Como utilizar a Inteligência Artificial para otimizar o registro de ocorrências do condomínio

Visão geral

A Inteligência Artificial (IA) no registro de ocorrências analisa o relato informal do operador, varre automaticamente o arquivo do Regimento Interno do condomínio e redige a notificação formal, apontando com exatidão qual artigo foi infringido. O recurso moderniza o fluxo disciplinar, substituindo a busca manual por regras por uma redação automatizada e precisa.

Quando usar este artigo

Utilize este guia para habilitar e operar o assistente de IA sempre que a administradora desejar agilizar a emissão de advertências e multas, delegando ao sistema o trabalho de localizar a base legal da infração cometida pelo condômino.

Sintoma ou cenário

O zelador relatou que o morador do apartamento 301 deixou lixo no corredor. O operador da administradora não sabe de cor qual artigo do regimento fala sobre descarte de lixo. Em vez de ler todo o documento, ele quer apenas digitar "lixo no corredor" e deixar que a IA monte a carta de advertência formal citando a regra correta.

Benefício para o usuário ou operação

Zera o tempo gasto pesquisando artigos e parágrafos em PDFs extensos;
Redige notificações formais, educadas e com embasamento legal em segundos;
Eleva a eficiência operacional, mantendo a consistência e a padronização das comunicações.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu lateral Condomínio > Ocorrências.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Permissão de Escrita/Gestão no módulo de Ocorrências (1071 ou 1000).
Recursos Sistêmicos: Exclusivo para clientes com planos Enterprise ou superior.
Insumos e Dados Técnicos: O arquivo do Regimento Interno do condomínio deve estar obrigatoriamente carregado no sistema (via Condomínio > Dados do condomínio).

Causas prováveis

Modernização da gestão do condomínio, alto volume de infrações mensais que sobrecarregam a equipe ou necessidade de melhorar o embasamento legal das advertências para evitar contestações.

Como fazer ou corrigir

A utilização de Inteligência Artificial no registro de ocorrências automatiza a identificação dos artigos do Regimento Interno (Regulamento) relacionados a infrações, tornando o processo mais ágil e preciso. Com essa ferramenta, o tempo e o esforço dos funcionários são reduzidos, enquanto a eficiência operacional e a precisão das notificações aumentam.

Importante: essa funcionalidade está disponível exclusivamente para clientes com planos Enterprise e superiores.

1. Ativação da ferramenta

Para utilizar essa funcionalidade, o Regimento Interno do condomínio precisa estar carregado em Condomínio > Dados do condomínio. Para mais detalhes sobre o upload do regimento interno, clique aqui.

Após o carregamento, ative a ferramenta em Condomínio > Ocorrências > Configurações:

Importante: neste momento, apenas o documento carregado no espaço de “Regimento interno” será utilizado pela Inteligência Artificial para extração das informações.

Importante²: ao ativar essa funcionalidade, o modelo tradicional de registro de ocorrências será substituído pelo modelo com Inteligência Artificial. Se você desejar retornar ao modelo anterior, isso pode ser feito a qualquer momento: basta desativar a funcionalidade na opção acima.

2. Como registrar ocorrências utilizando IA

Acesse Condomínio > Ocorrências > Nova ocorrência.
No campo Descreva a ocorrência, forneça o máximo de detalhes sobre o ocorrido e descreva a infração cometida pela unidade.
Em Notificar, defina se deseja que a ocorrência seja apresentada na Área do Condômino e escolha os destinatários da notificação.

Com base nas informações fornecidas, a Inteligência Artificial consultará o Regimento Interno do condomínio e gerará automaticamente uma notificação de ocorrência, incluindo o artigo infringido, quando este for identificado.

Importante: quanto mais detalhes forem fornecidos à IA, maior a probabilidade de ela identificar corretamente o artigo do Regimento Interno. Caso a IA não identifique o artigo, retorne ao campo Descreva a ocorrência e forneça mais informações sobre a infração cometida.

3. Verificação do artigo identificado

Caso queira conferir o artigo identificado pela IA, clique em Ver regimento interno, função localizada acima do texto de notificação.

Após o texto ser gerado, é possível editar o conteúdo no editor de texto, incluindo variáveis adicionais ou aplicando formatações, como negrito e itálico, conforme necessário.

Resultado esperado

O sistema registrará a infração no histórico da unidade e enviará uma notificação elegante, precisa e amparada pelo regimento interno aos envolvidos, automatizando um processo que antes exigiria pesquisa e digitação manual.

Quando escalar

O sistema possuir o Regimento Interno carregado corretamente, mas a tela de IA acusar falha de leitura de documento ("Documento não encontrado"), ou o processamento do texto da IA ficar carregando infinitamente sem retornar a redação.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

ID do condomínio;
O texto exato que o operador digitou no campo "Descreva a ocorrência";
Captura de tela inteira evidenciando o erro de processamento da Inteligência Artificial.

Regras importantes / Observações

Quanto mais detalhes forem fornecidos à IA no relato inicial (horário, ação exata, local do condomínio), maior será a precisão na localização do artigo. Relatos muito curtos como "barulho" podem gerar respostas genéricas ou a falha na identificação da regra específica.

Problemas comuns e como resolver

Problema: A IA retornou uma mensagem informando que não conseguiu identificar nenhum artigo correspondente àquela infração.
Causa provável: O relato fornecido no campo de descrição foi muito breve, vago, ou a infração relatada realmente não possui nenhuma menção no Regimento Interno anexado.
Ação recomendada: Retorne ao campo "Descreva a ocorrência", enriqueça o relato com mais contexto ou palavras-chave e processe novamente. Se ainda assim falhar, verifique se a regra consta na Convenção em vez do Regimento.

Dúvidas relacionadas

P: Consigo voltar para a tela antiga de ocorrências onde eu mesmo escolhia o modelo de texto?
R: Sim. Basta acessar Condomínio > Ocorrências > Configurações e desativar o uso da Inteligência Artificial. O sistema retornará ao modelo tradicional de seleção manual instantaneamente.

Palavras-chave de busca

IA ocorrências, inteligência artificial notificação, automatizar advertência, achar artigo regimento, redigir multa IA, assistente ocorrência condomínio, notificação inteligente