Como utilizar a funcionalidade de assinatura eletrônica

[FUNCIONALIDADE EM FASE EXPERIMENTAL]

A funcionalidade de assinatura eletrônica permite que documentos em PDF, disponibilizados dentro do sistema, sejam assinados de forma eletrônica, garantindo autenticidade e validade jurídica, sem a necessidade de impressão ou envio físico. O signatário receberá um e-mail com um link para visualizar e assinar o documento online. Abaixo, detalhamos como utilizar essa funcionalidade para selecionar contatos, enviar documentos e acompanhar o status de assinatura.

Seleção de signatários para assinar o documento

Para enviar um documento para assinatura:

1. Acesse o menu Área do Condômino > Documentos.
2. Passe o mouse sobre o documento e clique em Enviar para assinatura para selecionar quais contatos receberão o documento para assinatura por e-mail.
3. No formulário, escolha os contatos a partir das seguintes opções:
   • Condômino
   • Fornecedor
   • Responsável legal
   • Usuário
   • Outro (nesse caso, será necessário informar um e-mail não cadastrado no sistema).

Observação: Se o contato tiver mais de um e-mail cadastrado, o documento será enviado para o primeiro e-mail registrado.

4. Escolha a forma de envio para assinatura:
   • Assinatura em ordem sequencial (padrão do sistema): ao marcar essa opção, o sistema enviará o documento para o primeiro contato selecionado. Somente após a assinatura desse contato, o próximo na lista receberá o e-mail para assinar.
   • Envio simultâneo: se desmarcada a opção de “assinatura em ordem sequencial", todos os contatos selecionados receberão o e-mail ao mesmo tempo, sem necessidade de assinatura em sequência.

Envio do documento para assinatura

Após selecionar os contatos:

1. O sistema enviará um e-mail para cada contato com o link para assinatura.
2. O contato deve clicar em Ver documento e assinar no e-mail para acessar o documento.
3. No centro da tela, o documento será exibido, e no canto superior direito estarão as opções Aceitar e Recusar:
   • Aceitar: permite ao usuário definir sua assinatura e assinar o documento.
   • Recusar: exige que o usuário insira uma justificativa para a recusa, que será disponibilizada ao remetente.

4. Depois de assinado, o status do documento será atualizado automaticamente em Área do Condômino > Documentos.

Status da assinatura e barra de progresso

Acompanhe o status do documento através dos seguintes indicadores de progresso:

• Enviado para assinatura: o documento foi enviado, mas todas as assinaturas estão pendentes.
  • 
• Parcialmente assinado: um ou mais contatos já assinaram, mas ainda há pendentes.
  • 
• Assinado: todos os contatos selecionados concluíram a assinatura.
  • 
• Assinatura recusada: um ou mais contatos recusaram assinar o documento.
  • 

Histórico de assinatura

Há duas maneiras de visualizar o histórico de assinaturas:

1. Clique sobre o status do documento para ver a lista de contatos que devem assinar, com data e hora de envio e assinatura.
   • Se o documento ainda não foi assinado por um contato, será exibido Não assinado no campo de data.

2. Passe o mouse sobre o documento para ver o ícone Histórico de assinatura no lado esquerdo. Esse histórico detalha mais ações, como por exemplo a abertura do e-mail pelo contato.

Documento assinado eletronicamente

Após a assinatura do documento, cada signatário receberá uma cópia atualizada com o registro de sua assinatura. Quando todos os signatários concluírem o processo, o documento será atualizado no sistema, substituído pela versão final, que incluirá o registro completo de todas as assinaturas nas páginas finais.

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