Como criar e configurar Rateios de despesas

Visão geral

O Rateio de Despesas permite selecionar despesas e movimentações financeiras do condomínio para que sejam distribuídas entre os condôminos através da arrecadação.

A funcionalidade é utilizada para definir quais despesas serão cobradas em determinada competência, garantindo que os valores lançados no financeiro sejam considerados corretamente na emissão das cobranças.

Quando usar este artigo

Utilize este artigo quando for necessário incluir despesas pagas ou a pagar em uma arrecadação através do Rateio de Despesas.

Sintoma ou cenário

A administradora precisa distribuir despesas do condomínio entre os condôminos e vinculá-las a uma arrecadação.

Benefício para o usuário ou operação

Centraliza as despesas que serão cobradas na arrecadação;
Facilita a conferência dos lançamentos financeiros;
Permite controlar quais despesas compõem cada cobrança;
Garante maior transparência na composição das taxas condominiais.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o sistema com suas credenciais e navegue até o menu Receitas > Arrecadações > Rateio de despesas.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Permissão de acesso à arrecadação e rateio de despesas.
Recursos Sistêmicos: Despesas lançadas no financeiro do condomínio.
Insumos e Dados Técnicos: Despesas ou movimentações que serão incluídas no rateio.

Causas prováveis

O Rateio de Despesas é utilizado quando a administradora deseja incluir despesas específicas na composição da arrecadação do condomínio.

Como fazer ou corrigir

No contexto de gestão condominial, o Rateio de Despesas refere-se à divisão proporcional das despesas comuns entre todos os condôminos. Essas despesas podem incluir manutenção de áreas comuns, segurança, limpeza, água, energia elétrica e outros custos coletivos. O valor do rateio pode ser calculado com base na fração ideal de cada unidade ou de forma igualitária, conforme estabelecido pela convenção do condomínio, assegurando uma contribuição justa para todos os moradores.

A tela de Rateio de Despesas permite visualizar e distribuir as despesas, assegurando que os custos sejam corretamente rateados com base na competência dos boletos. É essencial associar as despesas ao mês correspondente antes de realizar a arrecadação.

Para configurar e utilizar a tela de Rateio de Despesas, siga os passos abaixo:

Acesse Receitas > Arrecadações;
Clique em Rateio de Despesas;
Caso seja o primeiro acesso a tela e ainda não hajam rateios cadastrados, será exibido o campo ‘Novo rateio’ para criação do primeiro rateio do condomínio;
Com rateios criados, ao acessar a página, o sistema mostrará todas as despesas (Pagas e A pagar) e movimentações de Débito do mês atual;

Atenção: Para que o valor do rateio esteja devidamente vinculado à arrecadação, é obrigatório que a configuração ocorra no mesmo mês de competência da arrecadação. Em uma arrecadação com vencimento em Agosto e competência ‘Mês anterior’, por exemplo, a configuração do rateio deve ser realizada dentro do mês de Julho.
A seleção das despesas pode ser feita diretamente na tela principal, basta selecionar os lançamentos e ao final da tela clicar em ‘Adicionar a um rateio’:
Para fechar o rateio, vá ao canto superior esquerdo e clique no ícone e filtre pelo rateio desejado;
Verifique se todas as despesas e informações estão corretas e clique em ‘Fechar Rateio’;
Volte para a tela de Arrecadações e realize a criação da arrecadação vinculada ao rateio selecionado e fechado:

Resultado esperado

As despesas selecionadas serão vinculadas ao rateio e poderão compor a arrecadação do condomínio, sendo distribuídas entre os condôminos conforme a configuração utilizada.

Quando escalar

As despesas não forem exibidas para seleção;
O rateio não puder ser fechado;
O rateio não aparecer na arrecadação;
Os valores não forem considerados na cobrança gerada.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Nome do condomínio;
Competência da arrecadação;
Print do rateio;
Print das despesas selecionadas;
Data e horário da operação.

Regras importantes / Observações

O sistema exibe despesas pagas, a pagar e movimentações de débito da competência selecionada.
Para que o rateio seja considerado na arrecadação, ele deve estar com o status Fechado.
A competência do rateio deve corresponder à competência utilizada na arrecadação.
Exemplo: se a arrecadação possui vencimento em julho e está configurada para cobrar o mês anterior, as despesas devem ser vinculadas ao rateio durante o mês de junho.
Rateios não fechados não ficam disponíveis para utilização na arrecadação.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O rateio não aparece na arrecadação.
Causa provável: O rateio não foi fechado ou foi criado em competência diferente da arrecadação.
Ação recomendada: Verifique a competência utilizada e confirme se o rateio foi fechado.

Dúvidas relacionadas

P: Posso adicionar novas despesas após fechar o rateio?
R: Será necessário reabrir ou ajustar o rateio antes da geração da arrecadação, conforme a regra disponível na licença. Caso a arrecadação já tenha sido gerada, somente usuários com permissão 1317: Despesas - Reabrir rateio após arrecadação gerada, conseguirão reabrir o rateio.

P: Quais lançamentos podem compor um rateio?
R: Despesas pagas, despesas a pagar, previsões e movimentações de débito compatíveis com a competência selecionada.

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