Como inserir o certificado digital A1 da filial

Visão geral

A configuração de filiais permite centralizar a gestão tributária de condomínios sob um mesmo guarda-chuva estrutural. O vínculo do certificado digital A1 na filial possibilita que a administradora utilize uma única assinatura eletrônica para transmitir os eventos da EFD-Reinf de todos os condomínios pertencentes àquele grupo, dispensando upload de assinaturas por CNPJ individual de condomínio.

Quando usar este artigo

Utilize este procedimento quando assumir uma nova carteira de condomínios centralizada em uma filial e precisar cadastrar ou atualizar o certificado digital para habilitar o envio em lote das retenções fiscais para o governo.

Sintoma ou cenário

A administradora realiza a gestão tributária de forma descentralizada através de filiais. No momento de transmitir as retenções do mês para a Receita Federal, a tela da EFD-Reinf bloqueia o envio acusando ausência de certificado digital, indicando que a configuração de herança da assinatura da filial não foi ativada.

Benefício para o usuário ou operação

Dispensa o cadastro manual e repetitivo de certificados individuais para cada novo condomínio da carteira;
Simplifica a renovação anual da assinatura eletrônica, exigindo a atualização do arquivo em um único local para todo o grupo;
Assegura que todas as transmissões da EFD-Reinf vinculadas àquele grupo sejam autenticadas pelo CNPJ correto da filial perante o e-CAC.

Onde acessar / contexto de uso

O upload ocorre acessando o menu no canto superior direito da tela principal em Dados da administradora. O espelhamento (herança) da assinatura é feito navegando em Condomínio > Dados do condomínio.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Acesso Administrativo (1000) e Condominio - Alteração (1011).
Recursos Sistêmicos: Módulo de EFD-Reinf ativado, filial devidamente criada no sistema e o condomínio pertencente ao grupo atrelado a essa filial.
Insumos e Dados Técnicos: O arquivo original do certificado digital modelo A1 (extensão .pfx), a senha de instalação válida e o CNPJ da assinatura sendo idêntico ao CNPJ da filial. O CNPJ da filial também já deve possuir registro prévio no portal e-CAC.

Causas prováveis

Vencimento anual da chave pública do certificado da filial ou a implantação de um novo condomínio na base do ERP que necessita ser englobado no guarda-chuva de declarações tributárias da matriz correspondente.

Como fazer ou corrigir

1. Inserir certificado na filial

O certificado digital A1 é utilizado para a transmissão das informações de retenções para a EFD-Reinf.

Agora é possível cadastrar um certificado digital diretamente na filial, permitindo que todos os condomínios vinculados a ela utilizem esse certificado nas transmissões, sem a necessidade de cadastrar um certificado individual para cada condomínio.

Clique no canto superior direito (Usuário) e selecione Dados da administradora.
Acesse a aba Filiais.
Localize a filial desejada e clique em Editar.
Ao final da tela, na seção Certificado digital, clique em Enviar certificado.
Selecione o arquivo do certificado digital.
Informe a senha do certificado.
Clique em Enviar.

2. Configurar condomínio para usar o certificado da filial

Acesse Condomínio > Dados do condomínio.
No canto superior direito, clique em Certificado Digital A1.
Em Certificado para transmissão da EFD-Reinf, selecione a opção Usar o da filial.
Confirme a alteração na janela exibida.

3. Substituir certificado já cadastrado

Acesse a filial desejada.
Localize a seção Certificado digital.
Clique em Substituir certificado.
Selecione o novo arquivo e informe a senha correspondente.

Resultado esperado

O arquivo A1 passará a compor a base criptográfica da filial. O condomínio espelhará essa configuração com sucesso, viabilizando que as próximas transmissões dos eventos R-1000, R-2010 ou R-4020 sejam absorvidas pela base do governo federal.

Quando escalar

Escale o caso para a equipe técnica de Suporte se os pré-requisitos estiverem integralmente cumpridos, mas o botão "Usar o da filial" não aparecer no cadastro do condomínio; ou se a plataforma rejeitar o anexo do arquivo A1 com uma mensagem de divergência, mesmo o CNPJ do arquivo sendo matemática e juridicamente idêntico ao da filial.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome da licença (administradora);
Nome e CNPJ do condomínio afetado;
Nome da filial cadastrada e seu CNPJ;
CNPJ extraído do certificado digital A1 que se tenta importar;
Captura de tela demonstrando o erro exato retornado no ato da seleção do arquivo ou na tentativa de ativar a opção pelo condomínio.

Regras importantes / Observações

A visibilidade da opção "Usar o da filial" depende de dois fatores estruturais inegociáveis: a filial precisa possuir um certificado salvo ativo e o condomínio precisa estar formalmente agrupado (via Grupo de condomínios) àquela filial. Sem esses fatores, a opção permanecerá oculta para o operador.

Problemas comuns e como resolver

Problema: A opção "Usar o da filial" não está aparecendo na tela de certificado do condomínio de jeito nenhum.
Causa provável: Quebra no vínculo estrutural. O condomínio está solto na base ou agrupado em uma filial divergente que não possui assinatura configurada.
Ação recomendada: Acesse o menu de gerenciamento de grupos de condomínios, garanta que o CNPJ do condomínio alvo foi inserido na listagem do grupo pertencente à filial correta e verifique se o anexo .pfx está ativo na aba "Dados da administradora".

Dúvidas relacionadas

P: Consigo cadastrar um certificado modelo A3 (cartão ou pendrive) nessa mesma tela da filial?
R: Não. A estrutura de comunicação via Web Service do ERP com os servidores da Receita Federal demanda processos assíncronos que dependem exclusivamente de certificados em arquivo digital (modelo A1).

P: A tela na aba filiais exibe apenas o botão "Enviar certificado" e o botão "Substituir" sumiu. Isso é um erro do sistema?
R: Não. O sistema oculta o botão de substituir sempre que o repositório da filial estiver vazio (seja no primeiro uso, seja porque o certificado antigo venceu e o próprio sistema ou o usuário o expurgou da base).

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