Como registrar uma ocorrência?

Visão geral

O registro de ocorrências é a ferramenta utilizada para documentar incidentes, infrações às regras do condomínio ou avisos formais direcionados a uma unidade. O sistema permite padronizar as notificações, anexar provas (dependendo do plano) e escolher exatamente quais partes envolvidas (proprietário, inquilino ou ambos) receberão a advertência.

Quando usar este artigo

Utilize este guia sempre que precisar documentar formalmente uma quebra de regimento interno (como barulho, uso indevido de garagem ou danos ao patrimônio) e necessitar disparar uma notificação ou advertência oficial para os responsáveis pela unidade.

Sintoma ou cenário

O síndico relatou que o morador do apartamento 102 realizou uma mudança fora do horário permitido. A administradora precisa registrar essa infração no histórico da unidade e enviar uma carta de advertência formal por e-mail para o inquilino e para o proprietário do imóvel.

Benefício para o usuário ou operação

Centraliza o histórico de infrações e comportamentos, facilitando a aplicação de multas reincidentes;
Automatiza a comunicação, enviando notificações diretas por e-mail com base em modelos pré-aprovados;
Mantém o controle legal e a transparência na gestão disciplinar do condomínio.

Onde acessar / contexto de uso

Existem dois caminhos para acessar esta rotina:

Pelo menu geral: Acesse Condomínio > Ocorrências > Nova ocorrência.
Pelo cadastro: Acesse Condomínio > Unidades > Selecione a unidade > Ocorrências > Nova ocorrência.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Permissão de Escrita/Gestão no módulo de Ocorrências (1071 ou 1000).
Recursos Sistêmicos: Módulo ativo. Para a utilização da função "Anexar" (inserir fotos ou documentos), é obrigatório possuir o plano Enterprise I ou superior.
Insumos e Dados Técnicos: O número da unidade infratora, os detalhes do ocorrido e eventuais arquivos comprobatórios (fotos, relatos da portaria).

Causas prováveis

Necessidade de aplicação de advertências disciplinares, registro de reclamações entre vizinhos ou documentação de avarias nas áreas comuns causadas por moradores.

Como fazer ou corrigir

Acesse: Condomínio > Ocorrências > Nova ocorrência;
Informe o ‘Tipo de ocorrência’ (Não é possível cadastrar novos tipos de ocorrência, apenas editar as sugestões de notificação);
No campo ‘Ocorrência’, selecione um dos modelos cadastrados para o tipo escolhido ou vá em ‘Editar sugestões’ para criar novos modelos:
Em ‘Notificar’ selecione o contato que será notificado sobre a ocorrência: Não notificar; Inquilino; Proprietário; Ambos: - Selecionando a opção ‘Não notificar’, basta ‘Salvar’ para finalizar o registro da ocorrência;
Se desejar, clique na opção ‘Anexar’, localize arquivos complementares em sua máquina e anexe-os à ocorrência (Recurso disponível a partir do plano Enterprise I ou superior);
Clique em ‘Próximo’ para editar o modelo de notificação;
Se desejar que o morador também receba a notificação via e-mail, marque a opção ‘Notificar por e-mail’;
Realize as edições no modelo de texto, se necessário;
Clique em ‘Salvar’.

Registrar a ocorrência pela unidade:

Acesse: Condomínio > Unidades > Selecione a unidade desejada > Ocorrências > Nova ocorrência:

Resultado esperado

A ocorrência ficará gravada permanentemente no prontuário da unidade infratora. Caso a opção de envio por e-mail tenha sido ativada, os contatos selecionados receberão a notificação oficial em suas caixas de entrada.

Quando escalar

O usuário possuir o plano Enterprise I ou superior, mas o botão "Anexar" não aparecer na tela, ou o sistema travar ao tentar avançar ("Próximo") mesmo com todos os dados preenchidos corretamente.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

ID do condomínio e número da unidade afetada;
O plano atual contratado pela administradora;
Captura de tela evidenciando o sumiço do botão de anexo ou o erro impeditivo no salvamento.

Regras importantes / Observações

Mantenha os registros sempre objetivos e baseados em fatos ou provas. Como esses documentos podem ser utilizados em esferas judiciais ou cobranças de multas, a precisão das informações e o uso adequado dos modelos de texto são fundamentais.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O operador tenta anexar uma foto da infração, mas não encontra o botão "Anexar" na tela.
Causa provável: A administradora utiliza um plano básico/intermediário que não contempla armazenamento de arquivos em ocorrências.
Ação recomendada: Verifique a viabilidade de upgrade para o plano Enterprise I ou registre a ocorrência apenas em texto, mantendo as provas arquivadas externamente na administradora.

Dúvidas relacionadas

P: Como conferir se a ação em ‘Como registrar uma ocorrência?’ foi validada e o e-mail realmente saiu?
R: Consulte o histórico interno da unidade para ver a ocorrência salva e verifique a fila de e-mails/logs de auditoria do sistema para confirmar o disparo da mensagem aos contatos.

P: Restrições de acesso implicam no salvamento dessa rotina?
R: Sim. Apenas perfis com atributo de Gestão conseguem consolidar o registro de uma infração; caso contrário, a tela servirá apenas para leitura e os botões de ação aparecerão bloqueados.

Palavras-chave de busca

registrar ocorrência, notificar morador, advertência condomínio, multa infração, enviar aviso proprietário, nova ocorrência, anexar prova barulho, histórico de advertências