Como desativar o cadastro de um Fornecedor

Visão geral

A desativação oculta o fornecedor das opções de preenchimento no fluxo de contas a pagar, impedindo que novas despesas sejam geradas indevidamente em seu nome. Essa função atua como um filtro gerencial, protegendo a integridade contábil da administradora sem apagar o histórico de notas e faturas já associadas ao credor no passado.

Quando usar este artigo

Utilize este procedimento quando o condomínio encerrar a prestação de serviços com uma empresa, o contrato não for renovado ou houver determinação para bloquear novos repasses a um credor específico, ocultando-o da tela de lançamentos ativos.

Sintoma ou cenário

A administradora encerrou a parceria com a antiga empresa de manutenção de elevadores, e o operador percebeu que o nome do antigo fornecedor continua aparecendo na pesquisa rápida ao lançar novas faturas, causando confusão e risco de pagamento indevido. Ele precisa remover o fornecedor da lista ativa sem corromper as notas fiscais antigas já pagas a ele.

Benefício para o usuário ou operação

Impede que operadores selecionem acidentalmente prestadores de serviço com contratos rescindidos durante o lançamento de novas despesas;
Enxuga e otimiza a visualização da listagem de credores, exibindo no escopo ativo apenas os fornecedores que prestam serviço na atualidade;
Preserva os balancetes e prestações de contas antigas intactos, mantendo o histórico inalterado no banco de dados.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu lateral navegando em Despesas > Fornecedores.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Fornecedores - Desativação (1832).
Recursos Sistêmicos: Módulo financeiro ativo na plataforma.
Insumos e Dados Técnicos: Ter a confirmação contábil ou gerencial de que não existem contratos vigentes e faturas futuras programadas (A pagar) para o fornecedor que será inativado.

Causas prováveis

Término de vigência de contratos terceirizados, empresas parceiras que decretaram falência ou encerraram o CNPJ, ou limpeza estrutural da base de dados para remover cadastros duplicados (com o mesmo nome) na plataforma.

Como fazer ou corrigir

Acesse: Despesas > Fornecedores;
Passe o mouse sobre o fornecedor e clique no ícone lixeira ;
Para desativar em lote, selecione os fornecedores e clique no final da tela em Desativar Fornecedor.

Resultado esperado

O credor será suprimido da lista ativa, não aparecerá mais nos formulários de lançamento do contas a pagar e suas faturas anteriores continuarão constando normalmente nos relatórios financeiros passados do condomínio.

Quando escalar

Escale o caso para a equipe de Suporte se o operador possui a permissão de desativação atestada, clica para desativar o fornecedor, mas a plataforma emite um erro de travamento ("Não foi possível concluir a inativação") e a página recarrega com o fornecedor ainda ativo na listagem.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome da licença (administradora);
Nome completo do fornecedor e o CPF/CNPJ atrelado ao cadastro travado;
Confirmação visual de que o fornecedor não possui nenhuma despesa em aberto no status "A pagar";
Captura de tela com a mensagem exata do erro que a plataforma devolve ao clicar em desativar.

Regras importantes / Observações

Não é possível desativar um fornecedor se houver despesas recorrentes ativas ou lançamentos pendentes sob sua titularidade. Você deve liquidar as contas, excluir as faturas futuras programadas ou alterar o titular das cobranças pendentes antes de conseguir concluir a inativação.

Problemas comuns e como resolver

Problema: Preciso desativar o fornecedor, mas não consigo encontrá-lo na listagem da tela principal.
Causa provável: O fornecedor já foi desativado anteriormente por outro operador ou a barra de busca está restrita aos filtros de "Fornecedores da unidade".
Ação recomendada: Vá até os filtros da página em Despesas > Fornecedores e altere a visualização de "Ativos" para "Inativos" ou "Todos", verificando se o cadastro já sofreu a inativação no passado.

Dúvidas relacionadas

P: Se eu desativar o fornecedor hoje, o relatório de prestação de contas do mês passado perderá o nome dele na linha do pagamento?
R: Não. A desativação atua apenas para os eventos futuros. Todos os relatórios impressos, extratos e baixas contábeis passadas continuam amarrados inquestionavelmente ao nome e CNPJ do fornecedor.

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