Como utilizar as notas explicativas

Visão geral

Este conteúdo detalha o processo de inserção de anotações de texto (notas explicativas) no Demonstrativo de Receitas e Despesas (R&D). O campo de anotação permite livre digitação, possibilitando à administradora esclarecer lançamentos atípicos, justificar ajustes contábeis ou dar um panorama geral das finanças do mês, garantindo total transparência na gestão.

Quando usar este artigo

Utilize este guia durante a rotina de fechamento mensal, sempre que precisar justificar um gasto fora do comum para o conselho fiscal ou para os moradores antes de publicar a prestação de contas.

Sintoma ou cenário

A conta de água do condomínio costuma vir R$ 2.000,00, mas neste mês veio R$ 5.000,00 devido a um vazamento oculto que precisou de reparo. O analista sabe que esse salto no gráfico vai gerar pânico nos moradores. Para evitar que o telefone não pare de tocar, ele usa este artigo para inserir uma Nota Explicativa na categoria "Água e Esgoto", informando aos condôminos que o valor atípico é fruto de um vazamento que já foi solucionado.

Benefício para o usuário ou operação

Comunicação Proativa: Esclarece dúvidas antes mesmo que elas surjam.
Transparência na Gestão: Fortalece a confiança entre a administradora, o síndico e os moradores.
Organização Contábil: Mantém o histórico do "porquê" aquele dinheiro foi gasto registrado no próprio balancete.

Onde acessar / contexto de uso

Acesse o sistema com suas credenciais e navegue até o menu Financeiro > Demonstrativo de R&D.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: É necessário possuir permissões de Gestão no módulo Financeiro.
O mês que você deseja comentar já deve possuir as despesas e receitas lançadas e conciliadas.

Causas prováveis

Necessidade de detalhar despesas extraordinárias (obras, manutenções emergenciais) ou repasses específicos (acordos trabalhistas, indenizações).

Como fazer ou corrigir

Acesse o menu Financeiro > Demonstrativo R&D;
Para inserir uma anotação geral, sem vínculo com uma categoria específica:
2.1 Passe o mouse sobre o título “COMO VOCÊ ARRECADA E PARA ONDE VAI SEU DINHEIRO EM…”;
2.2 Clique no ícone de comentário exibido à direita.
Para inserir uma anotação por categoria:
3.1 Localize a categoria desejada no demonstrativo;
3.2 Passe o mouse sobre ela e clique no ícone de comentário exibido à direita;
3.3 Insira o texto explicativo desejado:
Marque a opção “Deixar visível para o condômino” caso deseje que a nota seja exibida:
4.1 No relatório Demonstrativo de Receitas e Despesas (Analítico) – 020A;
4.2 Na área do condômino, dentro da prestação de contas.
Para gerar o relatório com as anotações:
5.1 Marque a opção “Com notas explicativas” em Campos Adicionais antes de gerar o relatório:

Observações:

O campo de anotação permite livre digitação, possibilitando esclarecer lançamentos atípicos, ajustes contábeis, ou repasses específicos.
As notas visíveis ao condômino também auxiliam na transparência da gestão.

Resultado esperado

Ao concluir os passos, as notas serão salvas no sistema. Moradores que acessarem a prestação de contas pelo aplicativo visualizarão as justificativas interativas, e os relatórios (como o 020A) impressos carregarão os textos explicativos com sucesso, garantindo a continuidade do fluxo operacional com total transparência.

Quando escalar

Acione o suporte técnico caso você insira a nota, marque a opção "Deixar visível para o condômino", marque a opção "Com notas explicativas" no relatório 020A, e mesmo assim o Relatório seja gerado sem carregar o texto digitado.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Print da tela do R&D mostrando a nota salva e visível.
O Relatório gerado (comprovando que a nota não saiu).
Nome da licença e do condomínio afetado.

Regras importantes / Observações

Atenção à clareza: Lembre-se de que o público final (moradores) muitas vezes não tem conhecimento contábil. Evite jargões muito técnicos nas notas explicativas e seja direto e claro sobre o motivo do gasto ou da arrecadação.

Problemas comuns e como resolver

Problema: A administradora inseriu as notas, mas o síndico reclamou que o balancete impresso (PDF) veio sem nenhuma justificativa.
Causa provável: O analista esqueceu de marcar a opção "Com notas explicativas" na tela de configuração do relatório antes de clicar em gerar.
Ação recomendada: Volte à tela do relatório 020A, marque a opção solicitada e gere o Relatório novamente.

Dúvidas relacionadas

P: É possível editar uma nota explicativa depois que o mês já foi fechado?
R: Sim. Basta voltar ao mês correspondente no Demonstrativo de R&D, clicar no ícone de comentário da categoria e alterar ou excluir o texto salvo anteriormente.

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