Como cadastrar responsáveis legais?

Visão geral

Este conteúdo detalha como registrar o Corpo Diretivo do condomínio no sistema. O cadastro do responsável legal (Síndico, Subsíndico, Conselho) é essencial para que o nome correto seja impresso nos boletos e balancetes, além de liberar as permissões gerenciais no aplicativo e na Área do Condômino.

Quando usar este artigo

Sempre que ocorrer uma Assembleia Geral de eleição e houver troca da gestão, reeleição com renovação de mandato, ou renúncia de algum membro do conselho.

Sintoma ou cenário

O condomínio fez eleição ontem e o Sr. Carlos é o novo síndico. O analista precisa atualizar o sistema rápido, senão os relatórios sairão no nome do antigo síndico, e o Sr. Carlos vai ligar reclamando que não consegue acessar a prestação de contas no aplicativo.

Benefício para o usuário ou operação

Automação de assinaturas em relatórios oficiais e boletos.
Liberação automática de acessos gerenciais no app para o síndico.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu Condomínio > Responsáveis legais.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Permissão no módulo de Gestão.
Ter em mãos a ata de eleição com os nomes, cargos e período exato do mandato dos eleitos.

Causas prováveis

Eleição ordinária, destituição, renúncia ou reeleição do corpo diretivo.

Como fazer ou corrigir

Para cadastrar um novo responsável legal, siga os passos abaixo:

Acesse: Condomínio > Responsáveis legais;
Clique em ‘Novo responsável legal’ e preencha o formulário com os dados cadastrais, sendo obrigatório os campos: Nome, Cargo e Mandato > Salvar:

Atenção: Os cargos de Conselho, Conselho Consultivo, Conselho Fiscal e porteiro têm restrições ao visualizar dados sensíveis pelo seu login.

Resultado esperado

O sistema registrará o novo membro na linha do tempo do condomínio. O nome dele passará a figurar nos documentos oficiais e os acessos digitais vinculados àquele e-mail assumirão as permissões gerenciais correspondentes ao cargo.

Quando escalar

Acione o suporte técnico se, após salvar o cadastro, o nome do responsável legal não atualizar nos relatórios impressos, ou se o menu suspenso de "Cargos" estiver completamente em branco impedindo o preenchimento.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Print da tela de cadastro preenchida.
ID do Condomínio e o nome do responsável afetado.

Regras importantes / Observações

A Regra da Data de Mandato: Nunca deixe o campo de mandato sem data de término ou com datas vencidas. Se o mandato estiver vencido no sistema, o aplicativo do síndico cortará os acessos gerenciais dele automaticamente no dia seguinte ao vencimento.

Problemas comuns e como resolver

Problema: Cadastrei o síndico novo, mas ele diz que entra no aplicativo e não vê as pastas do condomínio.
Causa provável: O analista criou um cadastro do zero e usou um e-mail diferente do que o síndico já usa como morador (ex: criou um e-mail falso).
Ação recomendada: Conforme vimos em artigos anteriores, unifique os acessos! Use no cadastro de Responsável Legal exatamente o mesmo e-mail que ele já possui no cadastro de Unidade.

Dúvidas relacionadas

P: Preciso excluir o síndico antigo?
R: Não! Não exclua registros antigos para não quebrar o histórico de auditoria. Apenas garanta que a data de Fim de mandato dele esteja correta (vencida) e insira o novo síndico. O sistema entende a transição pelas datas.

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