Como registrar o retorno de um malote

Visão geral

Este conteúdo detalha como "dar baixa" em um malote que foi despachado e retornou fisicamente à administradora. Confirmar o retorno finaliza o ciclo de envio no sistema, atestando que os documentos (ou cheques assinados) voltaram em segurança e dentro do prazo estipulado.

Quando usar este artigo

Sempre que o motoboy ou mensageiro retornar do condomínio trazendo a pasta de prestação de contas assinada, os cheques validados pelo síndico ou qualquer outro documento que havia sido enviado anteriormente.

Sintoma ou cenário

O motoboy acabou de chegar na administradora e devolveu a pasta física do Condomínio Flores devidamente assinada. O analista precisa entrar no sistema, localizar o registro de envio feito dias atrás e confirmar o recebimento, para que aquele pacote não fique constando como "pendente" ou "extraviado" nos relatórios de controle.

Benefício para o usuário ou operação

Controle rigoroso contra o extravio de documentos físicos sensíveis.
Limpeza e organização da tela de pendências logísticas da administradora.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu Despesas > Malotes.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Permissão de Gestão no módulo de Despesas.
O malote já deve ter sido criado e despachado no sistema anteriormente.

Causas prováveis

Recebimento diário de malotes do motoboy, conferência de devolução de cheques assinados ou arquivamento definitivo de pastas contábeis mensais.

Como fazer ou corrigir

O retorno de malotes é utilizado para registrar o recebimento de documentos enviados, como cheques ou outros comprovantes. Essa funcionalidade garante o controle e o registro digital do processo no sistema.

Para registrar o retorno de um malote, siga os passos abaixo:

Acesse Despesas > Malotes;
Vá até a aba ‘Pendentes de retorno’;
Localize o malote e passe com o mouse sobre ele;
Clique em ‘Confirmar retorno’;
Para confirmar o retorno de malotes vinculados a cheques, utilize o campo ‘Código de barras’ e informe o código gerado na cópia de cheques:

Resultado esperado

Ao confirmar os dados, o malote sairá da aba de pendentes e terá seu status atualizado para devolvido/concluído. O ciclo de transporte daquele pacote estará encerrado com sucesso.

Quando escalar

Acione o suporte técnico se você tentar confirmar o retorno, bipar o código de barras correto do cheque impresso pelo sistema, e a tela travar ou exibir erro contínuo de "Código Inválido".

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Print do erro na tela.
Número do malote e o código exato que você está tentando bipar.
ID do Condomínio.

Regras importantes / Observações

Gestão de Prazos: Monitore a aba "Pendentes de retorno" semanalmente. Malotes que ultrapassaram a data limite estipulada no envio devem ser cobrados junto ao síndico ou à transportadora para evitar perda de documentos irrevogáveis.

Problemas comuns e como resolver

Problema: Fui confirmar o retorno do cheque, mas o leitor bipou e deu erro.
Causa provável: O leitor de código de barras leu a numeração errada (ex: leu a linha digitável de um boleto que estava junto, em vez do código de controle interno do cheque gerado pelo sistema).
Ação recomendada: Preste atenção no local onde está bipando. Se o leitor estiver desconfigurado, digite manualmente a numeração impressa na cópia do cheque.

Dúvidas relacionadas

P: Dei baixa no retorno de um malote por engano, tem como desfazer?
R: Uma vez que o retorno é confirmado e fechado, o ciclo logístico é encerrado sistemicamente e não pode ser desfeito. Se foi um erro grave de controle, recomendamos criar um novo malote com as mesmas informações para espelhar a realidade do que ainda está na rua.

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