Como cadastrar despesas através de importação

Visão geral

A importação de despesas em lote permite a inserção massiva de obrigações financeiras no sistema através de uma planilha padronizada. O recurso realiza a leitura dos dados tabelados (como valor, fornecedor, vencimento e categoria) e converte cada linha do arquivo em um título a pagar individual na gestão do condomínio.

Quando usar este artigo

Utilize este procedimento quando possuir um volume elevado de contas a pagar (como faturas de consumo, taxas e manutenções recorrentes) e desejar registrá-las simultaneamente, poupando a digitação unitária de cada despesa.

Sintoma ou cenário

O assistente financeiro tem em mãos uma lista contendo dezenas de despesas do condomínio provisionadas em uma planilha paralela. Ele precisa subir essas obrigações para a plataforma, mas fazer o lançamento individual de título por título na tela consumiria tempo demasiado da operação diária.

Benefício para o usuário ou operação

• Substitui a digitação manual de dezenas de títulos a pagar por um único processamento de arquivo;

• Permite a revisão prévia de todas as obrigações (valores, fornecedores e datas) na própria planilha antes da inserção definitiva no banco de dados;

• Viabiliza o lançamento concentrado de contas financeiras para múltiplos credores e diferentes naturezas contábeis em uma mesma operação.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu lateral navegando em Despesas > A pagar e utilize o botão superior Importar.

Pré-requisitos (Antes de começar)

• Perfil Exato: Despesas - Criação (1311).

• Recursos Sistêmicos: Módulo financeiro do condomínio habilitado e operante.

• Insumos e Dados Técnicos: O arquivo modelo oficial de importação do sistema salvo no computador e preenchido com os dados exatos dos títulos (fornecedor, valor, conta contábil, data de vencimento e competência).

Causas prováveis

Implantação de saldo inicial e contas a pagar retroativas de um novo condomínio na carteira da administradora, ou consolidação e recebimento de um lote de faturas mensais de concessionárias (água, luz, gás) tabuladas pelo setor competente para subida massiva de uma só vez.

Como fazer ou corrigir

Para cadastrar despesas através de importação, siga os passos abaixo:

1. Acesse Despesas > A pagar;
2. Clique em Importar;
3. Baixe o modelo de planilha disponível;
4. Preencha os dados das despesas conforme o modelo;
5. Faça o upload do arquivo preenchido;
6. Confirme a importação e verifique se os dados foram carregados corretamente.

Resultado esperado

O sistema fará a varredura do arquivo e registrará instantaneamente todas as linhas estruturalmente válidas da planilha como despesas independentes e pendentes de quitação na tela "A pagar".

Quando escalar

Escale o caso para a equipe de Suporte se a planilha for preenchida rigorosamente dentro do modelo fornecido pelo sistema, não possuir nenhuma linha ou coluna formatada de maneira incorreta (sem células mescladas ou campos de data corrompidos), mas a plataforma devolver um erro fatal codificado ou permanecer processando a tela de upload em looping infinito sem concluir a carga.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

• Nome da licença (administradora);

• Nome do condomínio onde a importação está sendo tentada;

• O arquivo exato em formato de planilha que você preencheu e está tentando importar;

• A quantidade aproximada de linhas (despesas) que preencheu no arquivo alvo;

• Captura de tela atestando a mensagem de erro exata devolvida pela interface do sistema após o processamento frustrado.

Regras importantes / Observações

Nunca exclua ou renomeie as colunas do arquivo modelo, mesmo que elas não possuam obrigatoriedade de preenchimento na sua rotina. Se você não for utilizar a coluna "Documento", por exemplo, limite-se a deixar as células abaixo dela vazias, mas não apague a estrutura da coluna principal. A quebra desse cabeçalho quebra o mapeamento de leitura cruzada feito pelo banco de dados da administradora.

Problemas comuns e como resolver

• Problema: Anexei a planilha e o sistema rejeitou a importação apontando "Data inválida" ou "Fornecedor não encontrado". 

• Causa provável: O arquivo submetido possui erros de digitação explícitos (como o dia 31 de fevereiro inserido no vencimento) ou está lançando o título para um prestador de serviços que ainda não foi cadastrado previamente na base de fornecedores daquele condomínio. 

• Ação recomendada: A tela de rejeição exibirá um balanço evidenciando exatamente em qual linha específica o erro foi encontrado. Corrija a divergência na sua planilha local, salve o arquivo novamente e comande o novo upload.

Dúvidas relacionadas

P: Posso usar um relatório de despesas que eu exportei direto do meu sistema financeiro antigo e jogar direto no botão de importar da Superlógica? 
R: Não. Exportações de sistemas concorrentes ou de terceiros não acompanham a mesma arquitetura de mapeamento do nosso ERP. Você deve pegar as informações desse relatório antigo e colar essas despesas, em formato de texto, diretamente nas colunas correspondentes do nosso arquivo modelo.

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