Como realizar autorizações de pagamentos em lote

Visão geral

A funcionalidade de autorização em lote permite que os usuários responsáveis pela gestão financeira aprovem múltiplas despesas pendentes simultaneamente. Esse recurso otimiza a rotina de contas a pagar, dispensando a necessidade de validar e assinar cada liquidação de forma individual no sistema.

Quando usar este artigo

Utilize este guia quando houver um grande volume de despesas aguardando liberação e o gestor, conselheiro ou síndico precisar aprovar todas de uma única vez para dar andamento aos pagamentos programados.

Sintoma ou cenário

O fechamento financeiro da semana gerou dezenas de contas a pagar e o operador as encaminhou para a aprovação do síndico. Para não perder tempo entrando na edição de cada lançamento para clicar em aprovar, o síndico precisa acessar a listagem principal do painel e dar o aval em todas as despesas acumuladas em uma única ação de liberação.

Benefício para o usuário ou operação

Diminui o tempo gasto na rotina de aprovação financeira ao consolidar o aval de diversos lançamentos em um único comando;
Simplifica a gestão de contas a pagar para síndicos e conselheiros que lidam com alto volume semanal de notas fiscais;
Previne o atraso nos pagamentos do condomínio ocasionado por esquecimento de autorizações avulsas perdidas no final da listagem.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu lateral navegando em Despesas > A pagar.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Alçada de autorização de despesa - Alteração (1541) e Despesas - Consulta (1310).
Recursos Sistêmicos: Módulo financeiro ativo e o usuário logado deve estar obrigatoriamente cadastrado como um aprovador válido na alçada de despesas do condomínio em questão.
Insumos e Dados Técnicos: Ter conferido previamente os valores e os comprovantes ou notas fiscais anexadas nas despesas que serão selecionadas para a aprovação massiva.

Causas prováveis

Acúmulo de notas fiscais e boletos recebidos ao longo da semana que foram processados pelo assistente financeiro da administradora e agora dependem do aval final (assinatura digital) do síndico ou conselho diretivo para efetivação do pagamento no banco.

Como fazer ou corrigir

Para aprovar as despesas em lote, siga os passos abaixo:

Acesse o menu Despesas > A pagar;
Localize o campo 'Despesas pendentes de autorização';
Selecione as despesas que deseja autorizar e, ao final da tela, clique em 'Autorizar';
Clique em 'Sim, desejo prosseguir' para finalizar o processo:

Resultado esperado

As despesas selecionadas receberão imediatamente a assinatura digital do usuário logado. Caso a regra de alçada exija apenas um aprovador, os lançamentos mudarão de status na mesma hora, saindo da lista de pendências e ficando disponíveis para liquidação manual, emissão de Pix ou inclusão em arquivos de remessa bancária.

Quando escalar

Escale o caso para a equipe de Suporte Financeiro se, após selecionar as despesas e confirmar a autorização em lote, a tela recarregar e os itens continuarem travados na lista de pendentes sem registrar o aval, ou se o sistema exibir um erro de "Permissão negada" para um usuário que comprovadamente faz parte da alçada.

Informações para escalonamento

Licença da administradora e ID do condomínio;
Nome e e-mail do usuário logado que executou a tentativa de aprovação;
ID numérico de pelo menos duas despesas (IDs a pagar) que apresentaram a falha de travamento;
Captura de tela demonstrando a mensagem de erro ou o status incorreto após a ação.

Regras importantes / Observações

Certifique-se sempre de auditar criticamente os valores e os fornecedores antes de selecionar todas as caixas. A aprovação em lote executa o comando de forma indiscriminada em todas as linhas marcadas, o que pode fazer com que despesas incorretas ou lançadas em duplicidade sejam liberadas indevidamente para o contas a pagar final.

Problemas comuns e como resolver

Problema: A caixa de seleção ao lado das despesas ou o botão "Autorizar" não aparecem na tela, impossibilitando a ação em lote.
Causa provável: O usuário logado no sistema não está configurado na tabela de alçadas daquele condomínio específico ou a sua permissão de acesso expirou.
Ação recomendada: Peça para o administrador do sistema acessar o menu Despesas > Alçadas de autorização e verificar se o seu usuário consta na lista de aprovadores ativos para aquele prédio. Caso negativo, ele deve incluí-lo na alçada com a devida permissão. Após a inclusão, saia e entre novamente no sistema.

Dúvidas relacionadas (FAQ)

P: Posso desfazer uma autorização em lote se aprovei uma despesa por engano no meio das outras?
R: Sim. Desde que a despesa ainda não tenha sido liquidada financeiramente ou enviada ao banco, você pode acessar a tela de edição individual daquela despesa específica e clicar na opção para remover a sua aprovação, retornando-a ao status de pendente.

P: É possível utilizar a aprovação em lote do ERP para liberar pagamentos integrados à Conta Digital PJBank?
R: A autorização de alçadas dentro do sistema ERP serve especificamente para liberar a baixa contábil e a gestão da despesa na plataforma. No entanto, se o pagamento for transacionado diretamente pela Conta Digital PJBank e exigir aprovação, a liberação financeira efetiva (saída do dinheiro) deverá ser feita obrigatoriamente dentro do aplicativo PJBank pelos portadores de token ou senha.

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