Como mesclar o cadastro de Fornecedores

Visão geral

A mesclagem de cadastros consolida registros em duplicidade na base de contatos do condomínio. A funcionalidade unifica o histórico de lançamentos, retenções e documentos em uma única ficha, mantendo a integridade contábil enquanto desativa o registro excedente.

Quando usar este artigo

Utilize este procedimento ao identificar que um mesmo prestador de serviços possui duas ou mais fichas ativas na base e for necessário centralizar todas as informações e o histórico financeiro em apenas um registro principal.

Sintoma ou cenário

O assistente financeiro tenta lançar uma nota fiscal e percebe que há dois cadastros para a mesma empresa de limpeza. Para evitar que os relatórios de pagamentos fiquem fragmentados entre os dois CNPJs ou nomes fantasia, ele decide juntar os dois perfis em um só.

Benefício para o usuário ou operação

Centraliza o histórico de despesas, retenções e impostos em um único demonstrativo;
Impede o pagamento incorreto em contas bancárias antigas ao unificar os dados do prestador;
Elimina a poluição visual e a fragmentação de relatórios na tela de contas a pagar.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu lateral navegando em Despesas > Fornecedores.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Fornecedores - Alteração (1831).
Recursos Sistêmicos: Módulo de despesas habilitado e os dois cadastros do fornecedor ativos na base de dados.
Insumos e Dados Técnicos: Definição clara de qual será o cadastro principal que herdará as informações e qual será o cadastro que vai ceder os dados e ser inativado.

Causas prováveis

Criação de um novo cadastro pelo operador financeiro de forma duplicada, sem antes pesquisar se o prestador de serviços já existia na base do sistema sob um CNPJ, razão social ou nome fantasia levemente diferente.

Como fazer ou corrigir

Acesse: Despesas > Fornecedores;
Busque pelo fornecedor que deseja manter no sistema;
Clique sobre o nome do fornecedor para acessar o cadastro;
Na lateral direita, clique em Ações > Mesclar fornecedores;
Localize e selecione o fornecedor que deseja mesclar e desativar;
Clique em Mesclar fornecedor para finalizar.

O que será mesclado?

Despesas (pendentes ou liquidadas)
Despesas recorrentes
Despesas lançadas por responsáveis
Retenções
Impostos
Manutenção programada
Arquivos

Resultado esperado

O fornecedor secundário assumirá o status de inativo na base de dados. Todos os seus títulos a pagar, comprovantes, retenções e contratos ativos serão transferidos de forma definitiva para o perfil do fornecedor mantido, unificando a prestação de contas.

Quando escalar

Escale o caso para a equipe técnica de Suporte se o botão de "Mesclar fornecedores" não aparecer na tela de ações mesmo possuindo a permissão correta de alteração, ou se, após confirmar a unificação, as despesas do fornecedor secundário não migrarem para o extrato do fornecedor principal.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome da licença;
Nome e CNPJ do condomínio;
Razão social e o ID numérico do fornecedor principal (que foi mantido);
Razão social e o ID numérico do fornecedor secundário (que foi inativado);
Captura de tela evidenciando a ausência das faturas após a mesclagem ou exibindo a mensagem de erro da plataforma.

Regras importantes / Observações

A transferência foca no histórico de movimentações. Os dados bancários e contatos (telefone/e-mail) da ficha que será desativada não são mesclados para a ficha principal. Caso a conta bancária correta para pagamento estivesse registrada apenas no fornecedor desativado, você precisará copiá-la manualmente para o fornecedor principal.

Problemas comuns e como resolver

Problema: A opção "Mesclar fornecedores" não está clicável ou não aparece no menu de ações.
Causa provável: O usuário logado possui um perfil de acesso restrito apenas à consulta de despesas.
Ação recomendada: Verifique suas permissões junto ao administrador da licença. É obrigatório ter o código de permissão (1831) de alteração habilitado.

Dúvidas relacionadas

P: A manutenção programada do antigo fornecedor continua valendo após a mesclagem?
R: Sim. A rotina de manutenção e os alertas vinculados ao fornecedor inativado serão migrados intactos para a gestão da ficha principal.

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