Como configurar o controle de compras

Visão geral

A configuração do módulo de Controle de Compras define as regras básicas de conformidade e segurança financeira do condomínio. É através desta tela que você estabelece a quantidade mínima de orçamentos (cotações) exigidos pelo sistema antes que uma compra possa ser enviada para aprovação do síndico, além de centralizar o contato do departamento responsável pela operação.

Quando usar este artigo

Utilize este guia logo após a implantação inicial do módulo para o condomínio, ou sempre que houver uma mudança nas diretrizes da convenção/conselho fiscal (por exemplo, quando o condomínio decide que, a partir de agora, toda aquisição exigirá 3 orçamentos em vez de 2).

Sintoma ou cenário

A assembleia do condomínio decidiu ser mais rigorosa com os gastos e estabeleceu que nenhuma compra pode ser feita sem a apresentação de pelo menos três orçamentos diferentes. Para que o operador não "esqueça" dessa regra ou envie pedidos incompletos ao síndico por engano, ele precisa configurar essa trava de exigência dentro do sistema.

Benefício para o usuário ou operação

Garante o cumprimento estrito das regras de compliance do condomínio;
Previne falhas de comunicação e retrabalho enviando pedidos incompletos para a diretoria;
Centraliza os contatos, direcionando dúvidas operacionais para o e-mail correto do setor de suprimentos da administradora.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu superior Apps > Controle de compras.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Permissões de Escrita/Gestão no módulo de Controle de Compras.
Recursos Sistêmicos: Módulo ativo no plano contratado (Enterprise I ou superior).
Insumos e Dados Técnicos: Ter clareza sobre qual é a regra de cotação mínima exigida pelo condomínio atualmente e qual o e-mail oficial do setor.

Causas prováveis

Implantação de novos clientes, adequação a mudanças no regulamento interno do condomínio, ou atualização de e-mails corporativos da administradora.

Como fazer ou corrigir

Passo a passo para ajustar as configurações básicas do módulo de Controle de Compras, permitindo personalizar os critérios de funcionamento do sistema.

Para configurar o módulo, siga os passos abaixo:

Acesse: Apps > Controle de compras;
Vá em ‘Mais’ e selecione a opção ‘Configurações’:
Na tela exibida é possível definir o número mínimo de cotações e e-mail do departamento de compras:

Resultado esperado

O sistema gravará a regra instantaneamente. A partir desse momento, as travas de limite mínimo de orçamentos já estarão em vigor para todas as solicitações e o e-mail do departamento estará centralizado no banco de dados.

Quando escalar

Você configurou o limite mínimo como "3" e salvou com sucesso. No entanto, o operador consegue enviar uma cotação para aprovação do síndico tendo apenas 1 orçamento cadastrado (a trava falhou), ou o sistema apresenta erro 500 ao tentar salvar a configuração.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

ID do condomínio;
Quantidade de cotações que foi parametrizada;
Captura de tela inteira evidenciando o erro ao salvar ou a falha na trava de segurança dentro da solicitação de compra.

Regras importantes / Observações

Alterar o número mínimo de cotações nas configurações impactará o funcionamento do painel para o futuro. Compras que já haviam sido aprovadas, lançadas e encerradas antes dessa mudança não serão afetadas.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O operador preencheu os campos, mas o botão de salvar não responde ou a tela aponta erro.
Causa provável: O e-mail digitado possui formatação inválida.
Ação recomendada: Verifique o campo "E-mail do departamento de compras". Confirme se não há espaços em branco acidentais no início ou no final do texto, se contém a arroba (@) e a terminação correta (ex: .com.br). Após a correção, tente salvar novamente.

Dúvidas relacionadas

P: O e-mail configurado aqui é o e-mail do síndico que fará a aprovação?
R: Não. Este é o e-mail do departamento de compras da administradora. O e-mail de quem aprova (o síndico ou conselho) é inserido individualmente pelo operador na tela da cotação, no momento exato em que ele clica no botão "Enviar para aprovação".

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