Entenda o Controle de chaves

O Controle de chaves é utilizado por algumas administradoras para facilitar o fechamento de saldo diário da conta pool. Como os movimentos de todos os condomínios passam por uma única conta, a administradora precisa de um controle extremamente rigoroso para garantir que todas as operações foram lançadas. 

Por meio desse controle, é possível personalizar chaves que representam determinadas operações financeiras, contábeis ou operacionais feitas no sistema. A partir dessa personalização, será possível obter uma visão mais analítica das movimentações bancárias, o que facilita a conferência e identificação de possíveis erros e diferenças entre o extrato bancária da conta pool e a prestação de contas dos condomínios. 

Exemplo:
Ao consultar um extrato bancário da administradora, o banco normalmente agrupa determinadas operações. Essas operações agora podem ser representadas por uma chave numérica dentro do sistema. Assim, se houver uma diferença de saldo em um determinado dia, por exemplo, será muito mais fácil identificar em qual operação o problema ocorreu ao invés de analisar toda a movimentação bancária. No exemplo abaixo, as movimentações são separadas conforme forma de pagamento ou recebimento, onde as chaves poderia ser utilizadas para esse controle, onde a administradora pode definir para cada forma de pagamento um código chave para representar esse os tipos de movimentação

“Pagamento a fornecedores no mesmo banco”.....…... 7.500,90
“Pagamento a fornecedores em outros bancos”...…...  3.500,00
“Pagamento com cheque”.…………………………….… 1.800,00
“Pagamento com Doc/Ted"…………………………...…10.000,00
“Liquidação de boleto"………………………………..… 20.800,00
“Liquidação de boleto débito automático"……………… 9.200,00
“Pagamento de salários".…………………………….… 30.800,00

Observação:
As operações citadas acima, são apenas um exemplo. Existem diversas outras que poderão ser representadas pela chave. Essa configuração pode variar de acordo com a administradora, que deverá definir a lista de chaves que representam cada tipo de lançamento. Neste caso a configuração pode ser definida livremente, podendo ser adaptada para atender conforme necessidade individual de cada administradora.

Outro ponto importante que devemos nos atentar, é que existem dois tipos de chave. A Chave de liquidação, que representa as operações lançadas na movimentação bancária (operações financeiras) e a Chave de lançamento, que podem representar, por exemplo, as despesas/receitas que foram lançadas por um determinado colaborador. Assim como a chave de liquidação, a chave de lançamento também pode ser utilizada de diversas formas e pode variar de acordo com a personalização de cada administradora.

Onde utilizo as chaves?

Despesa

Lançamento de uma nova despesa
Liquidação manual ou por arquivo de uma despesa
Importação de várias despesas por arquivo ou por modelo de importação
Relatórios: Despesas por Categoria (078A), Débitos (018E), Débitos XXX (018F), Todas as despesas (014A), Despesas não liquidadas por período (014B), Despesas liquidadas(014C), Despesas com documentação pendente (014D), Despesas não liquidadas por posição (014H)

Receitas
Lançamento de boleto manual
Boletos gerados
Liquidação manual de boletos
Liquidação por arquivo (até mesmo quando utilizado o PJBank)
Relatórios: Créditos (018C), Créditos XXX (018D), Receitas liquidadas por condômino (006C), Receitas geradas (006A), Receitas não liquidadas por condômino (006B), Receitas invalidadas (006D), Receitas não liquidadas por condômino (comprimida) (006E), Acumulado das taxas de condomínio em atraso por vencimento (006F), Receitas geradas (por geração) (006G)

Movimentações bancárias

Lançamento de movimentação manual
Lançamento de juros e remuneração sobre saldo (em lote ou individual)
Relatórios: Movimentação da XXX (Pool) (018H), Créditos da XXX (Pool) (018I) ,Débitos da XXX (Pool) (018J), Resumo da XXX (Pool) (018K), Caixa (018A), Caixa com previsões (018L), Movimentação da Conta Bancária (018B), Caixa por grupo de saldo (021B)

Balancetes
Receitas e despesas por chave (015H) - Principal relatório para o controle de chaves.
Receitas e despesas por chave resumido (015I) - Principal relatório para o controle de chaves.

Extrato de Recebimentos e Pagamentos (021A)

O que acontece se eu preencher apenas o campo chave Inicial ?

O sistema irá gerar remessa pegando apenas as despesas que possui chave de criação preenchida a partir do valor preenchido no campo chave inicial.

O que acontece se eu preencher apenas o campo chave final ?

O sistema irá gerar remessa pegando apenas as despesas que possui chave de criação preenchida até o valor preenchido no campo chave final.

O que acontece se eu não preencher nenhum dos campos?

O sistema irá gerar remessa de todas as despesas sem filtrar por chave de criação.

Consulte abaixo como utilizar o controle de chave conforme natureza de cada lançamento:

Como funciona o controle de chaves em despesas?

Como utilizar o controle de chaves em receitas?

Como utilizar o controle de chaves em movimentações diretas?