Como consultar se os e-mails enviados já foram visualizados

Visão geral

Este conteúdo detalha como utilizar o painel de rastreamento de comunicações do sistema. A plataforma funciona como um "correio inteligente", registrando não apenas se o e-mail saiu da administradora, mas também se ele foi entregue com sucesso e o exato momento em que o morador o abriu (confirmação de leitura).

Quando usar este artigo

Utilize este guia para auditar a entrega de cobranças, verificar se a convocação de uma assembleia importante foi realmente lida pela massa condominial ou para contestar um morador que alega não ter recebido um comunicado.

Sintoma ou cenário

Um condômino liga na sua administradora pedindo para retirar o juros do boleto vencido, usando o argumento clássico de que "o e-mail nunca chegou". O seu assistente de cobrança entra no relatório de histórico, filtra pelo nome do morador e vê a etiqueta de "Já foi visto" com a data e a hora exata da visualização. Fim de papo: o juros é devido.

Benefício para o usuário ou operação

Respaldo em Cobranças: Acaba com a justificativa de não recebimento de boletos.
Controle de Engajamento: Permite medir se os comunicados da administradora estão sendo lidos (taxa de abertura).
Auditoria de Envio: Confirma se o e-mail do condômino está digitado corretamente no cadastro (pois se estiver errado, a mensagem ficará retida ou voltará como falha).

Onde acessar / contexto de uso

O rastreador de mensagens fica oculto no painel do usuário. Acesse através do Menu do usuário (canto superior direito) > Histórico de e-mails enviados.

Pré-requisitos (Antes de começar)

Ter enviado comunicações recentemente pelo sistema.
Atenção ao Plano: A visualização de data e hora exata de leitura é um recurso avançado, disponível apenas para o plano Essencial ou superior.

Causas prováveis

Contestação de multas e juros por moradores, auditoria de falha no envio de cobranças ou verificação de caixa de saída lotada.

Como fazer ou corrigir

Acesse: Menu do usuário > Histórico de e-mails enviados:
Serão exibidos inicialmente os e-mails com o status ‘Pendente’;
Para visualizar os e-mails enviados, utilize um dos métodos abaixo:
3.1 No resumo superior, clique no número de ‘E-mails enviados’:

3.2 No canto superior esquerdo, clique no ícone e aplique o filtro pelo status ‘Enviados’ ou ‘Todos’:
Os e-mails visualizados aparecerão com o status ‘Já foi visto’. Clique sobre o status para ver a data e horário da visualização (Disponível para plano Essencial ou superior):

Atenção: Se o destinatário tiver bloqueio de imagens ativado no e-mail, o status de visualização pode não ser registrado.

Resultado esperado

A sua equipe de atendimento saberá exatamente se a mensagem está travada na fila (pendente), se foi entregue com sucesso, ou se já foi lida pelo destinatário, permitindo tomar decisões baseadas em fatos.

Quando escalar

Acione o suporte técnico caso existam centenas de e-mails parados no status "Pendente" por mais de 24 horas. Isso indica que a fila do servidor de e-mail pode estar travada.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

Print da tela do "Histórico de e-mails enviados" mostrando a data da tentativa de envio e o status pendente.

Regras importantes / Observações

Limpeza de Histórico: O sistema gera um volume colossal de e-mails todos os meses (boletos, recibos, informativos). Por padrão, relatórios de e-mails muito antigos podem ficar pesados ou ter o histórico arquivado. Faça a consulta preferencialmente em períodos mensais.

Problemas comuns e como resolver

Problema: Abri a tela e não tem nenhum e-mail, a lista está vazia, mas eu enviei boletos ontem.
Causa provável: Você ignorou o Passo 2. A tela sempre abre filtrando os e-mails "Pendentes". Como os seus e-mails já foram enviados, a fila de pendentes está vazia.
Ação recomendada: Clique no ícone de filtro (Passo 3.2) e mude para "Enviados" ou "Todos".

Dúvidas relacionadas

P: O sistema consegue me dizer se ele baixou o boleto em PDF?
R: Não. O rastreador mede a abertura/leitura do corpo do e-mail, e não o clique em um anexo de PDF. Se o status está "Já foi visto", sabemos que ele abriu a mensagem que continha o boleto.

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