Como cadastrar um novo fornecedor

Visão geral

O módulo de fornecedores centraliza a base de credores e prestadores de serviços atrelados à administradora e aos condomínios. A plataforma disponibiliza o cadastro rápido para inserções nominais pontuais e o cadastro completo para estruturar dados bancários, endereços e documentações fiscais.

Quando usar este artigo

Utilize este procedimento ao contratar um novo prestador de serviços ou ao receber uma nota fiscal de um credor inédito, precisando registrar seus dados no banco de dados para possibilitar o lançamento da despesa no fluxo financeiro.

Sintoma ou cenário

O operador financeiro tenta registrar uma fatura recebida, mas, ao preencher o formulário de contas a pagar, não localiza o nome da empresa ou do prestador de serviço na barra de pesquisa de fornecedores, impedindo o vínculo da conta.

Benefício para o usuário ou operação

Garante a vinculação correta do credor às despesas, viabilizando o repasse de valores via arquivos de remessa bancária ou conta digital;
Estrutura a base de CNPJs e CPFs primária para a apuração automática e geração de guias de retenção fiscal, como EFD-Reinf e DIRF;
Permite centralizar os contatos e informações da prestadora de serviço para uso contínuo em contratos de despesas recorrentes.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu lateral navegando em Despesas > Fornecedores.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Fornecedores - Criação (1830).
Recursos Sistêmicos: Módulo financeiro ativo na plataforma.
Insumos e Dados Técnicos: O nome ou a Razão Social do credor e, preferencialmente, o número do documento fiscal (CNPJ ou CPF) para preenchimento da ficha.

Causas prováveis

Fechamento de contrato com uma nova empresa terceirizada de manutenção, compra de materiais de consumo em uma loja inédita para o condomínio, ou necessidade de reembolsar um funcionário que adiantou valores de caixa.

Como fazer ou corrigir

Acesse: Despesas > Fornecedores;
Para Cadastramento Rápido, selecione o ícone de raio ;
Informe o Nome do fornecedor e clique em 'Salvar'.
Para cadastro completo, clique em 'Novo Fornecedor' > 'Apenas um fornecedor';
Preencha o CNPJ (não obrigatório) > 'Próximo';
Preencha os dados do fornecedor. Apenas o nome é obrigatório; demais informações são opcionais.

Resultado esperado

A ficha do credor será gravada no banco de dados e o nome cadastrado passará a constar imediatamente na lista suspensa de seleção ao registrar um novo título na tela de "A pagar".

Quando escalar

Escale o caso para a equipe de Suporte se o formulário for preenchido com todos os dados obrigatórios, mas ao clicar no botão de salvar, a página congelar indefinidamente ou exibir um erro fatal de gravação no banco de dados, impedindo a criação do cadastro.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome da licença (administradora);
Nome, CPF ou CNPJ do fornecedor que se tentou cadastrar;
Captura de tela exibindo os campos preenchidos e a mensagem exata de erro apresentada pelo sistema ao clicar em salvar.

Regras importantes / Observações

Evite registrar prestadores de serviços fixos utilizando a opção de cadastro rápido. O tempo poupado no momento da criação exigirá retrabalho futuro, pois o operador precisará interromper a rotina de baixa, localizar o cadastro e editá-lo para inserir a conta bancária do credor antes de conseguir liquidar a fatura.

Problemas comuns e como resolver

Problema: Salvei o fornecedor, mas não consigo encontrá-lo na listagem da tela principal para consultá-lo.
Causa provável: O filtro da página de listagem está ativo ocultando cadastros globais ou está restrito para exibir apenas fornecedores específicos de um determinado condomínio.
Ação recomendada: Limpe o campo de pesquisa e valide os filtros no topo da tela de fornecedores, alterando a visão para garantir que a listagem exiba todos os cadastros ativos da administradora.

Dúvidas relacionadas

P: É possível registrar dezenas de fornecedores de uma única vez em vez de cadastrar um por um?
R: Sim. Para grandes volumes, acesse o botão de "Novo Fornecedor" e utilize a funcionalidade "Vários fornecedores", que permite a criação de cadastros em lote através do upload de uma planilha padrão CSV.

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