Como cadastrar um novo modelo de importação de despesas

Visão geral

A funcionalidade de modelos de importação permite mapear o layout de planilhas geradas por sistemas externos (como softwares de folha de pagamento ou portarias virtuais) para dentro do ERP. Essa configuração ensina a plataforma a ler os caracteres e colunas corretamente, automatizando a inserção estruturada de contas em lote no financeiro do condomínio.

Quando usar este artigo

Utilize este guia quando a administradora contratar um novo sistema parceiro e precisar configurar a plataforma financeira pela primeira vez para reconhecer, ler e importar os arquivos de despesas gerados por essa ferramenta externa.

Sintoma ou cenário

O operador recebe um arquivo de texto (.txt ou .csv) do sistema de folha de pagamento contendo os salários e encargos dos funcionários do condomínio. Ao tentar subir o arquivo na tela de despesas, ele percebe que o sistema não reconhece as informações de imediato, pois as colunas de valores, datas e favorecidos estão em posições e tamanhos diferentes do padrão nativo da administradora.

Benefício para o usuário ou operação

• Transforma arquivos de sistemas de terceiros em faturas reais de forma automatizada;

• Elimina o esforço de digitação manual de dezenas de guias, impostos e holerites no contas a pagar;

• Centraliza o mapa de leitura do layout, permitindo que as próximas importações do mesmo sistema parceiro exijam apenas o carregamento do arquivo mensal.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu lateral navegando em Despesas > A pagar, clique no botão superior Nova, selecione a opção Várias despesas, acesse a aba Cadastrar via arquivo e clique em Modelos de importação.

Pré-requisitos (Antes de começar)

• Perfil Exato: Modelos - Alteração (1300) e Despesas - Criação (1311).

• Recursos Sistêmicos: Módulo financeiro ativo na plataforma.

• Insumos e Dados Técnicos: O arquivo de lote gerado pelo sistema terceiro e o manual de integração (documentação do layout) que informa a posição e o tamanho exato de cada dado financeiro dentro do arquivo.

Causas prováveis

Transição de software de folha de pagamento, necessidade de integrar faturas de consumo enviadas por concessionárias em layout próprio, ou estruturação inicial do contas a pagar para automatizar altos volumes de guias fixas processadas pela administradora.

Como fazer ou corrigir

1. Acesse o menu: Despesas > A pagar;
2. Vá em 'Nova' > 'Várias despesas';
3. Na aba 'Cadastrar via arquivo', selecione 'Modelos de importação';
4. Clique em 'Cadastrar um novo modelo';
5. Informe um nome para o modelo e defina o formato de data utilizado no arquivo de origem;
6. Em Campos, preencha as informações necessárias para cada dado no arquivo:
   • Campo: coluna que exibirá os dados obrigatórios para lançamento de despesas;
   • Valor inicial: posição que esse dado será enviado dentro do arquivo;
   • Tamanho: tamanho que esse dado ocupa dentro do arquivo;
   • Valor padrão: possibilita definir um valor fixo para favorecido, tipo de documento ou forma de pagamento.
7. Se 'Valor inicial' e 'Tamanho' não forem definidos, o sistema utilizará o 'Valor padrão'. Se todos forem preenchidos, o sistema buscará no arquivo; se não encontrar, usará o valor padrão.

Resultado esperado

O sistema arquivará o mapa de importação associado ao nome escolhido. A partir desse momento, esse layout específico figurará na lista de opções no momento de cadastrar despesas via arquivo, permitindo o processamento das faturas geradas pelo sistema terceiro sem erros de conversão.

Quando escalar

Escale o caso para a equipe de Suporte se o modelo foi configurado milimetricamente de acordo com as diretrizes do layout do sistema externo, mas, ao efetuar o carregamento do arquivo, a plataforma persistir invertendo os dados (colocando valor no lugar de data) ou rejeitar 100% das linhas apontando falha fatal de leitura.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

• Nome da licença (administradora) e nome do condomínio afetado;

• Nome exato do modelo de importação que foi configurado e apresentou falha;

• O arquivo original gerado (TXT/CSV) utilizado na tentativa de importação;

• O documento (PDF ou anexo) contendo o manual de layout das posições fornecido pelo sistema terceiro;

• Captura de tela contendo o erro ou a distorção apresentada pela plataforma no carregamento.

Regras importantes / Observações

A plataforma obedece restritamente às coordenadas indicadas no formulário. Se o software parceiro sofrer uma atualização e alterar a coluna "Vencimento" da posição 20 para a posição 25 no mês seguinte, os lotes falharão até que o administrador acesse a edição deste modelo e realinhe a numeração do "Valor inicial".

Problemas comuns e como resolver

• Problema: A importação foi concluída, mas as despesas ficaram sem favorecido ou atreladas a uma entidade errada. 

• Causa provável: O documento importado não possuía o CPF/CNPJ do credor na posição mapeada, impossibilitando a amarração automática. 

• Ação recomendada: Acesse a área de modelos de importação, edite a regra criada, apague a numeração de posição do favorecido e digite o nome exato do credor no campo "Valor padrão". Ao importar novamente, o sistema fixará aquele recebedor para todas as despesas daquele arquivo.

Dúvidas relacionadas

P: Preciso recriar esse modelo a cada mês de importação da folha de pagamento do condomínio? 
R: Não. A parametrização do layout é definitiva e salva no sistema. Nos meses seguintes, você acessará a ferramenta apenas para carregar o arquivo novo, selecionando o modelo já configurado.

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