Como gerenciar um grupo de condomínio de filial

Visão geral

Este artigo orienta sobre o processo de criação e gerenciamento de grupos de condomínio estruturados por filiais no sistema. O procedimento detalha o vínculo entre os dados da administradora e entidades parceiras ou fornecedoras cadastradas na plataforma.

Quando usar este artigo

Utilize este guia sempre que a administradora de condomínios possuir ramificações, escritórios regionais ou unidades de atendimento distintas (filiais) e necessitar segmentar de acordo com essas respectivas unidades operacionais.

Sintoma ou cenário

A administradora expandiu sua operação ou se organizou em diferentes filiais e precisa criar agrupamentos sistêmicos automáticos para que cada condomínio responda diretamente à sua respectiva regional de atendimento e faturamento.

Benefício para o usuário ou operação

O sistema gera o grupo de condomínios do tipo filial de forma automática ao consolidar o cadastro.
Permite organizar e auditar a carteira de clientes de acordo com a responsabilidade de cada escritório regional.
Vincula a estrutura da filial à ficha do fornecedor correspondente, garantindo a integridade dos lançamentos.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse Menu do usuário > Dados da administradora > Filiais.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: É necessário possuir permissões de visualização e edição de Dados da administradora.
Recursos Sistêmicos: Função presente independente do plano contratado.
Insumos e Dados Técnicos: Cadastro prévio do Fornecedor correspondente à filial (com CNPJ, Razão Social e endereço devidamente validados).

Causas prováveis

Abertura de novas frentes de atendimento, reorganização societária da administradora ou necessidade de isolar a prestação de contas por divisões operacionais específicas.

Como fazer ou corrigir

Navegue até o Menu do Usuário e selecione a opção 'Dados da administradora':
Localize e clique na aba intitulada 'Filiais';
Selecione 'Cadastrar nova filial';
Faça o vínculo da filial a um fornecedor que já esteja devidamente cadastrado na licença:
Salve o formulário.

Resultado esperado

Ao concluir os passos, a filial será devidamente criada. Um novo grupo de condomínios do tipo filial será gerado,, possibilitando a alocação e gerenciamento de condomínios dentro do novo escopo territorial ou administrativo com total transparência.

Quando escalar

Caso a aba de filiais não salve as alterações, se o sistema falhar em criar o grupo de condomínios automático correspondente após o vínculo com o fornecedor ou se ocorrerem travamentos ao carregar a listagem de fornecedores.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Licença.
Print completo do formulário preenchido exibindo o erro na aba de Filiais.
Nome do Fornecedor que está sendo utilizado no vínculo cadastral.

Regras importantes / Observações

Utilize o grupo padrão Matriz para condomínios que não pertencem a nenhuma filial.
O sistema depende da existência prévia do fornecedor. Não é possível cadastrar uma filial se o CNPJ dela não constar primeiro no cadastro de fornecedores.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O fornecedor desejado não aparece na busca do campo de filiais.
Causa provável: O fornecedor não foi cadastrado no sistema ou seu status está parametrizado como "Inativo".
Ação recomendada: Acesse a aba de Fornecedores, verifique se a empresa está ativa e com os dados salvos corretamente antes de refazer a operação.

Dúvidas relacionadas

P: Posso transformar um grupo de condomínio comum (gerencial) em um grupo do tipo Filial? R: Não diretamente. Os grupos comuns criados na tela de "Grupos de Condomínio" servem apenas para filtros operacionais internos. Para obter um grupo a partir de uma Filial, o fluxo correto exige obrigatoriamente o cadastro através da aba Filiais dentro dos Dados da Administradora, conforme detalhado nesse artigo.

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