Criação de notificações de despesas no sistema

Visão geral

O recurso de notificações de despesas permite estabelecer alertas, solicitações de autorização e travas de liquidação durante o fluxo do contas a pagar. A funcionalidade atua como uma camada de conformidade, garantindo que faturas acima de certos limites ou de categorias sensíveis passem pelo crivo gerencial ou do corpo diretivo antes da liberação do pagamento.

Quando usar este artigo

Utilize este procedimento quando desejar parametrizar alertas visuais na tela ou exigir aprovações sistêmicas obrigatórias para despesas específicas, impedindo que títulos de alto valor ou de fornecedores críticos sejam liquidados sem a devida validação prévia.

Sintoma ou cenário

O administrador financeiro precisa garantir que qualquer despesa cadastrada no condomínio com valor superior a R$ 5.000,00 seja revisada pelo síndico. Para isso, ele precisa configurar uma trava no ERP que impeça o operador de gerar o agendamento bancário (remessa) dessa fatura até que a autorização formal seja registrada na plataforma.

Benefício para o usuário ou operação

Estabelece conformidade financeira ao condicionar a saída de fundos expressivos à aprovação de instâncias superiores;
Previne pagamentos indevidos ou duplicados ao forçar a revisão humana em títulos que correspondem aos critérios de risco;
Automatiza a comunicação de gestão, disparando alertas diretamente na tela do operador sem depender de mensagens paralelas ou fluxos lentos de e-mail.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu lateral navegando em Despesas > Notificações de despesas.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Aviso e/ou autorização de pagamento - Alteração (1543) e Alçada de autorização de despesa - Alteração (1541) caso necessite gerir os aprovadores.
Recursos Sistêmicos: Módulo financeiro habilitado e os usuários que farão o papel de aprovadores já devidamente cadastrados nas configurações de Alçada do condomínio.
Insumos e Dados Técnicos: Parâmetros claros definidos para a regra, como o valor de piso/teto do bloqueio, o número de assinaturas exigidas e as datas de vigência exatas da trava.

Causas prováveis

Eleição de um novo corpo diretivo que institui regras mais rígidas para aprovação de contas ou a implantação de um novo fluxo operacional na administradora visando blindar o setor de contas a pagar contra fraudes internas.

Como fazer ou corrigir

Acesse o sistema e vá ao menu lateral esquerdo em Despesas > Notificações de Despesas;
Na tela de notificações, clique na opção 'Novo aviso';
Selecione se o aviso/bloqueio será apenas para o condomínio atual ou para todos os condomínios;
Em 'Ação', defina o que deseja fazer com o aviso/bloqueio:
- Apenas notificar: notifica o usuário em tela;
- Solicitar autorização e notificar: solicita autorização dos usuários cadastrados em 'Alçadas de autorizações' e notifica o usuário;
- Bloquear liquidação e notificar: bloqueia a ação até que haja autorização;
- Caso escolha as opções que solicitam autorização, preencha o campo 'Quantas pessoas devem autorizar';
Para aplicar regras, utilize as variações no valor da despesa;
Expanda a aba 'Vigência' e adicione a 'Data de Início' e 'Data de Término';
Clique em 'Próximo' e, se desejar, adicione um aviso complementar antes de clicar em 'Salvar'.

Resultado esperado

A nova notificação constará na lista de regras ativas. A partir do momento da gravação, toda nova despesa inserida no sistema que atingir os critérios configurados (valor ou período) sofrerá a ação definida, gerando o alerta ou bloqueando a saída de caixa até a revisão formal.

Quando escalar

Escale o caso para a equipe técnica de Suporte se, após preencher todos os campos da notificação e salvar com sucesso, a plataforma ignorar a regra e permitir a liquidação direta de uma fatura que claramente atende aos critérios do bloqueio, ou se o botão de prosseguir (Próximo) ficar permanentemente inativo ao tentar criar a regra.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome da licença;
Nome e CNPJ do condomínio afetado;
O ID numérico da notificação criada (ou captura de tela mostrando todas as regras nela configuradas);
O ID numérico da despesa que furou a trava;
Captura de tela evidenciando o status liquidado/remetido da despesa que não deveria ter passado sem autorização.

Regras importantes / Observações

Ao estipular a cota no campo "Quantas pessoas devem autorizar", verifique impreterivelmente se o menu de Alçadas de autorizações deste condomínio possui essa mesma quantidade de usuários cadastrados e ativos. Se você configurar a notificação exigindo 2 aprovações, mas o condomínio tiver apenas 1 pessoa na alçada, os pagamentos ficarão travados definitivamente por impossibilidade sistêmica de atingir a cota.

Problemas comuns e como resolver

Problema: A notificação está criada, mas o assistente conseguiu baixar um boleto de alto valor sem receber nenhuma tela de alerta hoje.
Causa provável: O vencimento (ou inclusão) da fatura em questão não pertence à janela de vigência inserida na regra, ou a regra foi cadastrada para um condomínio isolado diferente.
Ação recomendada: Acesse a tela de notificações, edite o aviso criado e revise criteriosamente as abas de "Condições" e "Vigência". Ajuste as datas limite ou os valores de filtro e realize um novo teste de despesa.

Dúvidas relacionadas

P: O que acontece quando a "Data de Término" cadastrada na aba de vigência é ultrapassada?
R: A configuração se torna obsoleta de forma automática. As novas faturas lançadas um dia após a data de término não sofrerão nenhum bloqueio ou solicitação de autorização.

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