Como cadastrar despesas com retenção

Visão geral

O lançamento de notas fiscais e despesas sujeitas a retenções tributárias (como INSS, PIS, COFINS, CSLL e IRRF) automatiza o cálculo do imposto devido. A ferramenta deduz o valor retido do montante principal da fatura e cria o passivo fiscal separadamente, garantindo que o fluxo de caixa reflita o repasse financeiro exato de forma fatiada.

Quando usar este artigo

Utilize este procedimento ao registrar uma nota fiscal de prestação de serviços que exija destaque e desconto de impostos na fonte, sendo necessário desmembrar o valor a ser pago ao fornecedor do valor a ser recolhido ao governo.

Sintoma ou cenário

O operador financeiro recebeu uma nota fiscal de R$ 1.000,00 de uma prestadora de limpeza com retenção de 11% de INSS. Ele precisa registrar a despesa de modo que a plataforma gere um título pendente de R$ 890,00 para pagar ao fornecedor e isole automaticamente os R$ 110,00 restantes como uma guia de imposto a ser quitada posteriormente.

Benefício para o usuário ou operação

Garante a exatidão do repasse ao credor ao abater automaticamente os tributos do valor líquido da fatura;
Automatiza a criação do título de pagamento do imposto ao governo, eliminando o lançamento manual duplo pelo operador;
Estrutura a base de dados para viabilizar a apuração e o cruzamento correto nas obrigações acessórias (DIRF e EFD-Reinf).

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu lateral navegando em Despesas > A pagar.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Despesas - Criação (1311) e Despesas - Alteração (1313).
Recursos Sistêmicos: Módulo financeiro ativo na plataforma.
Insumos e Dados Técnicos: O documento fiscal (nota fiscal) contendo o valor bruto cobrado, a alíquota ou valor exato da retenção de cada imposto, a data de vencimento da guia e os dados do credor.

Causas prováveis

Contratação de serviços terceirizados (como portaria, limpeza especializada ou auditoria) em que a legislação tributária obriga o condomínio a atuar como substituto tributário, retendo e recolhendo o imposto em nome do prestador.

Como fazer ou corrigir

Para cadastrar uma despesa com retenção, siga os passos abaixo:

Acesse Despesas > A pagar;
Clique em Nova e selecione o tipo de despesa: parcela única, parcelada, recorrente ou com código de barras;
Na tela de cadastro da despesa, localize o campo RETENÇÕES e preencha:
- Imposto: selecione o imposto que será retido na despesa;
- Vencimento: informe a data de vencimento da retenção;
- Valor: insira o valor correspondente ao imposto.
Marque a opção Reter imposto se desejar que o valor da retenção seja subtraído do valor total da despesa. Nesse caso, lance o valor bruto da nota para que o sistema calcule o valor líquido corretamente;
Caso necessário, aplique um Abatimento para que o imposto seja calculado sobre uma base diferente do valor da nota;
Após preencher as informações, o rod apé do formulário exibirá o valor total da despesa com o cálculo da retenção aplicada;
Ao finalizar a criação da despesa, o sistema gerará um segundo lançamento específico para o imposto retido, classificado com a TAG Retenção.

Resultado esperado

A plataforma processará a fatura e criará dois títulos pendentes independentes: o principal, com o valor líquido atrelado ao fornecedor, e um segundo lançamento referente à guia de imposto, portando a identificação "Retenção" para pagamento ao governo.

Quando escalar

Escale o caso para a equipe de Suporte se a caixa "Reter imposto" for expressamente marcada no preenchimento, mas a plataforma salvar o lançamento somando indevidamente o valor do imposto (como se fosse juros) ao invés de abatê-lo do montante a ser repassado ao credor.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome da licença (administradora) e nome do condomínio afetado;
O ID numérico da despesa principal (ID a pagar) que sofreu o processamento falho;
A cópia anexada (PDF) da nota fiscal original exibindo o destaque do imposto;
Captura de tela com o quadro de retenções preenchido antes de salvar, e outra evidenciando o cálculo invertido gerado no saldo do fornecedor.

Regras importantes / Observações

Sempre que um documento (como o PDF da nota fiscal) é anexado à despesa matriz durante a sua criação, o sistema espelha automaticamente uma cópia deste arquivo para dentro do título da guia do imposto retido, mantendo a comprovação documental intacta nos dois lançamentos.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O imposto preenchido na tela não abateu do valor que vou pagar ao fornecedor, o título ficou com o valor total da nota.
Causa provável: O operador inseriu o imposto e o valor corretamente no bloco de tributação, mas omitiu a marcação da caixa de controle matemático.
Ação recomendada: Abra a despesa para edição, localize o quadro de retenções, marque a caixa obrigatória "Reter imposto" e confira a equalização no resumo antes de salvar.

Dúvidas relacionadas

P: O que acontece se eu digitar diretamente o valor líquido no início do cadastro da despesa?
R: Se você preencher o valor líquido e em seguida configurar a retenção, o sistema fará a dedução sobre o valor que já estava menor, gerando uma fatura final equivocada (abaixo do que deveria ser repassado). Você deve sempre inserir o valor integral bruto no topo da tela.

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