Como fazer o cadastro de múltiplos fornecedores

Visão geral

A funcionalidade de importação permite registrar credores e prestadores de serviços em lote utilizando uma planilha padronizada no formato CSV. O processo unifica a criação de cadastros estruturais, inserindo dados como CNPJ, razão social e informações de contato diretamente na base de dados da administradora em uma única ação.

Quando usar este artigo

Utilize este procedimento ao assumir uma nova carteira de condomínios que demanda a inserção maciça de prestadores de serviços, ou quando for necessário unificar a base de credores a partir de dados organizados em tabelas externas.

Sintoma ou cenário

O administrador possui uma lista com dezenas de novos prestadores de serviço terceirizados que atuarão na manutenção dos condomínios da carteira e precisa registrar todos eles no contas a pagar de forma imediata, evitando abrir a tela de formulário individual repetidas vezes.

Benefício para o usuário ou operação

• Viabiliza o registro simultâneo de dezenas de credores através do preenchimento em lote;

• Permite a revisão e padronização de campos obrigatórios (como CPF/CNPJ e razão social) antes da inserção sistêmica;

• Centraliza a criação da base de recebedores para uso imediato no lançamento de faturas e borderôs.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu lateral navegando em Despesas > Fornecedores.

Pré-requisitos (Antes de começar)

• Perfil Exato: Fornecedores - Criação (1830).

• Recursos Sistêmicos: Módulo financeiro ativo na plataforma.

• Insumos e Dados Técnicos: O arquivo de planilha modelo baixado diretamente do sistema preenchido com os dados dos prestadores e salvo obrigatoriamente no formato CSV.

Causas prováveis

Migração da base de dados de uma administradora de condomínios anterior, fechamento de um grande acordo comercial envolvendo várias concessionárias e empreiteiras, ou estruturação inicial do plano de contas e recebedores durante a implantação do ERP.

Como fazer ou corrigir

Para realizar a importação em massa, siga os passos abaixo:

1. Acesse o menu Despesas > Fornecedores;

2. No canto superior direito, clique no botão Novo Fornecedor e selecione a opção Vários fornecedores;

3. Na tela de importação, clique no botão Baixar modelo para obter o arquivo estrutural vazio;

4. Abra o arquivo no seu editor de planilhas, preencha os dados de todos os prestadores e salve o documento mantendo o formato CSV;

5. Retorne ao sistema, clique na área de envio para buscar o arquivo no seu computador e faça o upload da planilha preenchida;

6. Clique no botão Importar para iniciar a varredura e o processamento do lote.

Resultado esperado

Os credores listados corretamente na planilha serão convertidos instantaneamente em cadastros ativos no banco de dados e ficarão imediatamente disponíveis para seleção no campo de busca do painel "A pagar" de qualquer condomínio.

Quando escalar

Escale o caso para a equipe de Suporte se o arquivo preenchido for exatamente o modelo oficial sem quebras de coluna, salvo em formato CSV, todos os campos obrigatórios estiverem validados e os documentos forem inéditos, mas a plataforma barrar o upload retornando um erro de "Falha sistêmica no processamento do arquivo" persistente.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

• Nome da licença (administradora);

• A planilha exata (arquivo CSV) que está sendo utilizada na tentativa de upload para testes da equipe de suporte;

• A quantidade de linhas (fornecedores) inseridas na importação;

• Captura de tela exibindo a exata mensagem de erro apresentada pelo sistema ao clicar em "Importar".

Regras importantes / Observações

O sistema realiza uma checagem de bloqueio pelo documento fiscal (CPF ou CNPJ) no instante do envio. Não é possível cadastrar dois fornecedores distintos com a mesma numeração de documento raiz na base da administradora.

Problemas comuns e como resolver

• Problema: O upload falha imediatamente indicando "Formato inválido" ou erro na leitura das colunas. 

• Causa provável: Ao salvar a planilha, o formato foi alterado para XLSX (padrão Excel) ou o padrão de separação do CSV corrompeu o layout oficial exigido pelo ERP. 

• Ação recomendada: Abra o modelo original novamente, cole os dados apenas como texto sem alterar os nomes dos cabeçalhos e, ao salvar, escolha explicitamente a extensão "CSV (separado por vírgulas)".
   

• Problema: A plataforma informa que 20 fornecedores foram criados, mas 5 foram rejeitados. 

• Causa provável: As cinco linhas rejeitadas continham um número de CPF/CNPJ já cadastrado anteriormente no sistema, ou dados obrigatórios cruciais foram deixados em branco para esses credores. 

• Ação recomendada: Baixe o arquivo de log (relatório de inconsistência) disponibilizado pelo sistema na própria tela após a falha. Identifique quais credores apresentaram problemas, corrija as informações, coloque esses fornecedores em uma nova planilha modelo isolada e refaça a importação apenas deles.

Dúvidas relacionadas

P: Posso usar a planilha de fornecedores que exportei do meu software antigo diretamente na plataforma? 
R: Não. Você deve obrigatoriamente baixar o arquivo modelo dentro do sistema e transferir (copiar e colar) os dados da sua base antiga para dentro das colunas aceitas pelo layout.

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