Como configurar a Exportação Contábil

Visão geral

A Exportação Contábil permite gerar arquivos com os lançamentos financeiros do condomínio no formato compatível com o sistema contábil utilizado pela administradora. Para que os dados sejam exportados corretamente, é necessário configurar o layout do sistema contábil, os códigos de condomínio e o mapeamento entre as contas do sistema condominial e as contas contábeis correspondentes.

Quando usar este artigo

Utilize este artigo ao configurar pela primeira vez a Exportação Contábil ou ao ajustar as configurações para um novo condomínio ou sistema contábil.

Sintoma ou cenário

A administradora precisa exportar os lançamentos financeiros do condomínio para importação em um sistema contábil externo.

Benefício para o usuário ou operação

Automatiza a integração entre o sistema financeiro e o sistema contábil.
Reduz lançamentos manuais.
Evita divergências entre financeiro e contabilidade.
Gera arquivos compatíveis com diversos layouts contábeis.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse: Financeiro > Exportação Contábil

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Permissão para configurar e gerar exportações contábeis.
Recursos Sistêmicos: Exportação Contábil habilitada.
Insumos e Dados Técnicos: Sistema contábil utilizado; Plano de contas contábil; Código (ID) do condomínio no sistema contábil.

Causas prováveis

A configuração é necessária para que os lançamentos financeiros sejam exportados corretamente e reconhecidos pelo sistema contábil.

Como fazer ou corrigir

Configurando a Exportação Contábil

Acesse o Módulo de Exportação Contábil em Financeiro > Exportação Contábil;
Clique no ícone para acessar a tela de configurações;
Vá em ‘Configurações do sistema contábil’ e configure:
- Layout: Selecione o sistema contábil utilizado para garantir a compatibilidade do arquivo gerado.
- Código (ID) do condomínio: Insira o código do condomínio no sistema contábil correspondente. Lembre-se que a configuração deve ser realizada para cada condomínio individualmente:
Configure as Contas Contábeis Padrão:
- Contas Bancárias: Informe uma conta contábil genérica para casos onde as contas bancárias não possuam equivalência.
- Despesas Consolidadas: Para despesas, defina uma conta padrão consolidada quando o sistema contábil utiliza uma única conta para diversas categorias:
  
  Exemplo: Se o sistema condominial possui 15 categorias de despesas e o sistema contábil utiliza uma única conta consolidada para todas elas, defina essa conta no campo apropriado.
Configure o Mapeamento De-Para:
- Associe as contas do sistema condominial com as contas do sistema contábil.
  - Obrigatório para Receitas: Todas as contas de receita precisam ser vinculadas a uma conta contábil correspondente.
  - Opcional para Despesas: Caso as despesas sejam consolidadas, não é necessário vincular cada conta individualmente.
  - Utilize o campo ‘Informar conta contábil’ para preencher os códigos das contas correspondentes:

Gerando a Exportação

Após concluir as configurações, siga os passos abaixo:

Volte para a aba ‘Exportações’;
Clique em ‘Nova Exportação’;
Configure os filtros para a exportação:
- Período: Selecione o intervalo de datas dos lançamentos a serem exportados.
- Condomínio: Escolha o condomínio para o qual a exportação será gerada.
- Contas Bancárias: Marque as contas bancárias que deseja incluir no arquivo.
- Blocos de Registros: Selecione os tipos de lançamentos financeiros a serem exportados (ex.: liquidações de recebimentos, provisões de despesas, transferências, entre outros).
- Clique em ‘Gerar’.
O sistema processará os dados e criará um arquivo no formato CNAB, pronto para ser importado no sistema contábil.

Recomendações:

Validação do Arquivo: Sempre revise os dados exportados antes de importar no sistema contábil para evitar erros.
Condomínios Centralizadores: Evite configurar um condomínio centralizador em condomínios que trabalham com diferentes planos de contas, a menos que seja estritamente necessário, pois isso pode gerar inconsistências.
Blocos de Registros Selecionados: Certifique-se de selecionar apenas os blocos relevantes para a exportação. Seleções desnecessárias podem sobrecarregar o arquivo e incluir informações redundantes.
Mapeamento de Contas: Um bom mapeamento é crucial para a correta interpretação dos dados pelo sistema contábil. Confirme previamente as contas contábeis do sistema para evitar divergências nos registros.

Resultado esperado

A exportação será gerada com sucesso no layout selecionado, contendo os lançamentos financeiros compatíveis com o sistema contábil utilizado.

Quando escalar

Escalone quando:

a exportação apresentar erro durante a geração;
o layout desejado não estiver disponível;
o arquivo gerado apresentar inconsistências mesmo com o mapeamento corretamente configurado.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Condomínio.
Layout/Sistema utilizado.
Período da exportação.
Print da configuração.
Arquivo exportado (quando houver).
Mensagem de erro ou descrição da falha identificada.

Regras importantes / Observações

O código (ID) do condomínio deve corresponder ao cadastro existente no sistema contábil.
O mapeamento correto das contas é indispensável para evitar divergências na importação.
Sempre revise o arquivo antes de importá-lo no sistema contábil.
Evite utilizar condomínios centralizadores quando existirem planos de contas diferentes entre os condomínios.
Selecione apenas os blocos de registros necessários para reduzir o tamanho do arquivo e evitar informações desnecessárias.

Problemas comuns e como resolver

Problema: Algumas receitas ou despesas não aparecem na exportação.
Causa provável: Os filtros utilizados ou os blocos de registros selecionados não contemplam esses lançamentos.
Ação recomendada: Revise o período e os blocos de registros antes de gerar uma nova exportação.

Dúvidas relacionadas

P: Preciso mapear todas as contas? R: As contas de receita devem ser obrigatoriamente vinculadas. Para despesas, o vínculo individual pode ser dispensado quando utilizada uma conta contábil consolidada.

P: Posso utilizar uma única conta contábil para todas as despesas? R: Sim. Basta configurar uma conta padrão para despesas consolidadas.

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