Como atribuir uma chave de criação ao lançar uma nova despesa
• Como aplicar a mesma chave de controle em várias despesas simultaneamente
• Como atribuir uma chave de liquidação ao registrar o pagamento de uma despesa
• Como consultar as chaves de criação ou liquidação de uma despesa