Como autorizar pagamentos no aplicativo da Conta Digital

Visão geral

A validação de transações financeiras garante a segurança das movimentações de saída da Conta Digital do condomínio. O aplicativo atua como o token de liberação, permitindo que o síndico ou gestor revise e assine digitalmente as ordens de pagamento originadas no sistema antes que o dinheiro seja efetivamente transferido.

Quando usar este artigo

Utilize este procedimento quando o assistente financeiro registrar o pagamento de contas ou despachar despesas via ERP e for necessário que o responsável legal libere a transação no aplicativo para efetivar o débito bancário.

Sintoma ou cenário

A administradora comandou o envio de pagamentos para a Conta Digital no sistema, e essas despesas ficaram retidas com o status de aguardando autorização. O responsável pelo condomínio precisa revisar os valores e assinar a operação pelo celular para que o banco compense os títulos na data programada.

Benefício para o usuário ou operação

Assegura que nenhum recurso saia da conta do condomínio sem a assinatura digital deliberada do responsável legal;
Evita a incidência de juros e multas por atraso ao destravar o fluxo de compensação bancária remotamente e em tempo real;
Permite a aprovação em lote de múltiplas despesas, reduzindo o tempo despendido na conferência unitária.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o aplicativo Conta Digital (PJBank) no seu smartphone. Na tela inicial do aplicativo, utilize a seção Aprovações pendentes ou navegue até Autorizar operações.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Aviso e/ou autorização de pagamento - Alteração (1543) e Despesas - Liquidação (1314). O assinante também precisa ser o responsável legal ou procurador atrelado à alçada da Conta Digital.
Recursos Sistêmicos: Aplicativo da Conta Digital baixado e instalado no smartphone (Android ou iOS) e conexão ativa com a internet.
Insumos e Dados Técnicos: As credenciais de acesso ao aplicativo (login/senha ou biometria cadastrada), além da ciência prévia de quais fornecedores e valores compõem a remessa gerada pela administradora.

Causas prováveis

A trava de aprovação é acionada automaticamente pelo banco quando o condomínio possui regras de segurança (alçadas) ativas para saídas de caixa. Toda despesa que o ERP despacha para a Conta Digital ficará estacionada em formato de pendência até que os responsáveis legais forneçam o consentimento formal via aplicativo.

Como fazer ou corrigir

Para autorizar pagamentos no aplicativo da Conta Digital, siga os passos abaixo:

Faça login no aplicativo;
Na tela inicial, clique em 'Aprovações pendentes' na parte superior ou em 'Autorizar operações' nas opções de ações;
Na lista de operações pendentes, você pode:
- Marcar apenas uma ou algumas operações e autorizá-las individualmente;
- Clicar em 'Selecionar todas' para autorizar todas as operações de uma vez;
Após autorizar, uma mensagem de sucesso será exibida;
Se ainda faltarem autorizações de outros membros, as despesas permanecerão pendentes na lista dessas pessoas. Caso contrário, as despesas aparecerão na aba 'Agendadas':

Resultado esperado

As despesas confirmadas desaparecerão da fila de pendências no aplicativo. Se a alçada exigir apenas a sua assinatura (ou se você for o último aprovador da cadeia), o pacote será encaminhado para o agendamento bancário e o status no sistema ERP atualizará para compensado/liquidado na data do vencimento.

Quando escalar

Escale o caso para a equipe de Suporte se a administradora comprovar o envio das despesas no sistema, mas a lista de aprovações no celular permanecer completamente vazia; se o aplicativo fechar sozinho ou apresentar um erro genérico intransponível ao digitar a senha; ou se a transação for assinada com sucesso no app, mas continuar travada como "Aguardando autorização" no ERP após 24 horas.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome da licença (administradora);
Nome e CNPJ do condomínio afetado;
ID numérico da despesa ou o "nosso número" da cobrança travada;
CPF do usuário/síndico que está operando o aplicativo;
Sistema operacional do celular (Android ou iOS) e versão instalada do aplicativo;
Capturas de tela legíveis demonstrando o erro fatal no app ou a ausência das pendências.

Regras importantes / Observações

A função de "Selecionar todas" deve ser empregada exclusivamente quando houver conferência prévia do romaneio de despesas enviado pelo assistente financeiro. Contas bancárias configuradas para exigir múltiplas assinaturas (exemplo: aprovação conjunta do Síndico e do Conselheiro) manterão o dinheiro retido e o status pendente no ERP até que ambas as partes validem a operação em seus respectivos celulares.

Problemas comuns e como resolver

Problema: Já digitei minha senha, aprovei tudo ontem à noite, mas hoje cedo o fornecedor cobrou e o sistema ainda diz que falta autorizar.
Causa provável: A alçada de segurança do seu condomínio está programada para exigir dois aprovadores distintos, e a segunda pessoa responsável ainda não acessou o app para assinar a parte dela.
Ação recomendada: Comunique-se com os outros conselheiros ou subsíndicos que compõem a grade de assinaturas da Conta Digital e solicite que acessem o aplicativo para finalizar a liberação.

Dúvidas relacionadas

P: Existe a possibilidade de eu recusar um pagamento se o valor lançado pela administradora estiver errado?
R: Sim. Diretamente na lista de aprovações pendentes, ao identificar uma despesa divergente, você pode desmarcá-la ou utilizar a opção de recusa. A ordem será cancelada e devolvida para que a administradora proceda com a correção no ERP.

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