Como lançar retenções que possuem abatimento na nota fiscal

Visão geral

O registro de deduções de materiais ou equipamentos aplicados em uma prestação de serviço permite ajustar legalmente a base de cálculo tributária da nota fiscal. A funcionalidade assegura que a alíquota de impostos incida apenas sobre o valor líquido do serviço, refletindo exatamente o destaque feito pelo fornecedor no documento.

Quando usar este artigo

Utilize este procedimento ao registrar uma despesa e a nota fiscal do prestador de serviço apresentar abatimentos de materiais ou equipamentos que reduzam a base de cálculo da retenção previdenciária.

Sintoma ou cenário

O assistente financeiro recebe uma nota fiscal de R$ 5.000,00 referente a uma reforma, mas o fornecedor destacou R$ 500,00 como material empregado. Ao lançar a fatura, o operador precisa configurar o abatimento para que o sistema não calcule os 11% de INSS sobre o valor bruto cheio, evitando que a retenção fique superior ao valor real descontado na nota.

Benefício para o usuário ou operação

• Garante a exatidão matemática do passivo tributário ao alinhar a base de cálculo do sistema com o documento original;

• Impede a rejeição de eventos fiscais por quebra de matemática entre a base de cálculo e a alíquota durante a transmissão da EFD-Reinf;

• Preserva o valor exato a ser pago ao fornecedor, descontando apenas o imposto de fato devido.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu lateral navegando em Despesas > A pagar, inicie a criação de uma Nova despesa (ou edite uma existente) e utilize a aba Retenções dentro do formulário.

Pré-requisitos (Antes de começar)

• Perfil Exato: Despesas - Criação (1311) ou Despesas - Alteração (1313).

• Recursos Sistêmicos: Módulo financeiro ativo e o plano de impostos sujeito a retenção previamente configurado na plataforma.

• Insumos e Dados Técnicos: O arquivo ou espelho da nota fiscal de serviço evidenciando o valor bruto total, o valor exato do abatimento (materiais/equipamentos) e a alíquota de retenção aplicável.

Causas prováveis

Recebimento de notas fiscais de construção civil, limpeza ou conservação, onde a legislação autoriza a exclusão do custo dos produtos empregados da base de cálculo do serviço para fins de incidência do INSS retido na fonte.

Como fazer ou corrigir

1. No momento do lançamento de despesa, vá até o campo RETENÇÕES;
2. Insira o imposto e o vencimento;
3. Marque a opção Reter imposto e role o cursor para a direita;
4. Clique no campo Abatimentos e informe o valor a ser abatido da base de cálculo;
5. Clique em Calcular para que o sistema calcule o valor do imposto sobre o novo valor base:
   • Exemplo: se a nota é de R$5.000,00, com R$500,00 de mão de obra, informe o valor da mão de obra para que a alíquota do INSS seja calculada sobre R$4.500,00, resultando em R$495,00 de retenção:
     
6. Cada imposto poderá ser cadastrado com seu respectivo valor e abatimento;
7. Lembre-se sempre de clicar em Calcular somente após ter finalizado a inserção dos abatimentos;
8. Ao realizar a importação para a REINF, o sistema utilizará a base de cálculo correta, evitando diferenças e a necessidade de ajustes manuais no ECAC.

Resultado esperado

A despesa será gravada abatendo o valor correto do total líquido a ser pago ao fornecedor. A retenção será registrada no sistema utilizando a base de cálculo deduzida, permitindo que a futura exportação ou transmissão (como a EFD-Reinf) ocorra sem divergências.

Quando escalar

Escale o caso para a equipe técnica de Suporte se, após preencher corretamente o valor do abatimento e clicar em Calcular, o sistema ignorar o desconto e continuar tributando a alíquota sobre o valor bruto total da despesa, ou se a coluna "Abatimentos" não aparecer na grade de impostos mesmo ao arrastar a barra de rolagem.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

• Nome da licença;

• Nome e CNPJ do condomínio afetado;

• ID numérico da despesa que apresenta a falha de cálculo;

• Valor bruto da nota, valor que está tentando abater e a alíquota do imposto selecionado;

• Captura de tela evidenciando a aba de retenções preenchida após o clique no botão "Calcular", evidenciando o valor do imposto incorreto.

Regras importantes / Observações

Cada linha de imposto vinculada à despesa possui seu próprio campo de abatimento individualizado. Isso permite que você abata materiais do cálculo do INSS sem afetar, por exemplo, a base de cálculo isolada do ISS ou do IRRF, caso as legislações destes últimos exijam o cálculo sobre o valor cheio.

Problemas comuns e como resolver

• Problema: O imposto ficou com um valor muito maior do que o que está destacado na nota fiscal do prestador. 

• Causa provável: O operador clicou no botão "Calcular" da retenção logo após selecionar o imposto, antes de preencher a coluna de abatimentos. 

• Ação recomendada: Dentro da edição da despesa, localize a coluna de abatimentos, preencha o valor da redução (materiais/mão de obra) e clique no botão "Calcular" novamente para forçar a reescrita matemática do valor do imposto.

Dúvidas relacionadas

P: Posso lançar valores de abatimento diferentes para impostos distintos dentro da mesma nota fiscal? 
R: Sim. A grade de retenções trata os tributos separadamente. Você pode aplicar um abatimento na linha do INSS e deixar a linha do IRRF ou ISS sem deduções, de acordo com o que rege a nota fiscal de forma isolada.

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