Como gerenciar os aprovadores na alçada de autorização

Visão geral

A alçada de autorização define a hierarquia de usuários responsáveis por analisar, aprovar ou rejeitar o fluxo de contas a pagar. A configuração permite atribuir esse poder de veto a diretores financeiros, síndicos ou gerentes, impedindo que os pagamentos sejam liquidados pela operação sem o aval prévio e auditável de um supervisor.

Quando usar este artigo

Utilize este procedimento sempre que houver mudanças no quadro de gestores do setor financeiro ou na troca de diretoria do condomínio, sendo necessário adicionar ou remover um usuário da lista oficial de aprovadores de pagamentos.

Sintoma ou cenário

Um novo síndico ou gerente financeiro assumiu a responsabilidade pelo condomínio e precisa validar as contas da semana, mas a plataforma não exibe a fila de aprovação para a conta dele. O operador precisa inseri-lo na listagem de alçadas ativas para que ele ganhe o acesso para liberar ou rejeitar as despesas pendentes.

Benefício para o usuário ou operação

Restringe a saída financeira do condomínio apenas a usuários de confiança pré-configurados;
Impede o pagamento acidental ou indevido de faturas ao impor uma camada técnica de validação sobre o operador que lança a nota fiscal;
Estabelece um registro de auditoria inquestionável atrelando cada aprovação de despesa ao login exato de quem autorizou a liquidação.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu lateral navegando em Despesas > Notificações de Despesas e selecione a aba superior Alçadas de autorizações.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Alçada de autorização de despesa - Alteração (1541).
Recursos Sistêmicos: Módulo financeiro e rotina de fluxo de aprovação de despesas ativados na plataforma.
Insumos e Dados Técnicos: O usuário que será promovido a aprovador precisa possuir um login ativo na base de dados da administradora ou do condomínio-alvo.

Causas prováveis

Transição de mandato de síndico e conselheiros fiscais, contratação de novos diretores na administradora, ou revogação imediata de acessos para gestores desligados que faziam parte da cadeia de pagamentos.

Como fazer ou corrigir

Para incluir um novo aprovador na cadeia de faturas:

Acesse o menu lateral Despesas > Notificações de Despesas;
No canto superior da tela, clique no botão Alçadas de autorizações;
Para incluir um gestor, clique no botão Novo aprovador;
Na tela de pesquisa exibida, busque e selecione o usuário desejado na listagem de acessos ativos;
Defina os limites e as regras de alcance (ex: autoridade para aprovar todas as faturas ou apenas a partir de um valor X);
Clique no botão Salvar para registrar o acesso.

(Nota: Para remover um aprovador, basta localizá-lo na listagem inicial de alçadas, clicar nas opções de sua respectiva linha e efetuar ou exclusão).

Resultado esperado

O usuário selecionado constará na matriz de aprovação e sua conta receberá as notificações e o painel dedicado para revisar a fila de despesas do condomínio, concedendo-lhe autonomia total para aplicar o visto de liberação ou vetar e rejeitar faturas indevidas.

Quando escalar

Escale o caso para a equipe de Suporte se o usuário foi corretamente inserido na alçada, as despesas testadas não excedem a configuração do teto de valor dele, mas a conta deste gestor persiste recebendo uma tela de "Acesso negado" ao clicar no botão de autorizar o título.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome da licença (administradora) e nome do condomínio afetado;
O nome e o e-mail (login) do usuário aprovador que não consegue autorizar o pagamento;
O ID numérico da despesa (ID a pagar) que encontra-se travada na fila;
Captura de tela atestando que o usuário está cadastrado na tela de "Alçadas de autorizações";
Captura de tela evidenciando o bloqueio gerado ao clicar em aprovar.

Regras importantes / Observações

A autoridade de aprovação é rastreável, personalíssima e intransferível. Por isso, a plataforma veda a adição de endereços de e-mail externos ou de pessoas físicas não cadastradas na base. Qualquer aprovador deve, obrigatoriamente, ser um usuário logado validado pelo sistema.

Problemas comuns e como resolver

Problema: Não consigo adicionar um aprovador.
Causa provável: Você não possui a permissão necessária no sistema para executar a ação.
Ação recomendada: Solicite a um perfil Administrativo da licença para que seja possível executar o passo a passo.

Dúvidas relacionadas

P: O que acontece se a despesa estiver aguardando aprovação e o gestor configurado na alçada demorar muitos dias para liberar?
R: O título permanecerá congelado na fila.

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