Superlógica Condomínios - Controle de Compras

Visão geral

O módulo de Controle de Compras é uma ferramenta completa para gerenciar as aquisições do condomínio de ponta a ponta. Ele permite registrar a necessidade de compra, cadastrar as cotações (orçamentos) de diferentes fornecedores, enviar formalmente para a aprovação do síndico ou gestor e, ao final, converter essa compra aprovada diretamente em uma despesa no contas a pagar.

Quando usar este artigo

Utilize este guia sempre que precisar estruturar e registrar o processo de aquisição de produtos ou serviços para o condomínio, garantindo que a regra de cotações mínimas seja respeitada e que a aprovação seja documentada antes do gasto real.

Sintoma ou cenário

O zelador solicitou a reposição do estoque de material de limpeza. Para garantir o melhor preço e a transparência na gestão, o operador precisa abrir uma solicitação de compra no sistema, inserir três orçamentos de fornecedores distintos e enviar os dados por e-mail para que o síndico analise e aprove a melhor oferta antes de fechar o pedido.

Benefício para o usuário ou operação

Centraliza e organiza todos os orçamentos em uma única tela;
Formaliza o processo de aprovação, evitando compras não autorizadas;
Integra a compra aprovada diretamente com o módulo financeiro, eliminando retrabalho na digitação da despesa;
Aumenta a transparência da gestão condominial perante o conselho fiscal.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu superior Apps > Controle de compras.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Permissões de Escrita/Gestão no módulo de Controle de Compras.
Recursos Sistêmicos: Esta funcionalidade é exclusiva para usuários do plano Enterprise I (ou superior).
Insumos e Dados Técnicos: Ter em mãos a lista de itens a serem comprados e, se possível, os orçamentos dos fornecedores já realizados.

Causas prováveis

Reposição de estoque de limpeza/escritório, contratação de manutenções esporádicas, ou aquisição de equipamentos para o condomínio.

Como fazer ou corrigir

O controle de compras é exclusivo para usuários do Plano Enterprise I e deve ser realizado diretamente dentro do sistema. O acompanhamento por parte do síndico requer uma solicitação formal à administradora responsável, garantindo assim um fluxo de trabalho organizado e transparente.

Acesse o menu Apps > Controle de compras;
Valide se as configurações precisam de ajuste, indo em ‘Mais’ e selecionando Categorias e Configurações;
No campo Categorias, cadastre ou edite as categorias dos itens que serão cotados;
No campo Configurações, ajuste a quantidade mínima de cotações necessárias para aprovação da compra e configure um endereço de e-mail específico para o departamento de compras;
Para criar um novo controle, clique em ‘Nova solicitação’

6. Informe a Categoria do item, o Título para controle, o Condomínio e, em ‘O que deve ser cotado?’, cadastre a lista de materiais que devem ser comprados; clique em ‘Cotar’ para finalizar;

7. Após finalizar o lançamento, clique sobre o controle gerado;

8. No canto direito da tela, você terá a opção de Cancelar ou Editar a solicitação gerada;

9. Na tela exibida, você verá os detalhes da solicitação criada; ao final da página, clique em ‘Adicionar cotação’ para cadastrar um orçamento já efetuado com um fornecedor;

10. Para lançar a cotação, preencha com o Fornecedor, Valor, Forma de pagamento; você poderá cadastrar uma cotação parcial, clicando em ‘Parcial’ e marcando a caixa de seleção dos itens que serão cotados com esse fornecedor;

11. Você poderá cadastrar um período limite de validade para a cotação ou anexar informações adicionais;

12. As cotações realizadas serão exibidas na tela;

13. Para excluir uma cotação, passe o mouse sobre o item e clique em ‘Cancelar cotação’;

14. Após cadastrar as cotações, vá ao canto superior direito da tela e selecione ‘Enviar para aprovação’; informe o e-mail do responsável pela aprovação e clique em Enviar;

15. O responsável receberá um e-mail com a solicitação;

16. Quando o responsável responder com a decisão, acesse o controle criado, passe o mouse sobre a cotação escolhida e clique em ‘Comprar’ para efetivar o registro da compra; confirme os dados de previsão para entrega, forma de pagamento e valor; clique em Salvar;

17. Após registrar a compra, será habilitado o campo ‘COMPRAS EFETUADAS’, onde será possível registrar a data da entrega;

18. Você poderá efetuar o lançamento de uma Despesa vinculada a essa compra, passando o mouse sobre a cotação escolhida e clicando em ‘Lançar despesa’; preencha os dados da despesa conforme o padrão, com categoria e parcelas, se houver.

Resultado esperado

O processo de cotação será registrado com sucesso, a compra será efetivada e aprovada, e o título financeiro correspondente será gerado automaticamente no contas a pagar, encerrando o ciclo de suprimentos com total rastreabilidade.

Quando escalar

O usuário possui o plano Enterprise I, mas o menu de "Controle de compras" não aparece, ou o sistema apresenta erro ao tentar enviar o e-mail de aprovação para o síndico.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

ID do condomínio;
ID da solicitação de compra afetada;
O e-mail de destino que falhou em receber a aprovação;
Captura de tela do erro no momento de salvar ou enviar.

Regras importantes / Observações

A quantidade mínima de cotações configurada no início determinará a flexibilidade do módulo. Se você configurar que são necessárias "3 cotações", o sistema poderá emitir alertas ou travar a aprovação se você tentar finalizar a compra tendo inserido apenas um orçamento.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O botão de salvar a nova cotação ou de lançar a despesa está inativo (cinza).
Causa provável: Omissão de informações fundamentais para o registro financeiro/orçamentário.
Ação recomendada: Revise o formulário de cotação/despesa e certifique-se de que todos os campos marcados com asterisco (como Fornecedor, Valor Total e Forma de Pagamento) foram devidamente preenchidos.

Dúvidas relacionadas

P: O síndico consegue aprovar a cotação direto pelo aplicativo dele (Área do Condômino/Gruvi)?
R: O módulo de aprovação opera através de notificações por e-mail disparadas pelo sistema web. O acompanhamento direto exige comunicação formal com a administradora.

P: Consigo gerar um relatório de todas as compras feitas no mês por esse módulo?
R: Sim. Através da tela principal do Controle de Compras, você tem acesso a filtros de status (Aguardando Cotação, Em Aprovação, Comprados) que permitem extrair a relação completa das movimentações de suprimentos.

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