Assinatura eletrônica - Perguntas Frequentes

[FUNCIONALIDADE EM FASE EXPERIMENTAL]

1. O que é a funcionalidade de assinatura eletrônica?

A funcionalidade permite enviar documentos gerados ou publicados no sistema para serem assinados eletronicamente por contatos escolhidos, diretamente por e-mail.

2. A assinatura eletrônica possui autenticidade e validade jurídica?

Conforme os artigos 104, inciso III e 107 do Código Civil, qualquer contrato comprovadamente acordado entre as partes e sem alterações posteriores é considerado válido perante a legislação. A lei brasileira reconhece, inclusive, a validade de acordos verbais sob essas condições, o que se aplica também a documentos assinados eletronicamente.

Adicionalmente, a Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), permitiu a autenticação de documentos eletrônicos no país.

Desde então, o uso de assinaturas eletrônicas e certificados digitais cresceu e se diversificou, acompanhando a digitalização de serviços públicos, o sistema tributário e documentos e processos obrigatórios no meio corporativo.

A Lei nº 14.063/2020 estabeleceu diretrizes para o uso de assinaturas eletrônicas em interações com órgãos públicos, atos de empresas e questões de saúde.

A legislação classifica as assinaturas eletrônicas em três categorias: simplificada, avançada e qualificada, todas com potencial validade jurídica, dependendo da natureza do ato, dos requisitos definidos por cada ente federativo e do consentimento entre as partes.

3. O que acontece se a assinatura for recusada?

Caso um signatário recuse a assinatura, será necessário informar a justificativa da recusa, que ficará disponível no sistema para que o usuário avalie a melhor medida a ser adotada.

4. Posso enviar para assinatura um documento já assinado? 

Sim. Mesmo com o documento totalmente ou parcialmente assinado, é possível adicionar novas assinaturas. Nesse caso, o documento ficará com o status de “Parcialmente assinado” até que todos os signatários pendentes completem a assinatura.

5. Há limite de signatários por documento? 

Não, não há limite para o número de signatários por documento.

6. Caso o signatário tenha 5 endereços de e-mail cadastrados, todos recebem a solicitação de assinatura? 

Não. Apenas o primeiro e-mail cadastrado do signatário receberá o e-mail para assinatura do documento.

7. Posso enviar uma solicitação de assinatura para um e-mail não cadastrado no sistema?

Sim. Para isso, na seleção dos signatários, escolha o tipo de contato “Outro” e informe o e-mail para o qual deseja enviar a solicitação de assinatura.

8. Posso editar o texto do e-mail de solicitação de assinatura? 

Não. O texto é padronizado, informando o nome do documento e o condomínio que enviou a solicitação. Essa padronização ajuda a evitar que as mensagens caiam na caixa de spam, minimizando o uso de termos e formatações que poderiam acionar filtros antispam, como caixa alta excessiva e pontos de exclamação.