Cadastro e vinculação de cheques no sistema

Visão geral

O registro de talões de cheque no sistema permite que a emissão e vinculação desses documentos às despesas fiquem organizadas e rastreáveis na plataforma. A funcionalidade conecta diretamente as folhas físicas à conta bancária de origem, centralizando a gestão de pagamentos por essa modalidade e viabilizando a impressão em lote de forma nativa.

Quando usar este artigo

Utilize este procedimento quando o condomínio necessitar registrar a numeração de um novo talão bancário, associar um pagamento em cheque a uma despesa avulsa ou realizar a emissão e impressão de cheques físicos em lote para credores.

Sintoma ou cenário

A administração optou ou necessita realizar o pagamento de fornecedores utilizando cheques físicos e precisa que a numeração das folhas emitidas fique amarrada ao histórico da despesa na plataforma, garantindo o controle rigoroso das folhas e possibilitando a impressão mecanizada.

Benefício para o usuário ou operação

Controle rigoroso sobre a numeração sequencial das folhas utilizadas e disponibilidade do talão;
Histórico exato da despesa vinculada a cada cheque emitido, otimizando o fluxo de conciliação bancária;
Economia de tempo por meio da emissão e impressão de folhas em lote utilizando o aplicativo nativo de impressão.

Onde acessar / contexto de uso

O cadastro e consulta ocorrem no menu lateral Despesas > Cheques emitidos > Talões de cheque. O vínculo avulso ou a emissão em lote são realizados diretamente no momento do lançamento no menu Despesas > A pagar.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Usuário com permissão de Despesas - Criação (1311) para cadastrar os talões e lançar cheques, e Despesas - Consulta (1310) para conseguir listar os documentos já emitidos na tela.
Recursos Sistêmicos: A conta bancária matriz ou de movimentação deve estar previamente cadastrada no plano de contas da plataforma.
Insumos e Dados Técnicos: Talão físico com a numeração (folha inicial e final) em mãos, e o aplicativo de impressão de cheques da Superlógica instalado e configurado no computador (exigido caso opte pela impressão sistêmica).

Causas prováveis

A necessidade de configurar a ferramenta pela primeira vez após o recebimento de uma nova remessa de talões do banco, ou a constatação de que o preenchimento manual das folhas consome muito tempo e não deixa um registro vinculativo seguro dentro da gestão de contas a pagar.

Como fazer ou corrigir

A operação com cheques na plataforma exige que a numeração seja previamente declarada via cadastro de talão. Somente após habilitar a faixa de números para uma conta bancária específica é que o sistema permite amarrar a folha física ao registro financeiro de uma despesa.

Para cadastrar um novo talão:

Acesse o menu lateral Despesas e clique em Cheques emitidos.
Clique na aba Talões de cheque e selecione Novo talão.
Selecione a conta bancária emissora e determine a faixa de folhas disponíveis preenchendo os números inicial e final.
Clique em Salvar.

Para vincular um cheque a uma despesa avulsa (apenas registro sistêmico):

Acesse Despesas > A pagar e inicie o lançamento de uma conta (Nova despesa).
Localize o campo "Forma de pagamento" e selecione Cheque.
Na nova aba "Cheque" que aparecerá no formulário, marque a opção Apenas registrar.
Após o preenchimento e salvamento da despesa, a folha do cheque passará a constar em Cheques emitidos aguardando impressão.

Para emitir e imprimir cheques em lote:

Acesse Despesas > A pagar.
Marque as caixas de seleção ao lado esquerdo das despesas correspondentes.
Clique no botão Emitir cheque que aparecerá no topo da listagem.
Ao concluir, execute o aplicativo de impressão de cheques da Superlógica na sua máquina e siga as instruções contidas na tela do software.

Resultado esperado

A numeração do talão estará habilitada no sistema, permitindo que cada cheque seja devidamente associado à conta a pagar do fornecedor e garantindo que os lançamentos fiquem liberados na fila do aplicativo para a impressão mecânica.

Quando escalar

Escale o caso para a equipe de atendimento caso o aplicativo de impressão retorne falhas de comunicação com a impressora que não se resolvam pela reconfiguração do layout, ou se o sistema travar e exibir mensagem de erro ao tentar salvar o vínculo numérico de um talão que sabidamente acabou de ser cadastrado.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome da licença;
Nome do condomínio;
Nome da conta bancária utilizada;
Número de série do talão e da folha do cheque exata que apresentou problema;
A etapa exata onde o erro ocorre (no momento de salvar a despesa ou ao dar o comando no app de impressão);
Captura de tela (print) da eventual mensagem de erro na plataforma.

Regras importantes / Observações

Um cheque só pode ser vinculado caso a conta bancária da despesa possua um talão cadastrado com folhas ativas. Além disso, a simples exclusão de uma despesa não invalida a numeração sistêmica automaticamente. O controle de folhas anuladas e o gerenciamento de reimpressões devem ser feitos regularmente na tela de "Cheques emitidos".

Problemas comuns e como resolver

Problema: O talão não aparece como opção no momento de emitir e vincular o cheque à despesa.
Causa provável: O talão foi cadastrado amarrado a uma conta bancária diferente da conta utilizada para realizar o pagamento.
Ação recomendada: Navegue até a listagem de talões, confira para qual conta bancária a numeração foi destinada e ajuste a forma de pagamento da despesa para a mesma instituição emissora.

Dúvidas relacionadas

P: Onde posso consultar se uma folha já foi utilizada ou está aguardando impressão?
R: Acesse o menu lateral Despesas > Cheques emitidos. Toda a movimentação, numeração gasta e histórico de emissão ficam centralizados nesta listagem.

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