Boleto pago em Duplicidade

Visão geral

Este conteúdo detalha o processo de identificação, conciliação e tratamento de boletos pagos em duplicidade pelos condôminos. O objetivo é orientar o usuário sobre como converter o valor pago a mais em um desconto automático para a próxima cobrança ou proceder com o reembolso direto.

Quando usar este artigo

Utilize este guia sempre que o arquivo de retorno bancário acusar que uma unidade realizou o pagamento do mesmo boleto duas vezes.

Sintoma ou cenário

Após o processamento diário do retorno de cobrança, o sistema alerta o administrador que existem "Itens Duplicados" pendentes de tratamento, exigindo uma tomada de decisão sobre o destino do crédito gerado pelo morador.

Benefício para o usuário ou operação

Automatização de Crédito: Transforma o valor pago a mais em um desconto garantido no próximo boleto da unidade sem a necessidade de lançamentos manuais complexos.
Consistência Contábil: Garante que a movimentação bancária direta reflita exatamente o extrato real da conta do condomínio.
Mitigação de Conflitos: Oferece transparência e rapidez na resolução de erros de pagamento cometidos pelos condôminos.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o sistema com suas credenciais e navegue até o menu Receitas > Retorno bancário.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: É necessário possuir permissões de alteração nos módulos de Receitas e Retorno bancário.
Recursos Sistêmicos: Integração de retorno bancário ativa e homologada.
Insumos e Dados Técnicos: O arquivo de retorno processado que originou o alerta de duplicidade e a confirmação do extrato bancário.

Causas prováveis

O condômino agendou o pagamento duas vezes no aplicativo do banco ou pagou o boleto físico e o digital em momentos distintos.
Liquidação manual antecipada efetuada na administradora antes do processamento do retorno oficial do banco.

Como fazer ou corrigir

Acesse Receitas e selecione Retorno bancário;
No menu superior, o sistema apresentará um resumo das instruções processadas via retorno, indicando o número de itens;
Clique no número do campo Item duplicado para visualizar a lista de cobranças:
Os itens duplicados que ainda não foram tratados exibirão a opção Lançar desconto para a próxima cobrança. Clique na opção e confirme o lançamento:
Ao confirmar o processo, o sistema registrará uma movimentação direta com o valor pago, na data em que o pagamento ocorreu. Essa movimentação poderá ser consultada através de Financeiro > Movimentações bancárias. Além da movimentação, será registrado simultaneamente um desconto para a unidade, que deduzirá o valor pago indevidamente na próxima arrecadação gerada.

Atenção: Fique atento aos detalhes do boleto para confirmar se a duplicidade é real. Em alguns casos, as administradoras realizam a liquidação manual antecipada para condôminos que solicitam validação antes do processamento do retorno bancário. Isso pode fazer o sistema interpretar a liquidação original como duplicidade. Aguarde o processamento do retorno bancário sempre que possível para evitar esse problema.

Observações:

A movimentação direta e a receita de desconto gerada estão interligadas assim, ao excluir um desses elementos, ambos serão eliminados simultaneamente. Em virtude dessa ligação, caso o retorno que apresentou a duplicidade seja estornado ou reprocessado, os itens também serão estornados, exigindo a reexecução do processo de lançamento de desconto.
Se desejar reembolsar os moradores em vez de aplicar o desconto na próxima arrecadação, recomendamos que não execute o processo de lançamento, realizando apenas a movimentação de compensação diretamente na tela de Financeiro > Movimentações Bancárias > Nova movimentação.

Resultado esperado

O sistema integrará o desconto perfeitamente ao fluxo de faturamento e registrará a entrada do dinheiro na conta de movimentações. Ao reembolsar o condômino, o saldo bancário da conta do condomínio no sistema permanecerá devidamente conciliado com o banco físico.

Quando escalar

Quando o usuário clicar em "Lançar desconto", o sistema apresentar erro de processamento e não registrara a movimentação, ou quando o desconto sumir da ficha da unidade antes da próxima arrecadação sem que ninguém o tenha excluído.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Print da tela de "Itens Duplicados" no Retorno Bancário mostrando o erro.
Nome e CNPJ do condomínio, além do número da unidade afetada.
Nosso Número do boleto ou o arquivo .pdf envolvido na operação.

Regras importantes / Observações

Impacto de Estornos de Retorno: Se, por qualquer motivo técnico, o lote de retorno bancário que apresentou a duplicidade for estornado ou reprocessado, os lançamentos de desconto vinculados a ele serão cancelados, exigindo que o usuário execute o processo de lançamento de desconto novamente.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O sistema gerou um alerta de duplicidade, mas ao conferir, o condômino só pagou uma vez.

Causa provável: Falsa duplicidade. Isso acontece quando a administradora realiza uma "Liquidação Manual" na ficha da unidade equivocadamente e, logo em seguida, processa o arquivo de retorno bancário contendo o mesmo boleto pago. O sistema lê que o boleto já estava pago (pela baixa manual) e interpreta o arquivo de retorno como um segundo pagamento.

Ação recomendada: Recomenda-se sempre aguardar o processamento automático do retorno bancário e evitar baixas manuais desnecessárias para não gerar divergências de saldo.

Problema: Apliquei o desconto, mas o morador mudou de ideia e quer o reembolso em dinheiro.

Causa provável: Mudança de acordo entre a gestão e o morador após a execução da rotina.

Ação recomendada: Acesse a tela de Financeiro > Movimentações bancárias, localize o lançamento de entrada daquela duplicidade e faça a sua exclusão (o que removerá também o desconto na unidade de forma automática). Em seguida, proceda com o reembolso e lançamento manual de saída.

Dúvidas relacionadas

P: É possível identificar nos relatórios de auditoria qual usuário autorizou o desconto da duplicidade?

R: Sim. Toda ação de concessão de descontos por duplicidade originada da tela de retornos bancários fica gravada na auditoria e nos logs do sistema associados àquela respectiva unidade.

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