Como lançar uma compra aprovada através do módulo de controle de compras

Visão geral

Esta etapa é o fechamento do ciclo no módulo de Controle de Compras. Ela consiste em pegar uma cotação/orçamento que já foi formalmente analisado e autorizado, marcá-la como uma compra efetivada e, com apenas alguns cliques, transformar esse pedido diretamente em um título financeiro no contas a pagar, garantindo a integração total da operação.

Quando usar este artigo

Utilize este guia sempre que você receber o "sinal verde" (autorização) do síndico ou gestor responsável sobre qual orçamento foi o vencedor da cotação, e precisar finalizar o pedido no sistema para gerar o pagamento.

Sintoma ou cenário

A administradora cotou os materiais de piscina com três fornecedores diferentes e enviou para o síndico avaliar. O síndico respondeu o e-mail aprovando o "Fornecedor B", pois oferecia o melhor custo-benefício. Agora, o operador precisa acessar o controle, registrar que a compra foi fechada com o Fornecedor B e já gerar a conta a pagar para o departamento financeiro.

Benefício para o usuário ou operação

Integração direta: elimina a necessidade de redigitar manualmente os dados do pedido no módulo financeiro;
Histórico rastreável: vincula a despesa à sua respectiva cotação original, comprovando por que aquele valor foi pago;
Maior segurança, garantindo que apenas compras formalmente aprovadas cheguem ao Contas a Pagar.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o menu superior Apps > Controle de compras.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: Permissões de Escrita/Gestão no módulo de Controle de Compras e no Financeiro.
Recursos Sistêmicos: Módulo ativo no plano contratado (Enterprise I ou superior).
Insumos e Dados Técnicos: O controle de compras já deve ter sido criado, com as cotações lançadas e, o mais importante, a comunicação formal (e-mail ou mensagem) comprovando a aprovação por parte dos responsáveis.

Causas prováveis

Finalização do processo de cotação de serviços ou materiais, recebimento de resposta positiva do corpo diretivo ou fechamento de suprimentos do mês.

Como fazer ou corrigir

Procedimento para realizar a aprovação, compra e lançamento da despesa no sistema, garantindo que a operação siga o fluxo correto.

Para realizar a aprovação e o registro de uma compra, execute os passos abaixo:

Acesse: Apps > Controle de compras;
Clique no título da solicitação;
Na seção ‘Cotações’, passe o mouse sobre a cotação aprovada e clique em ‘Comprar’;
Confirme os detalhes e salve;
A cotação será marcada como ‘Comprada’;
Passe o mouse sobre a cotação e clique em ‘Lançar despesa’;
Preencha as informações para registrar a despesa e salve;
A compra aparecerá em Despesas > A pagar para consulta e liquidação.

Atenção: a compra e lançamento da despesa devem ocorrer somente após a comunicação de aprovação dos responsáveis.

Resultado esperado

O controle de compras será atualizado com o status de finalizado e a despesa correspondente aparecerá imediatamente no menu Despesas > A pagar, pronta para que a equipe financeira realize a liquidação (pagamento) no dia do vencimento.

Quando escalar

O usuário possui o perfil correto, a cotação está marcada como "Comprada", mas ao clicar em "Lançar despesa", o sistema acusa erro de permissão negada, ou a despesa é salva, mas não aparece na listagem do contas a pagar.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

ID do condomínio;
ID ou nome da solicitação do Controle de Compras afetada;
Nome do Fornecedor e o valor da compra;
Captura de tela do erro no momento de lançar a despesa.

Regras importantes / Observações

Certifique-se de preencher a data de competência e o vencimento corretamente no momento do lançamento da despesa (Passo 7). Como o controle de compras gera uma previsão, a data real de pagamento que for registrada no financeiro é a que constará nos balancetes do condomínio.

Problemas comuns e como resolver

Problema: O botão de salvar na tela de lançamento de despesa está inativo (cinza).
Causa provável: Falta de preenchimento de algum campo obrigatório financeiro que não estava previsto na cotação.
Ação recomendada: Revise todos os campos da tela (especialmente os marcados com asterisco), preste atenção à categoria (plano de contas) e à forma de pagamento. Preencha o que estiver faltando e o botão será habilitado.

Dúvidas relacionadas

P: Lançar a despesa por aqui já baixa o título automaticamente?
R: Não. Essa rotina apenas gera a previsão (Contas a Pagar). A baixa (liquidação) ocorrerá normalmente no módulo financeiro, quando o pagamento de fato for efetuado pelo banco.

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