Entenda o alerta de documento já cadastrado ao registrar uma nova despesa

Visão geral

O recurso de validação de documentos analisa o número da nota fiscal inserido e o cruza com o histórico do fornecedor. Essa funcionalidade alerta o operador sobre possíveis duplicidades no momento do cadastro de uma nova obrigação financeira.

Quando usar este artigo

Utilize este procedimento quando a tela de nova despesa exibir um aviso de que o número do documento informado já está vinculado a outro lançamento do mesmo fornecedor.

Sintoma ou cenário

Ao inserir o número da nota fiscal ou recibo no formulário de contas a pagar, a interface apresenta uma notificação informando que o documento já consta no histórico do credor selecionado.

Benefício para o usuário ou operação

Impede a aprovação e o pagamento em duplicidade de uma mesma nota fiscal;
Preserva a exatidão do fluxo de caixa e das demonstrações financeiras do condomínio;
Simplifica a auditoria ao centralizar, em um clique, o acesso aos lançamentos que compartilham a mesma numeração.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu lateral navegando em Despesas > A pagar.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Despesas - Criação (1311).
Recursos Sistêmicos: Módulo financeiro ativo e configurado para o condomínio vigente na plataforma.
Insumos e Dados Técnicos: O número correto do documento, o nome do fornecedor e a fatura física/digital para comparação.

Causas prováveis

O documento já foi faturado e registrado anteriormente no sistema, caracterizando uma tentativa real de registro em duplicidade, ou ocorreu um erro de digitação que coincidiu acidentalmente com uma nota antiga.

Como fazer ou corrigir

O sistema exibe o alerta de duplicidade de forma preventiva, não bloqueando a gravação da despesa. O operador deve consultar o atalho gerado na notificação para inspecionar os lançamentos anteriores antes de decidir se deve prosseguir com o salvamento.

No alerta de duplicidade exibido na tela, clique no link escrito "Clique aqui";
Analise a lista de despesas já lançadas para o fornecedor que utilizaram o mesmo número de documento;
Clique sobre o registro correspondente para abrir a tela com os detalhes da despesa;
Compare os dados (valor, vencimento e competência) e identifique qual das despesas (a antiga ou a que está sendo lançada) está incorreta;
Se o lançamento anterior estiver errado, faça as correções necessárias na despesa salva;
Retorne à tela de lançamento inicial para continuar e concluir o cadastro da nova despesa, caso confirme que se trata de cobranças distintas.

Resultado esperado

A duplicidade indevida é identificada e evitada antes do salvamento, ou o alerta é conscientemente ignorado após a confirmação de que são cobranças legítimas distintas, preservando a integridade dos dados financeiros.

Quando escalar

Escale o atendimento para a equipe de Suporte se o sistema apresentar comportamento de bloqueio (impedindo o salvamento da despesa mesmo após a validação do operador) ou se o link de verificação de duplicidade direcionar para uma tela de erro.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome da licença;
Nome do condomínio;
Número do documento afetado e nome do fornecedor;
ID da despesa (caso o lançamento original tenha sido salvo);
Captura de tela demonstrando o alerta de duplicidade ou a mensagem de erro ao acessar o link.

Regras importantes / Observações

O aviso tem caráter estritamente informativo. A plataforma permite a continuidade do processo caso o operador certifique-se de que se tratam de cobranças legítimas e distintas que apenas compartilham a mesma numeração.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O sistema alerta sobre duplicidade, mas a nova cobrança é legítima e diferente da anterior.
Causa provável: O fornecedor emitiu uma nova cobrança reutilizando uma numeração antiga ou gerou recibos em série sem distinção de número.
Ação recomendada: Verifique a data de competência e o valor de ambas as faturas. Sendo despesas diferentes, ignore o aviso e siga com o salvamento normalmente.

Dúvidas relacionadas

P: O alerta impede a conclusão do cadastro da despesa? R: Não. A notificação alerta sobre o risco de pagamento duplicado, mas não bloqueia a gravação se o usuário decidir clicar em Salvar.

P: Como consultar o histórico de alterações da despesa que gerou o alerta? R: Acesse os detalhes da despesa mencionada no aviso e consulte a aba de histórico de lançamento para verificar possíveis edições em seu cadastro.

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