Como utilizar a funcionalidade de assinatura eletrônica – Superlógica Condomínios

Visão geral

A funcionalidade de assinatura eletrônica permite que documentos em PDF de até 50 MB, disponibilizados dentro do sistema, sejam assinados de forma eletrônica, com validade jurídica, sem a necessidade de impressão ou envio físico. O signatário recebe um e-mail com um link para visualizar e assinar o documento online.

Quando usar este artigo

Use este artigo quando precisar enviar documentos para assinatura eletrônica, acompanhar o status das assinaturas, consultar o histórico de assinatura ou orientar conselheiros a assinarem extratos em PDF pelo módulo de Documentos.

Sintoma ou cenário

O cenário mais comum é quando há um documento em PDF que precisa ser assinado por um ou mais contatos do condomínio, como condôminos, fornecedores, responsáveis legais, usuários, outros contatos ou conselheiros. Também se aplica quando o condomínio precisa registrar a assinatura de um extrato publicado em PDF na área de Documentos.

Benefício para o usuário ou operação

A assinatura eletrônica reduz o uso de papel, agiliza a circulação de documentos, centraliza o controle das assinaturas no sistema e facilita o acompanhamento do status de cada signatário. Para a operação, isso melhora a rastreabilidade e reduz retrabalho.

Onde acessar / contexto de uso

A funcionalidade fica disponível no módulo Área do Condômino > Documentos. Para conselheiros assinarem extratos digitalmente, o extrato deve ser publicado em PDF na área de Documentos do condomínio e o envio para assinatura deve ser feito por esse mesmo módulo, não pela ferramenta de Extratos Virtuais.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Antes de iniciar, verifique os seguintes pontos:

O documento deve estar em formato PDF e ter até 50 MB.
O usuário precisa ter a permissão Documentos – Enviar para assinatura habilitada no sistema.
Os contatos que assinarão devem estar cadastrados corretamente, com e-mail válido. Se houver mais de um e-mail cadastrado, o sistema enviará para o primeiro e-mail registrado.
Para conselheiros assinarem extratos, o arquivo precisa estar publicado como PDF em Documentos e o envio deve ser iniciado a partir desse local.

Causas prováveis

Quando a assinatura eletrônica não funciona como esperado, as causas mais comuns são:

Arquivo fora do formato PDF ou acima do limite de 50 MB.
Permissão de envio para assinatura não habilitada para o usuário.
Contato sem e-mail cadastrado ou com cadastro incorreto.
Documento enviado para o fluxo errado, como tentar usar Extratos Virtuais em vez do módulo de Documentos para assinatura de extrato.

Como fazer ou corrigir

A ferramenta de assinatura eletrônica permite que documentos em PDF, disponibilizados dentro do sistema, sejam assinados de forma eletrônica, garantindo autenticidade e validade jurídica, sem a necessidade de impressão ou envio físico. O signatário receberá um e-mail com um link para visualizar e assinar o documento online. Abaixo, detalhamos como utilizar essa funcionalidade para selecionar contatos, enviar documentos e acompanhar o status de assinatura.

Para enviar um documento para assinatura:

Acesse o menu Área do Condômino > Documentos.
Passe o mouse sobre o documento e clique em Enviar para assinatura para selecionar quais contatos receberão o documento para assinatura por e-mail.
No formulário, escolha os contatos a partir das seguintes opções:
- Condômino
- Fornecedor
- Responsável legal
- Usuário
- Outro (nesse caso, será necessário informar um e-mail não cadastrado no sistema).

Observação: Se o contato tiver mais de um e-mail cadastrado, o documento será enviado para o primeiro e-mail registrado.

Escolha a forma de envio para assinatura:
- Assinatura em ordem sequencial (padrão do sistema): ao marcar essa opção, o sistema enviará o documento para o primeiro contato selecionado. Somente após a assinatura desse contato, o próximo na lista receberá o e-mail para assinar.
- Envio simultâneo: se desmarcada a opção de “assinatura em ordem sequencial", todos os contatos selecionados receberão o e-mail ao mesmo tempo, sem necessidade de assinatura em sequência.

