Como criar e despachar um malote

Visão geral

Este conteúdo detalha como utilizar o sistema para controlar o envio físico de documentos entre a administradora, o condomínio e fornecedores. O recurso de "Malote" gera um registro digital do pacote (com números de lacre e prazos) e emite um protocolo impresso para que o recebedor assine, garantindo que cheques ou pastas de prestação de contas não sejam extraviados.

Quando usar este artigo

Sempre que a administradora precisar enviar documentos físicos importantes (como cheques para o síndico assinar ou a pasta mensal de balancetes) via motoboy ou mensageiro, e precisar de um comprovante formal de entrega e devolução.

Sintoma ou cenário

O analista financeiro separou 3 cheques e a pasta de prestação de contas do mês passado para mandar para o síndico do Condomínio Flores. Para que o motoboy não saia sem nenhum controle, o analista usa este guia para criar um malote no sistema, vincular os cheques e imprimir a folha de protocolo de entrega que o síndico assinará.

Benefício para o usuário ou operação

Rastreabilidade total de documentos físicos.
Prevenção contra extravio de cheques e comprovantes.
Emissão de protocolos de recebimento profissionais.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu Despesas > Malotes.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Permissão de Gestão no módulo de Despesas.
Se o malote for levar cheques, esses cheques já devem ter sido emitidos e registrados previamente no financeiro do sistema.

Causas prováveis

Rotina semanal de coleta de assinaturas, envio de pastas contábeis ou trânsito de contratos físicos.

Como fazer ou corrigir

Os malotes são pacotes destinados ao envio de documentos específicos. No sistema, essa funcionalidade é usada para emitir malotes de confirmação de pagamento, especialmente para despesas pagas via cheques, e para organizar o envio e controle de documentos entre o condomínio, administradoras e fornecedores, garantindo um registro digital das movimentações.

Para criar e enviar um malote, siga os passos abaixo:

Acesse Despesas > Malotes;
Vá em ‘Novo malote’;
Selecione um dos usuários do sistema como ‘Responsável pela entrega’;
Caso o envio seja relacionado a cheques, vá na aba ‘Cheques’ e preencha os campos com as informações solicitadas. O cheque deve estar previamente lançado no sistema;
Se o malote for para envio de outros documentos, vá na aba ‘Documentos’ e preencha o nome do documento;
No campo ‘Retorna’, defina o prazo para retorno do malote, seja para cheques ou documentos;
Em ‘Outros’ informe o número do ‘Lacre de ida’ e ‘Lacre de volta’, se houver;
Após salvar, passe com o mouse sobre o malote e clique em ‘Despachar’ para emitir o protocolo de recebimento. O documento gerado deve ser enviado junto com o malote para ser assinado na entrega;
Quando o malote retornar, é necessário apenas confirmar o retorno.

Resultado esperado

O sistema registrará que o malote saiu da administradora e está em trânsito. O protocolo impresso servirá como comprovante de entrega, e o malote ficará pendente na tela do sistema aguardando o retorno na data programada.

Quando escalar

Acione o suporte técnico se, após salvar o malote, você clicar no botão "Despachar" e o PDF do protocolo não for gerado (tela em branco ou erro de timeout).

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Print do erro.
ID ou número do malote que tentou despachar.
ID do Condomínio.

Regras importantes / Observações

Conclusão do Ciclo: O processo não termina no envio. Quando o motoboy voltar com a pasta assinada pelo síndico, você deve voltar na mesma tela, localizar o malote despachado e confirmar o "Retorno" dele para fechar o ciclo no sistema.

Problemas comuns e como resolver

Problema: Estou tentando colocar um cheque no malote, mas ele não aparece na lista da aba "Cheques".
Causa provável: A despesa não foi baixada ou o cheque não foi efetivamente emitido/impresso no módulo de Contas a Pagar.
Ação recomendada: Vá até o menu de Contas a Pagar, faça o processo de emissão do cheque para aquele fornecedor e, só depois, volte à tela de Malotes para vinculá-lo.

Dúvidas relacionadas

P: Preciso usar lacres numerados obrigatoriamente?
R: Não. Os campos "Lacre de ida" e "Lacre de volta" são gerenciais e opcionais.

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