Como configurar e acompanhar as isenções recebidas pelos responsáveis legais?

Visão geral

É muito comum que a convenção do condomínio conceda ao síndico ou a membros do conselho a isenção (total ou parcial) do pagamento da taxa condominial. No sistema, não basta apenas "dar o desconto" no boleto; é necessário configurar o plano de contas e vincular a unidade ao responsável legal para que a contabilidade registre essa isenção corretamente e ela seja contabilizada no Relatório de Controle de Isenções.

Quando usar este artigo

Utilize este guia sempre que um novo síndico morador for eleito e tiver direito à isenção da cota condominial, e você precisar configurar o sistema para que o boleto dele saia zerado (ou com desconto) e a contabilidade registre esse benefício de forma automática.

Sintoma ou cenário

O morador da unidade 101 foi eleito síndico do "Residencial das Árvores" e tem direito a 100% de isenção na taxa ordinária. O operador precisa configurar o sistema para que essa isenção seja aplicada na cobrança mensal dele e, ao mesmo tempo, garantir que no fim do ano essa informação apareça corretamente no relatório de prestação de contas (Relatório 191A).

Benefício para o usuário ou operação

Garante a transparência contábil na prestação de contas do condomínio;
Automatiza a geração do boleto com isenção para a unidade do síndico;
Alimenta corretamente o relatório base para declarações fiscais e DIRF.

Onde acessar / contexto de uso

Este processo envolve três menus diferentes: Condomínio > Plano de Contas, depois Receitas > Arrecadações, e por fim Condomínio > Responsáveis Legais.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Permissões de Escrita/Gestão Administrativa e Financeira (acesso ao Plano de Contas e Arrecadações).
Recursos Sistêmicos: Módulo financeiro ativo e o cadastro do responsável legal já criado no sistema.
Insumos e Dados Técnicos: Saber o valor exato ou a porcentagem da isenção concedida ao responsável.

Causas prováveis

Início de um novo mandato de gestão, alteração nas regras da convenção sobre a remuneração/isenção do corpo diretivo ou implantação inicial do condomínio.

Como fazer ou corrigir

Para configurar, siga conforme os passos indicados abaixo:

Configuração do Plano de Contas - Contas Especiais
Para realizar a configuração, acesse as contas especiais em Condomínio > Plano de Contas > selecione o plano do seu condomínio > Exibir Contas Especiais. Em seguida, configure a conta que será utilizada para ‘Isenção de síndicos e/ou membros do conselho’;
Criação da Arrecadação
Em Receitas > Arrecadações > Nova arrecadação > Outros, crie uma nova composição adicionando o valor correspondente à isenção para a unidade vinculada ao responsável legal. Para obter mais informações sobre como criar esta arrecadação e gerar o boleto zerado com o valor referente à sua isenção, para a unidade do responsável legal;
Configuração do Responsável Legal
Após a configuração da conta especial e a criação da composição de isenção, é necessário vincular o responsável legal cadastrado no condomínio a uma unidade. Para isso, acesse o cadastro dos responsáveis legais em Condomínio > Responsáveis Legais, e edite o cadastro do responsável. Localize o campo ‘Unidade’ e selecione a unidade relacionada ao síndico.

Dessa forma, a informação será incorporada ao relatório de controle de isenção de síndicos. Importante: essa relação deve ser estabelecida apenas se o síndico tiver algum vínculo com a unidade; caso contrário, não faz parte do processo de isenção.

4. Relatório de Controle de Isenção (191A)
Este relatório apresenta as isenções concedidas dentro de um período específico em todos os condomínios que possuem a conta especial configurada, e a isenção aplicada na cobrança em que a categoria da conta está configurada como Isenção de Síndico, conforme estabelecido na configuração da conta especial.

Para identificar o síndico de uma cobrança, o sistema compara a unidade da cobrança com a unidade do síndico cadastrado, levando em consideração o período definido para o relatório. Isso possibilita a identificação de quais síndicos ou membros do conselho foram beneficiados com as isenções durante o período em análise.

Resultado esperado

O sistema aplicará a isenção no boleto da unidade vinculada. Além disso, quando você emitir o Relatório 191A (Controle de Isenção de Síndicos), o sistema cruzará a unidade da cobrança isenta com a unidade informada no cadastro do responsável legal, listando exatamente quem foi beneficiado e o valor no período.

Quando escalar

Você realizou a configuração completa e gerou o boleto isento da unidade, mas ao emitir o "Relatório 191A - Controle de Isenção", o relatório sai completamente em branco, sem listar o síndico e os valores descontados no mês.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

ID do condomínio;
Nome do síndico e o número da unidade;
Captura de tela mostrando o cadastro do responsável legal com a unidade vinculada;
Captura de tela da configuração de "Contas Especiais" do plano de contas.

Regras importantes / Observações

A amarração deve ser estabelecida apenas se o síndico tiver vínculo com uma unidade física do condomínio (síndico morador/proprietário). Síndicos profissionais externos que não possuem unidade não recebem isenção de cota, mas sim um pagamento de honorários como fornecedores, utilizando um fluxo financeiro diferente (Despesas a Pagar).

Problemas comuns e como resolver

Problema: O boleto da unidade do síndico saiu zerado corretamente, mas o nome dele não aparece no Relatório 191A.
Causa provável: O operador esqueceu de preencher o campo "Unidade" dentro do cadastro do síndico no menu "Responsáveis Legais".
Ação recomendada: Sem a unidade preenchida no cadastro, o sistema não sabe que aquele desconto na cobrança pertence ao síndico. Acesse o cadastro dele, vincule a unidade correspondente e gere o relatório novamente.

Dúvidas relacionadas

P: E se o síndico tiver duas unidades, ele tem isenção nas duas?
R: Isso depende estritamente da convenção do condomínio. Caso ele tenha direito à isenção dupla, você deverá aplicar a arrecadação com desconto nas duas unidades, mas a prestação de contas somará o total de isenções atreladas ao CPF dele.

P: Como conferir os lançamentos contábeis dessa isenção?
R: Ao gerar o Balancete de Receitas e Despesas (078A ou 016B), a isenção deverá aparecer como uma despesa no grupo configurado, comprovando que o condomínio "pagou" (abriu mão) daquela receita para remunerar o síndico.

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