Como anexar e categorizar documentos em uma despesa

Visão geral

A gestão digital de documentos no módulo financeiro permite vincular arquivos físicos digitalizados diretamente aos lançamentos de contas a pagar. A funcionalidade atua como um repositório probatório e de fácil acesso, substituindo arquivos de papel por um banco de dados organizado em nuvem.

Quando usar este artigo

Utilize este procedimento para instruir a vinculação de arquivos em PDF, imagens de cupons fiscais ou ordens de serviço correspondentes a uma despesa provisionada ou já liquidada na plataforma.

Sintoma ou cenário

O assistente financeiro registrou as faturas de manutenção e os honorários contábeis do condomínio no sistema, mas os responsáveis pelas aprovações (como o síndico ou o conselho) solicitam a visualização das notas fiscais ou recibos para validar a prestação de contas antes de assinarem os pagamentos correspondentes.

Benefício para o usuário ou operação

Dispensa o armazenamento de documentos em pastas físicas, viabilizando o acervo e o acesso online 24h por conselheiros ou auditores;
Automatiza a transparência das operações na prestação de contas, garantindo que condôminos tenham acesso ao comprovante que originou o pagamento;
Evita a perda e a deterioração de documentos oficiais com o arquivamento seguro atrelado à despesa exata.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu lateral navegando em Despesas > A pagar, abra a edição da despesa desejada e localize o botão de anexação de arquivos.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Despesas - Alteração (1313) e Anexos - Criação e exclusão (1380).
Recursos Sistêmicos: Módulo de despesas ativo e despesa previamente gerada.
Insumos e Dados Técnicos: Ter os arquivos dos comprovantes escaneados e salvos localmente na máquina, prestando atenção à classificação adequada (Documento fiscal ou Outros).

Causas prováveis

Demanda por regularidade fiscal do condomínio, atendimento a solicitações de auditorias contábeis detalhadas ou a necessidade imposta por regras internas que condicionam pagamentos à apresentação rigorosa de provas documentais na plataforma.

Como fazer ou corrigir

Siga os passos abaixo para anexar e categorizar documentos em uma despesa:

Acesse Despesas > A pagar;
Localize e abra a despesa desejada;
Clique em Anexar documento;
Selecione o arquivo a ser anexado;
Escolha a categoria do documento: Documento fiscal ou Outros;
Salve as alterações.

Resultado esperado

O arquivo submetido será associado aos dados da fatura e sua visualização passará a constar permanentemente como documento probatório nos painéis internos do sistema ou na prestação de contas visualizada pelos condôminos.

Quando escalar

Escale o caso para a equipe de Suporte nos cenários onde a plataforma apresenta erros codificados ao anexar arquivos comuns, relata repetidamente o insucesso do upload com a barra de progresso paralisada ou os arquivos anexados perdem a visualização após alguns instantes salvos.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome da licença (administradora) e do condomínio afetado;
ID numérico ou nosso número da despesa na qual o anexo não se sustenta;
Formato (.pdf, .jpg, .png) e tamanho em MB do arquivo que está sendo recusado;
A classificação exata em que o erro ocorre (Documento fiscal ou Outros);
Captura de tela atestando a mensagem exata de erro retornada pela interface no instante da falha do salvamento.

Regras importantes / Observações

A classificação de "Documento fiscal" aplica-se rigorosamente a instrumentos tributários formalizados, como Notas Fiscais Eletrônicas ou Cupons Fiscais. Recibos em bloco de papel, ordens de serviço e memorandos de aprovação devem impreterivelmente ser inseridos sob a etiqueta "Outros", assegurando a organização na emissão de declarações ou relatórios analíticos de impostos.

Problemas comuns e como resolver

Problema: Selecionei uma pasta compactada (ZIP) com todas as fotos do reparo, mas o sistema barrou a ação de anexar na despesa.
Causa provável: O sistema não possui suporte para descompactar ou indexar arquivos .ZIP em sua galeria de visualização web atrelada às faturas.
Ação recomendada: Descompacte a pasta no seu computador e faça o upload das imagens ou documentos em arquivos isolados (geralmente PDFs ou JPGs), mantendo-os legíveis ao sistema.

Dúvidas relacionadas

P: É possível anexar três ou quatro PDFs diferentes em uma mesma despesa (ex: nota fiscal, boleto e orçamento aprovado)?
R: Sim. A plataforma permite múltiplos uploads em um mesmo lançamento de despesa, desde que cada novo anexo passe individualmente pelo fluxo de salvamento e classificação entre "Documento Fiscal" ou "Outros".

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