Conta Digital Conta Superlógica - Alterações em despesas liquidadas

Visão geral

Quando uma despesa é paga (liquidada) através da Conta Digital, os dados críticos da transação bancária (como o valor debitado e o recebedor real) são travados por segurança. No entanto, o sistema permite que você edite informações gerenciais e contábeis dessa despesa (como o Fornecedor, a Categoria/Apropriação e as Retenções de impostos) para corrigir lançamentos e garantir que o balancete do condomínio fique impecável.

Quando usar este artigo

Utilize este guia sempre que você identificar uma despesa que já foi debitada da conta do condomínio, mas que foi lançada com a classificação contábil errada, atrelada ao fornecedor incorreto no sistema, ou quando o operador esqueceu de lançar os impostos retidos na fonte.

Sintoma ou cenário

A administradora pagou a nota fiscal da manutenção do elevador, mas o operador lançou a despesa acidentalmente na categoria "Água e Esgoto". O pagamento foi processado com sucesso pelo banco. Agora, o síndico está questionando o balancete. O operador precisa acessar essa despesa já paga e mudar a categoria dela para "Manutenção de Elevadores" sem cancelar o pagamento.

Benefício para o usuário ou operação

• Permite a correção rápida de balancetes sem a necessidade de estornar pagamentos reais;

• Garante que o histórico financeiro e fiscal do condomínio fique preciso;

• Evita retrabalho e dá autonomia ao departamento contábil da administradora.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu lateral Despesas > Pagas.

Pré-requisitos (Antes de começar)

• Perfil Exato: Permissões de Escrita/Gestão no módulo Financeiro.

• Recursos Sistêmicos: A despesa deve estar com o status de "Liquidada" pela Conta Digital.

• Insumos e Dados Técnicos: Ter clareza sobre qual é a categoria correta, fornecedor ou o valor do imposto que precisa ser ajustado.

Causas prováveis

Erros humanos de digitação no momento da criação da despesa, pressa no fechamento de malotes ou notas fiscais que chegaram com informações tributárias incompletas.

Como fazer ou corrigir

Regra de negócio: Como o valor já saiu da conta, o campo "Favorecido" (quem efetivamente recebeu o dinheiro na conta bancária) e o "Valor" total debitado não podem ser alterados. Você só ajustará como essa despesa aparece nos relatórios do sistema.

Localize a despesa liquidada, clique no ícone de Lupa (Detalhes) e escolha a edição desejada:

1. Para editar o Fornecedor (Nome Fantasia/Cadastro):

• Na tela de detalhamento, clique no botão "Editar";

• Apague os dados do campo "Fornecedor";

• Digite e busque pelo fornecedor correto já cadastrado no sistema;

• Clique em Salvar.
  
  

2. Para editar a Apropriação/Categoria (Plano de Contas):

• Na tela de detalhamento, role até a seção de "Apropriações";

• Clique no ícone de lixeira para excluir a categoria errada atual;

• O campo ficará em branco. Selecione a categoria correta na lista suspensa;

• Atenção: Se precisar dividir o valor em duas categorias, clique em "Mais um". A soma dos valores de todas as categorias deve ser exatamente igual ao valor total pago na despesa.

• Salve as alterações.
  
  

3. Para incluir Retenções (Impostos esquecidos):

• Na tela de detalhamento, acesse o campo de "Retenções" e selecione o imposto desejado (ex: INSS, ISS, IRRF);

• Aponte a data de vencimento desta guia de retenção e o valor do imposto;

• Importante: Deixe a caixa de seleção "Reter imposto" DESMARCADA. Como a despesa já foi paga no valor cheio, o sistema não tem mais como "segurar/abater" esse dinheiro. Apenas lançaremos a obrigação tributária.

• Caso necessite de mais retenções na mesma nota, clique em "Mais um" e preencha. Salve no final.
  
  

(Observação: Você também pode alterar livremente a "Data do documento" e o "Número do documento/NF" clicando em Editar na tela principal do detalhamento).

Resultado esperado

Ao salvar, o sistema atualizará a despesa imediatamente. Os balancetes (como o 015A e 020A) e relatórios de prestação de contas passarão a exibir a despesa classificada na nova categoria ou atrelada ao novo fornecedor, sem gerar nenhuma nova movimentação bancária.

Quando escalar

Você exclui a categoria, insere a nova e clica em salvar, mas o sistema exibe uma mensagem de erro fatal informando que a "Despesa está bloqueada para edição", mesmo o seu usuário tendo permissão de Administrador Geral.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

• ID do condomínio;

• ID da despesa que está apresentando falha ao salvar;

• Captura de tela inteira evidenciando a edição tentada e a mensagem de erro do sistema.

Regras importantes / Observações

Sempre alinhe as edições de categorias liquidadas com o departamento contábil da administradora. Se você alterar a categoria de uma despesa que pertence a um mês cuja prestação de contas já foi fechada, impressa e aprovada em assembleia, o saldo daquela pasta física deixará de bater com o saldo atual do sistema.

Problemas comuns e como resolver

• Problema: O operador tenta salvar a mudança de categoria, mas o sistema alerta que os valores não batem e o botão de salvar fica inativo. 

• Causa provável: O operador adicionou mais de uma apropriação (ex: rateio entre Manutenção e Compra de Peças), mas a soma dos valores digitados nesses dois campos ficou maior ou menor que o total que já havia sido pago na despesa. 

• Ação recomendada: Revise os valores digitados em cada linha de apropriação. A soma exata das frações matemáticas deve resultar no mesmo valor total que foi debitado da conta digital.

Dúvidas relacionadas

P: Se eu mudar o fornecedor na despesa liquidada, o comprovante do banco (comprovante de PIX/Boleto) vai mudar o nome do recebedor? 
R: Não. O comprovante bancário é um documento oficial e imutável emitido pela instituição financeira. Ele sempre mostrará os dados de quem realmente recebeu o pagamento (o Favorecido). A sua edição muda apenas a "etiqueta" do fornecedor dentro dos relatórios do sistema de gestão.

P: Consigo excluir uma despesa liquidada por aqui se ela foi paga em duplicidade? 
R: Não. Uma despesa liquidada pela Conta Digital não pode ser simplesmente "excluída" ou apagada do sistema, pois o valor já saiu. Para corrigir duplicidades, você deve tratar a devolução do valor junto ao recebedor e lançar isso como um "Crédito/Ressarcimento" no caixa do condomínio.

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