É possível gerenciar os fundos com valores arrecadados através do Grupo de saldo?

Visão geral

Este conteúdo detalha a viabilidade e a transição do gerenciamento de fundos de arrecadação na metodologia de Grupos de Saldo, demonstrando como essa funcionalidade otimiza a organização do condomínio.

Quando usar este artigo

Utilize este guia sempre que houver dúvidas sobre a organização de fundos com valores arrecadados para o modelo de Grupos de Saldo, ou quando precisar orientar o usuário sobre como evitar a duplicidade de controles financeiros e contas virtuais no sistema.

Sintoma ou cenário

O usuário deseja saber se deve continuar parametrizando fundos diretamente nas configurações de arrecadação do boleto ou se pode utilizar o recurso de Grupo de Saldo para automatizar a segregação financeira de receitas (como Fundo de Reserva ou de Obras).

Benefício para o usuário ou operação

• Elimina a necessidade de cadastrar e gerenciar contas virtuais ou fictícias para cada fundo.
• Mantém os valores arrecadados integralmente vinculados à conta bancária principal de liquidação dos boletos.
• Organiza os saldos de forma nativa por meio do vínculo entre o plano de contas e os grupos de saldo.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse Condomínio > Contas Bancárias > Grupo de Saldo

Pré-requisitos (Antes de começar)

• Perfil Exato: É necessário possuir permissões de nível "Administrador" ou de gestão no módulo correspondente.
• Recursos Sistêmicos: Módulo ativo no plano contratado.
• Insumos e Dados Técnicos: Mapeamento dos fundos ativos da arrecadação e definição de suas respectivas correspondências nas contas categorias do plano de contas.

Causas prováveis

Necessidade de modernização da gestão financeira do condomínio, unificação de contas para evitar erros de conciliação bancária ou otimização do fluxo de fechamento mensal.

Como fazer ou corrigir

O sistema permite configurar fundos nas arrecadações, mas ao ativar o Grupo de Saldo, o uso de fundos manuais na arrecadação torna-se desnecessário. Compreenda a diferença operacional e como proceder:
 

Modelo Tradicional com uso de Fundo na Arrecadação (Configuração sem Grupo de Saldo):

• Os fundos de arrecadação direcionam os valores para uma conta fictícia previamente cadastrada no sistema.

• Esses valores são contabilizados em contas configuradas como “fundos”, mas não refletem diretamente na conta bancária principal onde os boletos são de fato liquidados.

• Impacto negativo: Gera problemas de conciliação, pois os valores recebidos ficam associados a uma conta sistêmica diferente da conta real de movimento.

Modelo com Grupo de Saldo:

• Não há mais necessidade de destacar fundos no cadastro da receita da arrecadação.

• Vincule os grupos de saldo diretamente às contar categorias desejadas (ex: vincular a categoria "Receita - Fundo de Reserva" ao respectivo grupo de saldo "Fundo de Reserva").

• Quando o boleto é pago, o lançamento é identificado pela conta categoria e o sistema organiza e distribui os valores automaticamente, mantendo o caixa totalmente centralizado na conta real de liquidação.

Resultado esperado

Ao adotar o Grupo de Saldo, o gerenciamento dos fundos passa a ser feito de forma virtual e automática no plano de contas. O saldo total da conta bancária ficará correto e as subdivisões serão exibidas com precisão nos relatórios específicos pelo Grupo de Saldo, garantindo total transparência.

Quando escalar

Caso a desativação do fundo na arrecadação cause alguma rejeição na emissão de boletos ou se os lançamentos liquidados não estiverem assumindo o grupo de saldo parametrizado na conta categoria do plano de contas.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

• Licença

• Nome do condomínio afetado.

• Identificação da Arrecadação analisada.

• Nome das contas categorias e dos Grupos de Saldo envolvidos.

• Print de tela da conciliação ou do relatório onde o saldo divergiu.

Regras importantes / Observações

• O uso simultâneo de fundos de arrecadação tradicionais (com conta fictícia) e Grupos de Saldo na mesma conta bancária não é recomendado, pois causará duplicidade de registros e divergências nos relatórios do condomínio.

Problemas comuns e como resolver

• Problema: Os valores arrecadados continuam indo para uma conta separada em vez de alimentar os grupos de saldo.
• Causa provável: A arrecadação antiga ainda possui a configuração de fundo direcionando valores para a conta fictícia.

• Ação recomendada: Remova o vínculo de fundo da configuração dessa arrecadação e certifique-se de que a conta categoria associada a ela esteja parametrizada com o Grupo de Saldo correto no Plano de Contas.

   

• Problema: Botão de salvar inativo ao tentar alterar a arrecadação ou do plano de contas.
• Causa provável: Falta de preenchimento de campos obrigatórios ou ausência de privilégios de edição no usuário.
• Ação recomendada: Revise todos os campos marcados com asterisco (*) ou em vermelho e certifique-se de estar utilizando um perfil com permissões de alteração.

Dúvidas relacionadas

P: Preciso recriar as arrecadações do zero para aplicar o Grupo de Saldo? 

R: Não. Basta editar as arrecadações existentes, remover a regra antiga de separação de fundos e garantir que a conta categoria do plano de contas associada esteja com a tag do grupo de saldo ativa

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