Envio do documento para assinatura

Após selecionar os contatos:

O sistema enviará um e-mail para cada contato com o link para assinatura.
O contato deve clicar em Ver documento e assinar no e-mail para acessar o documento.
No centro da tela, o documento será exibido, e no canto superior direito estarão as opções Aceitar e Recusar:
- Aceitar: permite ao usuário definir sua assinatura e assinar o documento.
- Recusar: exige que o usuário insira uma justificativa para a recusa, que será disponibilizada ao remetente.

Depois de assinado, o status do documento será atualizado automaticamente em Área do Condômino > Documentos.

Status da assinatura e barra de progresso

Enviado para assinatura: o documento foi enviado, mas todas as assinaturas estão pendentes.
Parcialmente assinado: um ou mais contatos já assinaram, mas ainda há pendentes.
Assinado: todos os contatos selecionados concluíram a assinatura.
Assinatura recusada: um ou mais contatos recusaram assinar o documento.

Histórico de assinatura

Há duas maneiras de visualizar o histórico de assinaturas:

Clique sobre o status do documento para ver a lista de contatos que devem assinar, com data e hora de envio e assinatura.
- Se o documento ainda não foi assinado por um contato, será exibido Não assinado no campo de data.
Passe o mouse sobre o documento para ver o ícone Histórico de assinatura no lado esquerdo. Esse histórico detalha mais ações, como por exemplo a abertura do e-mail pelo contato.

Resultado esperado

Ao final do processo, o documento fica com o status atualizado no sistema, e cada signatário recebe uma cópia com o registro de sua assinatura. Quando todos os signatários concluírem o processo, o documento será substituído pela versão final, com o registro completo de todas as assinaturas nas páginas finais.

Quando escalar

Escalone para suporte técnico ou para a equipe responsável quando houver:

Falha no envio do e-mail para o signatário.
Erro ao abrir o documento pelo link recebido.
Ausência da opção Enviar para assinatura mesmo com permissão habilitada.
Inconsistência no status da assinatura.
Necessidade de validação da permissão do usuário.

Informações para escalonamento

Ao abrir um chamado, informe:

Nome do condomínio e do documento.
Data e hora do envio.
Nome e e-mail dos signatários envolvidos.
Descrição do problema e etapa em que ocorreu.
Se o documento é um extrato publicado em PDF pelo módulo de Documentos.

Regras importantes / Observações

O envio para assinatura eletrônica só fica disponível para usuários com a permissão Documentos – Enviar para assinatura.
Se o contato tiver mais de um e-mail cadastrado, o sistema usa o primeiro e-mail registrado.
A assinatura em ordem sequencial é o comportamento padrão do sistema.
A recusa de assinatura exige justificativa.
Para conselheiros assinarem extratos, o processo deve ser feito em Documentos, e não em Extratos Virtuais.

Problemas comuns e como resolver

Documento não aparece para envio: confirme se o arquivo está em PDF e se está publicado na área de Documentos.
Opção Enviar para assinatura indisponível: verifique a permissão do usuário.
E-mail não recebido: confirme o cadastro do contato e verifique se o primeiro e-mail registrado está correto.
Assinatura não avança para o próximo signatário: verifique se o fluxo está configurado como sequencial e se o signatário anterior já concluiu a etapa.
Extrato não pode ser assinado: publique o extrato em PDF no módulo de Documentos e inicie o envio por esse módulo.

Dúvidas relacionadas (FAQ)

Posso enviar documentos que não sejam PDF? Não. A funcionalidade é voltada para documentos em PDF.

Posso enviar o mesmo documento para vários contatos? Sim. É possível selecionar vários signatários e definir envio sequencial ou simultâneo.

O que acontece se um contato recusar a assinatura? O sistema registra a recusa e a justificativa fica disponível ao remetente.

Como acompanho o andamento? Consulte o status em Área do Condômino > Documentos e, se necessário, o histórico de assinatura.

Onde os conselheiros assinam extratos? No módulo de Documentos, após publicar o extrato em PDF e enviá-lo para assinatura.

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