Como enviar documentos específicos por e-mail

Visão geral

A funcionalidade de envio de documentos permite compartilhar arquivos armazenados no módulo Documentos por e-mail. Em vez de anexar o arquivo diretamente à mensagem, o sistema envia um link seguro para download, facilitando o compartilhamento de um ou mais documentos com qualquer destinatário.

Quando usar este artigo

Utilize este artigo quando precisar enviar documentos armazenados no sistema por e-mail para condôminos, fornecedores, síndicos ou outros destinatários.

Sintoma ou cenário

É necessário compartilhar documentos cadastrados no sistema sem realizar o download manual dos arquivos.

Benefício para o usuário ou operação

Permite compartilhar documentos rapidamente por e-mail.
Dispensa o download prévio dos arquivos.
Possibilita o envio de vários documentos em uma única operação.
Mantém os documentos armazenados no sistema, disponibilizando apenas um link para download.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse: Área do Condômino > Documentos

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Possuir permissão de acesso ao módulo Documentos.
Recursos Sistêmicos: Funcionalidade de envio de e-mails habilitada.
Insumos e Dados Técnicos: Documento previamente cadastrado no sistema.

Causas prováveis

Necessidade de compartilhar documentos cadastrados no sistema com terceiros.

Como fazer ou corrigir

Para enviar documentos por e-mail, siga os passos abaixo:

Acesse Área do Condômino > Documentos.
Localize o(s) documento(s) que deseja enviar.
Marque a caixa de seleção ao lado dos arquivos desejados.
Clique em 'Enviar por e-mail', localizado no final da tela.
Informe o endereço de e-mail do destinatário no campo 'Para'.
Preencha:
- E-mail do destinatário;
- O título do e-mail;
- A mensagem que acompanhará o envio.
Clique em 'Enviar'.

Resultado esperado

O destinatário receberá um e-mail contendo um link para download dos documentos selecionados.

Quando escalar

Escalone o atendimento quando:

O envio apresentar mensagem de erro.
O e-mail não for enviado após a confirmação.
O link para download não for gerado.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Print da mensagem de erro.
Nome do documento enviado.
Endereço de e-mail do destinatário.
Data e horário da tentativa de envio.

Regras importantes / Observações

Os documentos são enviados por meio de um link para download, e não como anexos no e-mail.
É possível selecionar mais de um documento para envio na mesma operação.
O remetente utilizado será o endereço configurado na licença.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O destinatário informa que não recebeu o e-mail.
Causa provável: O e-mail pode ter sido direcionado para a caixa de spam ou o endereço informado está incorreto.
Ação recomendada: Confirme o endereço informado, solicite que o destinatário verifique a caixa de spam e realize um novo envio, se necessário.

Dúvidas relacionadas

P: O documento é enviado como anexo? R: Não. O sistema envia um link para download do documento.

P: Posso enviar mais de um documento ao mesmo tempo? R: Sim. Basta selecionar todos os documentos desejados antes de clicar em 'Enviar por e-mail'.

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