Como enviar a EFD-Reinf?

Visão geral

A EFD-Reinf é o módulo do SPED responsável por centralizar as informações sobre retenções na fonte, como INSS, PIS, COFINS, CSLL e IRRF. A rotina de envio no sistema coleta as despesas provisionadas com impostos, converte os dados no formato exigido pela Receita Federal e transmite os lotes para o portal e-CAC.

Quando usar este artigo

Utilize este procedimento mensalmente para transmitir os eventos de retenção fiscal (famílias R-2000 e R-4000), conferir o status de processamento dos lotes e comandar o fechamento definitivo da competência perante a Receita Federal.

Sintoma ou cenário

O operador fiscal encerrou os lançamentos do mês anterior e precisa transmitir a EFD-Reinf dos condomínios da administradora. Ele acessa a tela de retenções, mas precisa saber como selecionar os prédios com movimento pendente, disparar a carga em lote para o governo e checar se não houve erros de processamento.

Benefício para o usuário ou operação

Centraliza e automatiza a transmissão dos impostos federais retidos na fonte sem a necessidade de digitação manual no e-CAC;
Permite a validação de erros estruturais retornados pela Receita na própria tela do sistema antes da emissão das guias;
Garante a conformidade fiscal do condomínio e evita penalidades por atraso no fechamento da apuração (evento R-4099/R-2099).

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu lateral navegando em Despesas > EFD-Reinf.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: EFD-Reinf - Alteração (1391) e EFD-Reinf - Consulta (1390).
Recursos Sistêmicos: Certificado Digital (A1 ou procuração) configurado e ativo no sistema para assinatura dos eventos.
Insumos e Dados Técnicos: Garantir que todas as despesas com retenção sujeitas à declaração no mês base já foram lançadas e (se aplicável) devidamente liquidadas no contas a pagar.

Causas prováveis

Fechamento do ciclo mensal contábil e fiscal da administradora, necessidade de corrigir informações enviadas anteriormente, ou exigência de fechamento do portal e-CAC para habilitar a geração das guias DARF e DARF Numerado (DCTFWeb).

Como fazer ou corrigir

Acesse Despesas > EFD-Reinf;
Inicialmente, serão exibidos os condomínios que possuem movimento no evento R-2010 (INSS) com status Pendente na competência do mês anterior;
Caso queira, clique no ícone para filtrar por evento (R-2010 ou R-4020), status ou condomínio para envio;
Na listagem exibida, passe o mouse sobre o condomínio e clique no ícone para visualizar a relação de impostos que serão enviados;
Para fazer o envio e fechamento em lote, clique em 'Processar em lote' e selecione a opção de Envio ou Fechamento dos condomínios pendentes;
Para envio individual, passe o mouse sobre o condomínio e clique em 'Enviar EFD-Reinf';
Para enviar condomínios específicos, selecione os condomínios na listagem exibida e clique em 'Enviar EFD-Reinf' no final da tela;
Após o envio, o sistema realizará uma consulta no e-CAC. Em caso de erros, clique em 'Ver erros' para verificar as inconsistências identificadas:

Resultado esperado

Os lotes tributários serão recebidos e assinados pela base do governo, e a tela do sistema atualizará o status final da competência para Fechado, habilitando a confissão da dívida e a consequente geração da guia consolidada de impostos na DCTFWeb.

Quando escalar

Escale o caso para a equipe de Suporte (Nível 2 Fiscal) se os condomínios forem transmitidos, mas o fechamento não puder ser processado de forma alguma devido ao evento retornar com mensagens de erro genéricas de comunicação ou se houver travamento fatal com recusa injustificada do certificado digital da administradora.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome da licença (administradora) e nome do condomínio afetado;
A competência de apuração e os eventos exatos envolvidos (R-2010, R-4020, etc.);
ID numérico de alguma despesa de retenção que esteja apresentando recusa na leitura da mensageria;
Captura de tela com a íntegra das mensagens apresentadas ao clicar no botão "Ver erros" no sistema;
Captura de tela de consulta no portal e-CAC oficial (se o acesso for possível) atestando se a informação caiu ou não no banco de dados da Receita.

Regras importantes / Observações

Pagamentos parcelados possuem tratamento estrito pela Receita. Se a despesa de prestação de serviços tributada for dividida em várias faturas (parcelas), a declaração e o envio dos impostos devidos daquela nota serão executados integralmente e de uma só vez na competência do mês em que a primeira parcela for liquidada.

Problemas comuns e como resolver

Problema: Cadastrei uma nota fiscal com retenção de COFINS para um condomínio ontem, mas o nome dele não aparece na lista de pendentes da EFD-Reinf de jeito nenhum.
Causa provável: Ao contrário do INSS, a métrica de declaração da série R-4000 exige o efetivo pagamento. A despesa no contas a pagar foi provisionada, mas o operador esqueceu de efetuar a baixa/liquidação financeira no sistema.
Ação recomendada: Acesse o contas a pagar do condomínio, localize a despesa primária, execute a rotina de liquidação e retorne à tela da EFD-Reinf.

Dúvidas relacionadas

P: Posso enviar o fechamento de apenas um dos eventos (INSS) e deixar o PIS/COFINS aberto para mandar depois?
R: Sim e não. Os módulos R-2000 (INSS) e R-4000 (Impostos de Renda e Contribuições) são declarados por blocos independentes na Receita e possuem fechamentos separados (R-2099 e R-4099). Você pode fechar o bloco 2000 hoje e o 4000 amanhã, mas todos deverão ser estritamente selados antes do prazo limite do mês.

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