Como cadastrar um novo dado de pagamento e utilizá-lo no lançamento da despesa

Visão geral

O cadastro de dados bancários ou chaves Pix estrutura as informações de recebimento dos prestadores de serviço do condomínio. Essa vinculação assegura que, ao lançar uma conta a pagar, o sistema puxe automaticamente a conta correta para a geração de arquivos de remessa bancária ou transferências integradas.

Quando usar este artigo

Utilize este guia ao receber um boleto ou nota fiscal de um fornecedor que ainda não possui conta bancária registrada na plataforma, ou quando o credor alterar sua forma de recebimento principal (como a criação de uma nova chave Pix).

Sintoma ou cenário

O operador financeiro tenta gerar a remessa bancária do pagamento da despesa de manutenção, mas a plataforma acusa a ausência de conta de destino. Ele precisa cadastrar a nova chave Pix informada pelo prestador diretamente na ficha do fornecedor ou inseri-la de forma rápida durante o preenchimento da despesa no contas a pagar.

Benefício para o usuário ou operação

• Centraliza o histórico de contas bancárias e chaves de transferência diretamente no cadastro do credor;

• Previne rejeições e falhas em lotes de arquivo de remessa causadas por ausência ou inconsistência de dados do destinatário;

• Elimina a necessidade de redigitar agência, conta ou chaves aleatórias repetidamente a cada novo serviço faturado pelo mesmo fornecedor.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu lateral navegando em Despesas > Fornecedores (para o cadastro direto na ficha) ou Despesas > A pagar clicando em Nova despesa (para o cadastro simultâneo ao lançamento).

Pré-requisitos (Antes de começar)

• Perfil Exato: Fornecedores - Alteração (1831) e Despesas - Criação (1311).

• Recursos Sistêmicos: Módulo financeiro ativo na plataforma.

• Insumos e Dados Técnicos: Os dados bancários exatos (Banco, Agência e Conta) ou a chave Pix completa (CPF, CNPJ, e-mail, telefone ou aleatória) pertencentes ao favorecido.

Causas prováveis

Contratação de um prestador de serviços inédito que emitiu nota fiscal para o condomínio, alteração formal da política de recebimentos do credor (troca de banco ou transição para recebimentos via Pix), ou complementação de fichas de fornecedores que estavam cadastradas apenas com os dados básicos na migração da administradora.

Como fazer ou corrigir

1. Cadastro do dado de pagamento no fornecedor:

1. Acesse Despesas > Fornecedores;
2. Selecione o fornecedor desejado ou crie um novo;
3. Clique na aba Dados de pagamento;
4. Clique em Adicionar novo dado de pagamento;
5. Preencha as informações:
   • Nome referência: Identificação do dado de pagamento (Exemplo: Pix CNPJ);
   • Método principal: Marque para definir como a forma de pagamento principal;
6. Para pagamentos via Pix: selecione Pix no campo Forma de pagamento e informe a chave Pix do favorecido;
7. Clique em Salvar.

Importante: A partir de 17/07/2025, o cadastro da chave Pix deve ser feito exclusivamente na aba Dados de pagamento. A aba Pix foi descontinuada.

2. Cadastro durante o lançamento de uma despesa:

• Ao cadastrar uma nova despesa, clique no ícone para Adicionar novo dado de pagamento;
• Preencha os campos na janela exibida;
• Após preencher todos os campos, clique em 'Salvar'.

Lançamento da despesa utilizando os dados de pagamento:

1. Acesse Despesas > A pagar;
2. Clique em Nova despesa;
3. Preencha os dados principais da despesa;
4. No campo Fornecedor, selecione o fornecedor cadastrado;
5. No campo Favorecido, selecione o destinatário do pagamento;
6. Selecione a Forma de pagamento (ex: Pix);
7. O sistema irá buscar automaticamente a chave Pix cadastrada nos Dados de pagamento do favorecido selecionado;
8. Finalize o lançamento da despesa.

Resultado esperado

A conta bancária ou a chave Pix será arquivada permanentemente na base de dados do fornecedor e aplicada instantaneamente à despesa lançada, permitindo a geração do arquivo de remessa ou o disparo direto de liquidação sem erros de rota.

Quando escalar

Escale o caso para a equipe de Suporte se o dado bancário ou a chave Pix for cadastrado com sucesso na aba do fornecedor, constar como método principal ativo, mas o campo correspondente não carregar a informação ao selecionar aquele favorecido na tela de nova despesa.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

• Nome da licença (administradora) e nome do condomínio afetado;

• ID numérico ou documento (CPF/CNPJ) do favorecido/fornecedor;

• O dado exato (chave Pix ou agência/conta) que foi cadastrado e o sistema se recusa a puxar;

• Captura de tela da aba "Dados de pagamento" do credor com as informações salvas;

• Captura de tela da tela de "Nova despesa" exibindo a falha no carregamento.

Regras importantes / Observações

A marcação da opção "Método principal" funciona como um facilitador operacional. Se um credor possuir cinco dados de pagamento diferentes registrados, o sistema preencherá automaticamente o principal, mas permitirá que o operador abra a lista suspensa durante o lançamento da despesa e troque para qualquer outra conta secundária válida do mesmo recebedor.

Problemas comuns e como resolver

• Problema: Ao colar a chave Pix do credor na tela, o sistema emite um alerta de "Formato inválido" e bloqueia o salvamento. 

• Causa provável: O preenchimento incluiu espaços em branco acidentais no início ou no fim do texto colado, ou a máscara escolhida (como CNPJ) não corresponde à quantidade de dígitos inseridos. 

• Ação recomendada: Apague o texto do campo, garanta que o tipo de chave correto esteja selecionado (telefone, e-mail, aleatória, etc.) e digite/cole a informação novamente sem copiar espaços adicionais do arquivo original.
   

• Problema: O método principal cadastrado não puxou automaticamente na despesa. 

• Causa provável: O dado de pagamento pode estar vinculado ao fornecedor da nota fiscal, mas no campo "Favorecido" foi selecionado um terceiro diferente que não possui dados bancários cadastrados. 

• Ação recomendada: Valide se o favorecido indicado (quem de fato recebe o dinheiro) é o mesmo em que os dados de pagamento foram cadastrados na aba Fornecedores.

Dúvidas relacionadas

P: Posso cadastrar mais de um dado de pagamento para o mesmo fornecedor? 
R: Sim. É possível registrar múltiplos dados no mesmo perfil (como várias contas bancárias e chaves Pix) e estabelecer qual deles atuará como o método principal.

P: O que é o método principal no cadastro bancário? 
R: É a diretriz que informa à plataforma qual dado de pagamento deverá ser preenchido de forma automática no exato momento em que você seleciona aquele fornecedor/favorecido na tela de nova despesa.

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