Como definir o tipo de recorrência e período de referência das apropriações em despesas

Visão geral

A classificação manual de recorrência e referência atua diretamente sobre o rateio interno de uma despesa. Ao alterar essas configurações na aba de apropriações, a plataforma sobrepõe a leitura automática de competência da fatura, ajustando os ciclos de provisionamento para refletir o período exato em que o serviço foi prestado.

Quando usar este artigo

Utilize este procedimento quando o comportamento padrão de repetição do sistema não corresponder à realidade do contrato (como faturas que englobam múltiplos meses em uma cobrança única) e for necessário informar manualmente o ciclo inicial e final nas linhas de rateio.

Sintoma ou cenário

O condomínio recebeu uma nota fiscal condensada referente à prestação de serviços de manutenção executada ao longo de um trimestre. Para evitar que a plataforma aproprie o valor integral em um único mês nos relatórios contábeis, o operador precisa editar a despesa, dividir a apropriação e definir o período de referência exato para cada parte correspondente do serviço.

Benefício para o usuário ou operação

Permite provisionar contabilmente as despesas com base no período de execução do serviço contratado;
Evita distorções orçamentárias nos balancetes causadas por notas fiscais acumuladas em uma única competência;
Assegura que relatórios de prestação de contas reflitam rigorosamente as obrigações do condomínio mês a mês.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu lateral navegando em Despesas > A pagar e abra a edição da fatura correspondente.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Despesas - Consulta (1310) e Despesas - Alteração (1313).
Recursos Sistêmicos: Módulo financeiro ativo e a funcionalidade estrutural de "Referência de Apropriações" ativada na licença pela equipe técnica.
Insumos e Dados Técnicos: O ID da despesa que será ajustada e o período real do serviço (mês/ano ou quantidade exata de parcelas) para o preenchimento da referência.

Causas prováveis

Lançamento de contratos com faturamento antecipado por semestre, cobranças retroativas de serviços contínuos condensadas em um único boleto, ou a necessidade de isolar cotas extraordinárias dentro do quadro de rateio ordinário.

Como fazer ou corrigir

Acesse: Despesas > A pagar;
Encontre a despesa e clique na lupa para detalhes;
Clique em 'Editar' e vá em 'Apropriações';
Escolha o 'Tipo de recorrência': Única, Finita ou Infinita;
No campo 'Referência', informe a parcela inicial e final. Ex: 001/006;
Após finalizar, clique em 'Salvar':

Resultado esperado

A apropriação editada assumirá o tipo de recorrência e o período referencial inseridos. A plataforma abandonará a data de emissão automática da fatura e adotará a referência digitada na composição da estrutura contábil e orçamentária.

Quando escalar

Escale o caso para a equipe de Suporte se a despesa constar no status "A pagar", a retenção de impostos pelo valor bruto não for aplicável, mas, ao preencher a referência e clicar em salvar, o sistema travar emitindo uma mensagem de erro fatal na gravação da apropriação.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome da licença (administradora) e nome do condomínio afetado;
O ID numérico da despesa (ID a pagar);
O tipo de recorrência selecionado e a numeração exata digitada no campo "Referência";
Captura de tela focada na mensagem de erro do sistema ao tentar salvar.

Regras importantes / Observações

O preenchimento do campo "Referência" segue formatos obrigatórios distintos. Na modalidade "Finita", utiliza-se o padrão de divisão de parcelas (Ex: 01/05). Na modalidade "Infinita", é exigida a inserção da competência no formato fixo de mês e ano (Ex: 10/2023).

Problemas comuns e como resolver

Problema: O sistema devolve o alerta de "Referência inválida" ao salvar a apropriação Infinita.
Causa provável: O operador digitou a referência usando barras indicativas de parcela (como ocorre na Finita) em vez de indicar o mês da competência.
Ação recomendada: Apague o preenchimento da referência e digite o mês e ano do início do contrato no formato MM/AAAA.

Dúvidas relacionadas

P: O que acontece se eu deixar o campo da referência em branco numa recorrência infinita?
R: A plataforma usará as datas automáticas de emissão e vencimento da própria fatura como matriz substituta, o que desalinha a contabilidade se a nota foi emitida em competência diferente do serviço.

Palavras-chave de busca

tipo de recorrência, referência da apropriação, editar parcela despesa, classificar serviço nota fiscal, apropriação única finita infinita, período de referência, ajustar provisionamento

Relativo a