O que é Paybox?

Visão geral

O Paybox atua como uma caixa de entrada digital que automatiza o recebimento e o registro de contas a pagar do condomínio. A ferramenta faz a leitura estruturada de boletos, notas fiscais e guias de impostos enviados por e-mail, extraindo os dados essenciais para transformá-los em despesas pré-preenchidas na plataforma.

Quando usar este artigo

Utilize este guia para compreender o fluxo de captura de documentos do Paybox sobre como enviar notas fiscais e boletos diretamente para a caixa inteligente do condomínio.

Sintoma ou cenário

O administrador do condomínio recebe diariamente dezenas de boletos de fornecedores espalhados pelo WhatsApp e e-mails pessoais, gastando horas para digitar linha por linha no contas a pagar do sistema. Ele precisa entender como o Paybox funciona para centralizar o recebimento e automatizar essa digitação.

Benefício para o usuário ou operação

Elimina o trabalho manual de digitação de códigos de barras, datas de vencimento e valores de faturas;
Anexa o documento original (PDF) automaticamente ao lançamento da despesa, garantindo lastro imediato para a prestação de contas;
Reduz o risco de multas por atraso geradas por perda ou esquecimento de boletos físicos nas portarias.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu lateral navegando em Despesas > Paybox.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Paybox - Consulta (1570) e Paybox - Criação (1571).
Recursos Sistêmicos: Módulo financeiro ativo e a funcionalidade do Paybox habilitada nos parâmetros gerais do sistema.
Insumos e Dados Técnicos: Compreender a estrutura de e-mail de recebimento e ter documentos em formato digital (PDF) para homologação do fluxo.

Causas prováveis

Alto volume de documentos físicos chegando na portaria, perda de faturas e boletos durante o trajeto até a administradora, ou um projeto interno para alcançar o "papel zero" e modernizar a conciliação do contas a pagar.

Como fazer ou corrigir

O fluxo de funcionamento e conversão do Paybox ocorre em 4 etapas sequenciais:

Captura de documentos: E-mails autorizados para captação devem disparar faturas e notas fiscais em anexo (PDF) diretamente para o e-mail superlogicadocs@superlogica.com;
Identificação automática: Assim que o e-mail é recebido pelo servidor, o Paybox realiza a leitura ótica do arquivo, extraindo dados vitais como nome do fornecedor, CNPJ, valor, data de vencimento e linha digitável;
Disponibilização na plataforma: Os documentos que foram lidos e identificados caem na tela de "Despesas > Paybox" da sua administradora, ficando listados como sugestões inteligentes de lançamento;
Conferência e Lançamento: O operador financeiro acessa a tela do Paybox, confere rapidamente se os dados capturados batem com o arquivo original (exibido na lateral da tela) e aprova a importação. A partir desse clique de aprovação, o rascunho vira uma despesa oficial no módulo "A pagar".

Resultado esperado

O operador compreenderá a arquitetura de funcionamento da ferramenta. Os documentos processados pela inteligência aparecerão listados no painel interno, prontos para aprovação rápida e integração ao fluxo de caixa.

Quando escalar

Escale o caso para a equipe de Suporte se o documento (em anexo formato PDF) para o e-mail correto há mais de 2 horas úteis e o documento não refletir nem na fila principal nem na aba de "Rejeitados/Não Identificados" da tela do Paybox.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome da licença (administradora) e nome do condomínio afetado;
O endereço de e-mail remetente que disparou a mensagem;
O arquivo exato (PDF) que foi encaminhado no e-mail e não foi lido;
A data e a hora precisas do disparo do e-mail.

Regras importantes / Observações

O Paybox não realiza o pagamento bancário automático das contas. Ele automatiza exclusivamente a entrada e a estruturação do documento no ERP. Após a aprovação do lançamento na tela, a despesa seguirá o fluxo normal de autorização de alçadas, emissão de Pix ou inclusão em arquivo de remessa da conta correspondente.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O documento foi enviado para o Paybox, mas apareceu na aba "Não identificados" no sistema, exigindo digitação.
Causa provável: O arquivo PDF estava protegido por senha bancária, em baixíssima resolução (ilegível ou foto borrada), ou não possuía o CNPJ do condomínio impresso oficialmente no campo de sacado/tomador.
Ação recomendada: Acesse a aba "Não identificados" no Paybox, abra o documento rejeitado e preencha os dados do lançamento manualmente na barra lateral para forçar a integração ao contas a pagar. Avise o fornecedor para remover senhas dos PDFs nos próximos envios.

Dúvidas relacionadas

P: O e-mail superlogicadocs@superlogica.com serve para todos os condomínios da minha carteira ou cada prédio tem um e-mail diferente?
R: Sim, ele serve para todos os prédios. Trata-se de um e-mail único e universal da plataforma. A separação dos documentos por condomínio é feita de forma invisível pela inteligência artificial do sistema, que procura e cruza o CNPJ impresso dentro do documento com os CNPJs cadastrados na sua base.

P: Quais tipos exatos de documentos o motor do Paybox consegue realizar a leitura automática?
R: A inteligência do sistema é treinada para capturar, reconhecer e ler boletos bancários (padrão Febraban), Notas Fiscais de Serviço (NFS-e), Notas Fiscais de Produto (DANFE), guias de FGTS Digital e guias de recolhimento de impostos em formato estruturado (PDF).

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