Como cadastrar os usuários do sistema

Visão geral

Este conteúdo detalha como criar acessos (logins) para os funcionários da sua administradora. O sistema permite um controle rigoroso de segurança: você define exatamente quais telas o funcionário pode acessar, se ele pode editar ou apenas visualizar, além de restringir dias, horários, localização (IP) e até quais condomínios ele tem permissão para enxergar.

Quando usar este artigo

Utilize este guia durante a contratação de um novo colaborador (onboarding), na promoção de um funcionário (que exigirá novas permissões) ou no desligamento de um membro da equipe (para revogar o acesso).

Sintoma ou cenário

A administradora acabou de contratar a Maria para o setor de cobrança. Ela trabalhará apenas de segunda a sexta, das 08h às 18h, e cuidará exclusivamente da carteira de 10 condomínios específicos. Você precisa criar o login dela no sistema garantindo que ela não consiga acessar os dados de outros prédios ou fazer login de casa no final de semana.

Benefício para o usuário ou operação

Segurança da Informação: Impede acessos indevidos e vazamento de dados fora do ambiente corporativo.
Auditoria Impecável: Como cada funcionário tem seu próprio login, todas as ações (quem apagou um boleto, quem gerou um acordo) ficam registradas no nome do responsável.
Foco Operacional: Limitar a visão por condomínios evita que a equipe se confunda e faça lançamentos no prédio errado.

Onde acessar / contexto de uso

O menu de gestão é acessado clicando no ícone do seu perfil, no canto superior direito da tela e em "todos os usuários".

Pré-requisitos (Antes de começar)

Perfil Exato: É estritamente necessário estar logado com um usuário Administrador para criar ou alterar outros perfis.
Ter em mãos o nome completo e o e-mail corporativo do novo funcionário.

Causas prováveis

Rotatividade de equipe, reestruturação de setores da administradora ou auditoria de segurança.

Como fazer ou corrigir

O sistema permite o cadastro de múltiplos usuários, com diferentes níveis de acesso e restrições. Isso possibilita que administradores controlem quem tem permissão para realizar alterações e acessar determinadas áreas do sistema.

Faça login como administrador e clique no ícone do usuário no canto superior direito;
Clique em Todos os usuários;
Clique em Novo usuário e preencha o nome e e-mail do novo usuário;
Marque as caixas de seleção para definir as permissões de acesso;
Configure as restrições adicionais conforme necessário: - Limitar acesso por dia e horário: Defina os dias da semana e horários em que o usuário pode fazer login. Fora desses horários, o acesso será bloqueado; - Limitado por localização (IP fixo): Cadastre as faixas de IP permitidas, restringindo o acesso fora da rede da administradora; - Grupos: Vincule o usuário a grupos específicos para direcionar automaticamente tickets de áreas como financeiro ou segunda via de boletos (se estiver usando o APP Tickets). Marque a opção Permitir que o cliente abra tickets para este grupo para habilitar essa configuração.
Após o cadastro, o sistema enviará um e-mail para o usuário configurar sua senha;
Para limitar o acesso do usuário a apenas alguns condomínios, volte à tela de usuários, passe o mouse sobre o usuário desejado e clique em Limitar acesso a determinado condomínio (essa opção estará disponível apenas se o usuário não tiver acesso administrativo 1000);
Na tela que abrir, adicione os nomes dos condomínios aos quais o usuário terá acesso e clique em Salvar.

Excluir um usuário:
Caso um usuário não faça mais parte da equipe, edite seu cadastro e clique em Excluir. Usuários excluídos podem ser reativados a qualquer momento.

Resultado esperado

O funcionário receberá um convite por e-mail, criará sua senha pessoal e só conseguirá visualizar as telas e os condomínios que você liberou, estritamente dentro do horário e do IP configurados.

Quando escalar

Acione o suporte técnico caso você cadastre um IP fixo incorreto e acabe bloqueando a si mesmo e a toda a empresa do sistema, ou se o e-mail de convite para criação de senha não chegar após várias tentativas.

Informações que devem ser reunidas antes do escalonamento

O e-mail do usuário que está tentando acessar.
O número do seu IP atual (caso tenha havido bloqueio por IP).

Regras importantes / Observações

Um usuário configurado com permissão Administrativa tem passe livre. O sistema não permite limitar a visão de condomínios para esse perfil, pois por definição, o administrador governa toda a base de dados.

Problemas comuns e como resolver

Problema: A opção "Limitar acesso a determinado condomínio" não aparece quando passo o mouse em cima da Maria.
Causa provável: Você marcou a Maria como "Administrador" nas permissões gerais.
Ação recomendada: Edite o perfil da Maria, rebaixe o nível de acesso retirando os privilégios totais, salve e tente novamente.
Problema: O novo funcionário não recebeu o e-mail para criar a senha.
Causa provável: E-mail digitado errado ou a mensagem caiu no lixo eletrônico.
Ação recomendada: Verifique a grafia do e-mail no cadastro. Peça ao usuário para checar o Spam/Lixo Eletrônico.

Dúvidas relacionadas

P: Posso clonar um perfil de usuário existente para não ter que marcar caixa por caixa de novo?
R: Não. Por segurança, cada novo perfil gerado exige que as permissões (Ver, Adicionar, Editar) sejam marcadas e pensadas individualmente.
P: Se eu excluir um funcionário que pediu demissão, os registros do que ele fez apagam?
R: Jamais! O sistema guarda o log de auditoria. Tudo o que o funcionário "João" baixou, apagou ou lançou no passado continuará registrado no nome dele, mesmo após a exclusão do login.

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