Como importar despesas a pagar utilizando modelos de importação personalizados

A função de modelos de importação permite que o sistema seja adaptado para receber arquivos obtidos de outros sistemas de folha de pagamento, facilitando o processo de inserção das despesas a pagar nos condomínios.

É comum que os sistemas de folha emitam os arquivos com um padrão de preenchimento, então para fazer com que o sistema reconheça os dados desses arquivos, a administradora precisa apenas cadastrar o modelo, configurando o posicionamento dessas informações conforme layout do sistema utilizado. Como o posicionamento é definido pelo layout, o padrão das posições deve ser consultado diretamente no software de origem desse arquivo. 

1. Para cadastrar um novo modelo, vá em Despesas > A pagar > Nova > Várias despesas > Vá ao final da tela na aba 'Cadastrar via arquivo' > Modelos de importação.

2. Na tela exibida você poderá cadastrar os modelos conforme sua necessidade. Os campos são destinados a alinhar as posições conforme layout do software da folha de pagamento. Para iniciar vá em 'Modelo' > 'Cadastrar um novo modelo' > Informe o nome que será utilizado para identificação do modelo na plataforma > Defina o formato de data que o arquivo utiliza.

3. Em ‘Campos’, preencha as posições de cada informação. Observe que serão exibidas três colunas: Campo; Valor inicial; Tamanho e Valor padrão. 

• A coluna ‘Campo’ é fixa e exibirá os dados que são obrigatórios para lançamento de despesas em nossa plataforma. 
• Na coluna ‘Valor inicial’, exibida à direita, você informará a posição que esse dado está sendo enviado dentro do arquivo que você vai importar.
• Em ‘Tamanho’, você deverá informar também o tamanho que esse dado ocupa dentro do arquivo.
• Em ‘Valor padrão’, você será informado sobre o tipo de preenchimento esperado para o campo, sendo possível definir um valor fixo para: favorecido, tipo de documento ou forma de pagamento, desse modo, sempre que importar um arquivo, os campos correspondentes a esses dados serão preenchidos com a informação que foi fixada.
  
  

  Importante: Caso o favorecido não seja preenchido, o sistema irá rastreá-lo conforme número de identificação que é informado no arquivo de folha. Para que o sistema possa identificar o fornecedor através do código, você também deve informá-lo previamente no cadastro dos fornecedores em: Despesas > Fornecedores > Acesse o cadastro do fornecedor >  Editar dados cadastrais > Identificador. 

  

  
  Do mesmo modo, o condomínio também é identificado no arquivo de folha através de um código. Esse código pode ser informado em: Condomínio > Dados do condomínio > Dados cadastrais > Identificação.
  
  

Lembre-se que essas informações já possuem um padrão no arquivo que está sendo importado para a nossa plataforma, sendo esse padrão que você deve replicar nas configurações para que o sistema possa fazer a leitura desses dados e preencher os campos das despesas com as informações corretas. Esse padrão é definido pelo sistema de onde o arquivo foi extraído, então é provável que haja um layout onde você possa consultar estas posições, mas caso não tenha esses dados, valide diretamente no sistema de origem do arquivo.